Dropbox Paper のテンプレートで時短と効率化

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チーム ミーティングの議事録、クリエイティブ ブリーフ、プロジェクトの計画など、誰もが似た種類のドキュメントを繰り返し使っているはずです。

しかし、過去のドキュメントを探し、その内容を新しいドキュメントにコピーして、古い情報を削除するというのは、時間のかかる面倒な作業です。

そこで本日は、Dropbox Paper で特にご要望の多かった効率化機能である、共有可能なテンプレート作成機能についてご紹介します。

テンプレートの作成はいたってシンプルです。

テンプレートにしたいドキュメントを開いて、[テンプレートにする] を選べば、わずか数クリックでテンプレートを作ることができます。

新規ドキュメントからテンプレートを作成するには、Paper のホーム画面から[テンプレートを使用して作成]をクリックするだけです。

テンプレートを作成したら、必要に応じて修正します。データはすべて自動で保存されます。

テンプレートに何を入力すべきかをわかりやすくするために、プレースホルダーのテキストを入れておくこともできます。

このテンプレートをチームで共有すれば、新しいドキュメントを簡単に作成できます。

テンプレートを使って共同作業をしたい場合は、チーム メンバーに編集権限を設定しましょう。

Paper のテンプレートを使えば、プロジェクトをスムーズに進行させることができ、チーム メンバーがより重要な作業に専念できます。

テンプレートには次のような利点があります。

  • ドキュメントの迅速な作成。ドキュメントや書式設定をゼロから作成することなく、プロジェクトをすぐに始めることができます。Paper のモバイル アプリを使えば、外出先からでもテンプレートを基に新しいドキュメントを作成できます。
  • フォーマットの統一。ブリーフィングの資料やプロジェクトのスケジュールなど、頻繁に使用するドキュメント用のテンプレートを用意しておくことで、必要な情報をチーム全員が把握できるようになります。
  • プロセスの効率化。共有テンプレートのライブラリをつくっておけば、メンバーがそれをすぐに使えたり、それをもとに違うテンプレートを作れたりと、全員の時間を節約できます。

さっそく、dropbox.com/paper でテンプレートを作成してみましょう。

あらかじめいくつかテンプレートがすでに用意されていますのでそちらもご利用ください(Paper のモバイル アプリでも利用可)。

Dropbox Paper のテンプレートについて詳しくは、ヘルプセンターを参照してください。

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