コラボレーションの際にぶつかる 4 つの問題を Dropbox で解決する方法

コラボレーションの際にぶつかる 4 つの問題を Dropbox で解決する方法

カテゴリ: 記事

コラボレーションの際にぶつかる 4 つの問題を Dropbox で解決する方法
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

共同作業は、理論上はいたって簡単なものです。他者の意見に耳を傾けながら、チームとして課題を解決すればよいのです。ただ実際はそう簡単ではありません。些細なことで手間を取られ、作業がなかなか進まない場合があります。そこで Dropbox は、チームが支障なく作業を進められるように共同作業用の機能を開発しました。Dropbox で、次の 4 つの問題を解決しましょう。

1. ストレージの容量が足りない

ストレージの容量が足りない

たとえば 1 か月の間に、チームが新企画のビデオを 5 本制作し、それぞれを 10 か国語に翻訳したとします。ビデオを共有するため、チーム フォルダにすべて保存したところ、フォルダの容量が激増し、複数の社員がローカル ストレージの容量不足に陥ってしまいました。このような問題は、最初はなんとかなると思っていても、時間が経つにつれて事態が悪化するものです。

スマート シンク機能を使用すると、社員がハード ドライブの容量を細かく管理する必要がなくなります。スマート シンクでは、ファイルをオンライン ストレージにのみ保存しておき、必要なときにデスクトップから簡単にアクセスすることができます。オンラインに保存されているファイルを開くと、スマート シンクが自動的にそのファイルをユーザーのパソコンにダウンロードします。チームはパソコンの容量調整で手間取ることなく、すぐに共同作業を始められるのです。スマート シンクの詳細については、こちらをご覧ください。

2. フィードバックがばらばら

フィードバックがばらばら

チームに広告キャンペーンの詳細についてのファイルを送ったところ、2 日間でさまざまなフィードバックが寄せられました。しかし、そのフィードバックの方法はメール 3 通、ミーティング 2 回、ホワイトボード、テキスト メッセージと、ばらばら。どこにそのフィードバックがあったのか思い出すだけで一苦労です。

次にキャンペーンの詳細を送るときは、Paper をご利用ください。Paper では、返信のタイミングや内容などにかかわらず、コメントが 1 か所に集約されます。共同編集者は、テキスト、写真、ビデオにコメントができます。お互いのフィードバックを閲覧し、リアルタイムで変更を確認しながら自分のアイデアをドキュメントに反映させることができます。ドキュメントの所有者は、関係者を新たに追加することもできます。また、アクセス権限を管理できるので、ユーザーがコメントのみ追加できるようにするか、またはドキュメントの編集も許可するかを設定できます。Paper は、全員が最新情報を把握しながら作業を行える共有のワークスペースです。今すぐ Paper をお試しください。

3. メンバーからフィードバックがなかなかもらえない

メンバーからフィードバックがなかなかもらえない

フィードバックを受ける準備はできているのに、1 週間経っても半数のメンバーから返信がありません。フィードバックすることを忘れているのかもしれませんし、メールを見落としているのかもしれません。

Dropbox Business の閲覧者表示機能では、ファイルを表示したメンバーや、各メンバーが最後に表示したのはいつかといった情報がリアルタイムで更新されるため、共同編集者の閲覧状況を確認できます。ファイルを誰に共有しているかや、現在閲覧中のメンバーを確認することもできます。特定のメンバーにリマインダーを送る場合は、ファイルをまだ表示していない同僚を確認し、その特定のメンバーに個別にメッセージを送れます。グループ全体に連絡する必要はありません。

Dropbox Business の閲覧者表示機能は先行アクセスで今すぐご利用いただけます。

4. ファイルの閲覧権限をコントロールできない

ファイルの閲覧権限をコントロールできない

メンバー全員とファイルを共有する前に、1 人か 2 人だけにシェアしてフィードバックをもらいたいこともあります。それなのに、デザイン案をメールで送ったら、受け取った同僚がマーケティング チーム全体に転送してしまい、想定外の議論に発展してしまった、というようなことはありませんか?

Dropbox を使うと、限られた同僚と安全にファイルを共有できます。Dropbox では、共同作業にまずログインが必要です。つまり、信頼するメンバーだけがファイルにアクセスできます。デザインを広く公開できる段階になったら、共有リンクを作成しましょう。共有リンクを受け取った人は、Dropbox アカウントがなくても、そのファイルを表示できます。

Dropbox の共有オプションの詳細については、ヘルプセンターをご覧ください。

共同作業の方法に悩む時間を減らせれば、その分、本当に重要な作業に多くの時間を費やせます。手間をかけずにコラボレーションを実現できるなら断然その方がいいですよね。Dropbox を使って今すぐ共同作業を効率化してみませんか?

今すぐ Paper をお試しください。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

新着記事New at Dropbox