Dropbox Business

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株式会社クリエイターズマッチ

導入メリット

  • メール添付でのファイル共有をやめて Dropbox に一元化したことで、やり取りがスムーズに
  • アカウントを統括し、管理機能を強化したことにより社内でのサーバー運用を明確化
  • モバイルでの閲覧には 2 段階認証やアプリでのパスコードロック機能を有効にし、セキュリティも強化

「Dropbox の一番いいと思う機能は選択型同期です。基本はオンラインにファイルを置き、選択型同期を活用すればローカル ストレージは少なくなる。しかも、細かいフォルダまで設定できるのがいいと思います。」

岡村 佳浩 氏 (取締役)

導入の目的

ISMS 認証取得を見据えた安全で便利なファイル運用が必要に

株式会社クリエイターズマッチは、バナーやランディングページといった、インターネットの広告制作に特化した会社で、日本トップクラスの実績を誇っています。「クリエイター」という職業が、経済的にも社会的にもより価値の高い仕事として認知されることを目指し、CREATIVE(制作)、PRODUCT(開発)、EDUCATION(教育)、の3つの分野にわたり、広告制作に特化したクリエイターのためのグループウェア「AdFlow」などのサービスを展開しています。

クリエイターズマッチでは、自社でファイルサーバー(NAS)を購入し、社内のファイル共有環境として利用していました。容量が足りなくなってきた際サーバーを増設するか、ファイル共有サービスを導入するかを検討することになりました。

「2台目のサーバーを購入するにしても、社外からファイルにアクセスするためにはVPNを設定し、さらに各自のパソコンを設定しなくてはなりません。実は僕自身、Dropboxを2009年ごろから使っていました。便利だし、この際Dropboxを導入しようかなと思っていたんですが、やはりランニングコストがかかるので、正直躊躇していた部分がありました。ただ、弊社では2014年に、「AdFlow」や営業支援のため、ISMS(情報セキュリティ マネジメント システム)を取得することになりました。そのため、社内のサーバー運用を曖昧なままにするわけにはいかなくなったんです。」と語るのは取締役の岡村佳浩氏です。

様々なファイル共有サービスを1か月ずつ試した結果、同期のスピードが速い点や、ファイルが意図せず増えていくといったエラーがない点など、機能的に Dropbox が一番優れていたと、岡村氏は振り返ります。「インフラやアプリの性能差もあるとは思いますが、サービス全体のクオリティは Dropbox が抜きん出ていると感じました。 ISMS 取得に不可欠な、退職者を含めたアカウントを会社側で統括できる管理機能が強力であるといった点も、 Dropbox Business を選んだ理由です。」

ソリューション

顧客資料から開発資料まで、大切なファイルを保存

Dropbox Business の導入は、 ISMS 認証の取得に貢献しただけでなく社ファイル共有を楽にできるようにしてくれたと岡村氏は語ります。

「お客様への提案資料などの共有をこれまでメール添付に頼っていたのが、外部のパートナー会社とのファイル共有はもちろん、お客様からも Dropbox の共有リンクが送られてくるようになりました。投資会社とやり取りする際、共有リンクが送られてくることもあります。」(岡村氏)

また、モバイルなどパソコン以外で Dropbox Business を利用する際は、セキュリティ面にも気を配っています。

2 段階認証はもちろん、アプリを使う場合はパスコードロック機能を有効にし、ファイルを閲覧する際に使用するデバイスにもパスコードを設定することを徹底しています。

「軽い打ち合わせであればiPadを使い、Keynoteで作ったプレゼン資料を Dropbox Business 上でプレビューさせています。 Mac 上で、自分が必要なファイルをシンクさせて利用するというのも主な使い方です。顧客提案資料や見積もり請求書、『AdFlow』の仕様書といった開発資料など、重要なファイルは全て Dropbox Business に入っています。顧客によってはオンラインストレージの利用ができない場合があるので使い分けています。」(岡村氏)

導入の効果

NAS 利用での不安が Dropbox Business で一気に解消

「自社サーバーを利用していた頃は、週末に重要な資料などを見たい場合は出社しないとアクセスできませんでしたが、 Dropbox Business 導入後は時と場所を選ばず確認できるので、ファイル共有の環境が自由になり非常にメリットを感じている」と、岡村氏は語ります。

これまではNASが壊れた時の心配も抱えていた同社ですが、Dropbox Business上にファイルがあれば、ファイル破損のようなトラブルがあったとしても、無制限のバージョン履歴機能で過去のファイルに戻れるので安心できるようになったとのこと。

「NASでファイルがなくなると、未来永劫見つけられなくなってしまいますが、 Dropbox Business なら探せば必ずあるんです。ファイルを見つけやすく、かつ復元機能もあるので、すごく助かっています。 1 つのハードディスクに頼るのと、 Dropbox Business にファイルがあるのとでは、全くと言っていいほど安心感が違います。」(岡村氏)

Dropbox Business の活用した機能と利点

セキュリティの徹底

モバイルで確認する際、アカウントの2 段階認証はもちろん、アプリを使う場合はパスコードロック機能を有効にし、ファイルを見る際に使用するデバイスにはパスコードを設定することを徹底しています。

バージョン履歴機能の活用

NASの物理的破損や容量不足に悩まされることがなくなった上、紛失および破損したファイルはバージョン履歴機能で無制限に復元できるので安心です。

モバイルワークの実現

NASを利用していた際は、社内で確認することしかできなかったファイルを、Dropbox Business 導入後は時と場所を選ばず見られるようになったので、ワークスタイルがより自由になりました。

「NASの容量がギリギリになると不安ですし、新しいハードディスクにデータの移行をしようとすると時間も手間もかかります。Dropbox Business 導入後は、管理者としてそのようなストレスがなくなりました。

岡村 佳浩 氏 (取締役)

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