Dropbox Paper で新入社員のオンボーディングをスムーズにする方法

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新入社員がチームの一員として溶け込むのは重要なことですが、意外と時間がかかるものです。まず新入社員は適切な備品を受け取り、さまざまなチームについての予備知識を提供され、各種社内システムのトレーニングを受ける必要があります。それが終わっても、必要なファイルを探したり、耳慣れない略語の意味を調べたり、適切な相談相手を見つけたりするなどの単純な作業に時間がかかることも多いでしょう。

Dropbox Paper は、新入社員を混乱させず、スピーディかつスムーズにオンボーディングするために便利なツールです。この記事では、新入社員のオンボーディングに Paper を活用する方法を 4 つ紹介します。

1. 会社に関する情報を 1 か所に集める

会社に関する情報を 1 か所に集める

情報は分散しがちなもので、必要な情報がメールやチャットの履歴に散らばることや、会社のアーカイブの奥深くに埋もれてしまうことはよくあります。Paper を利用すれば、情報を相互に関連付けて常にオープンにしておき、検索しやすくすることができます。マネージャーは、新入社員に最初に配付するオンボーディング用の資料を作成し、そこに社内の他の Paper ドキュメントへのリンクを貼り付けておくことができます。会社の組織図や、社内で使用する専門用語の一覧と解説、四半期の目標などを関連付けておくとよいかもしれません。@メンション機能で主な関係者をタグ付けしておけば、質問があったときにも誰に連絡すればよいかわかります。会社の情報と社員がすべて紐付けられて 1 か所で確認できるので、社歴に関係なく、誰にでも便利なはずです。

さらに Paper は、情報検索ツールとして活用することもできます。たとえば、まもなく始まるマーケティング キャンペーンの名前は耳にするのに、新入社員には詳しい情報があまり知らされていないような場合でも、社内でドキュメントが共有されていれば、Paper でキャンペーンの名前を検索して、関連するすべてのドキュメントを参照することができます。企画段階の情報から、最新のメッセージングやデザインの概要、今後のキャンペーン開始日などの詳細な情報を確認できるので、新入社員は必要な背景情報をすばやく把握することができます。

2. 入社後すぐにドキュメントに招待する

入社後すぐにドキュメントに招待する

新入社員は、最初の数週間は孤立しているように感じることも多いでしょう。一方でベテラン社員は日々の業務に忙しく、作業を次々とこなしてミーティングを足早に渡り歩いていますが、新参者はそれに付いていくのが精一杯です。一方マネージャーは、新入社員から矢継ぎ早に質問を浴びせられて圧倒されることもよくあるでしょう。

Paper を導入すれば、こうした状況を打開して、新たなアプローチでオンボーディングに臨むことができます。新しいチーム メンバーを参加後すぐにドキュメントに招待すればよいのです。実際のプロジェクトに参加しない場合でも、編集の経緯や @メンションとコメントの内容などを見て、共同作業でアイデアが練り上げられていく過程を把握することができます。新入社員がさらに詳しい情報を確認したいと思えば、共同作業が行われているその場で質問したり、特定のチーム メンバーにタグ付けしたりできます。

各 Paper ドキュメントには変更とコメントの履歴が付けられているので、チームに加わったばかりのメンバーも、ドキュメントを確認して行く中で他のメンバーとすぐに足並みを揃えることができます。新入社員はドキュメント上でそれまでやり取りされてきた内容を見直して、経験豊かなメンバーと同じ情報をもとに作業できます。

3. 社員名簿として利用する

社員名簿として利用する

たいていの場合、新入社員は他の社員に初めて会ったときに慌ただしく挨拶を交わし、その短い会話から社員の名前を覚えなければなりません。

それに対して、Paper なら新入社員は新しい仲間たちと毎日顔を合わせることができます。Paper ドキュメントを参照してコメントのスレッドに参加すれば、誰がどの作業に関与しているかすぐにわかります。共同編集者のプロフィール写真を見ればドキュメントを参照しているメンバーを確認でき、コメントを読めばディスカッションの中心人物がわかります。さらに、ドキュメントの余白に表示される名前を見れば、メンバーがどこを編集したのかすぐにわかります。

新入社員が同僚社員からのフィードバックをすぐに確認したり、共同作業のスタイルを学んだりすることもできます。コメントのスレッドが展開されるのを追い、ドキュメント上でのアイデアのすり合わせに参加し、自分でも意見を述べることによって、チームに最も適した共同作業の手法をすばやく身に付けることができます。

4. 進捗管理用のタスク リストとして活用する

進捗管理用のタスク リストとして活用する

新入社員は入社したときに、製品についての予習や市場の調査、先輩社員とのミーティングなど、さまざまな作業を上司に命じられることが多いものですが、残念なことに、こうした作業指示は 1 通のメールやその場限りの会話で行われる場合がほとんどです。

Paper を使えば、よりシンプルな方法で効果的なタスク リストを作成できます。Paper ドキュメントにチェックボックスを追加してタスクの内容を記入すれば、後はマネージャーや新入社員が完了した各項目をチェックしていくだけです。

特定の担当者にタスクを割り当てて締め切りを選択し、タスクを予定どおり完了させることもできます。割り当てられた担当者には締め切りの 24 時間前にリマインダーが送られます。リアルタイムで更新されるドキュメントを活用することで、マネージャーはタスクの進行状況を定期的にチェックでき、新入社員は報告のメールを書いたり、特別なミーティングの予定を立てたりしなくても、進捗を知らせることができます。

Paper は、社内の情報を集めた目録のように利用することができるので、誰もが Paper で重要な情報を探し、独自のインサイトを追加し、最新の作業状況を確認できます。新入社員に Paper を共有することで、社員に不要なプレッシャーを与えずに、必要な情報を伝えることができるでしょう。ぜひ Paper を今すぐチームでお試しください。

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