〜 クラウドストレージに電子署名プラットフォームを統合することで、書類管理を高度化、コスト削減も実現 〜
2023 年 5 月 29 日 – Dropbox（NASDAQ：DBX）の日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社: 東京都中央区、代表取締役社長: 梅田成二）は、本日、株式会社日本翻訳センターが「Dropbox」およびクラウド電子署名サービス「Dropbox Sign（当時 HelloSign）」を導入したことを発表します。
外国語翻訳専門企業の先駆けとして、1962 年に創業した日本翻訳センターは、多言語の翻訳・通訳サービスを提供しています。そんな同社の財産といえるのが経験豊富な翻訳者です。多くのフリーランス翻訳者と業務委託契約を結んでいますが、一方で契約関連業務の作業フローには課題を抱えていました。
導入前の課題
従来、応募書類は暗号化した ZIP ファイルで送付してもらい、時間差でパスワードを受け取る「PPAP」で行っていましたが、人数が多いと作業負荷が高まり、情報セキュリティの点でも好ましくない状況でした。さらに契約書は、送付・捺印・返送をすべて紙の書類の郵送で行っていたため、作業負荷に加えて印紙代、切手代などのコストも問題になっていました。また、契約関連書類は翻訳者ごとにファイリングしてキャビネットに保管していましたが、煩雑化により書類の管理にも課題を抱えていました。あらゆる非効率を解消するには、書類をデータ化し、ペーパーレス化を図る必要があると考えていました。
「Dropbox」および 「Dropbox Sign」選択のポイント
同社では、社内業務で扱う書類やコンテンツをまとめてオンプレミスのファイルサーバーに保管していますが、機器の運用管理からの解放を目的の一つとして、クラウドストレージサービスを検討することにしました。その過程で、Dropbox と法的拘束力のある電子契約を手軽に実現できるクラウド電子署名ソリューション「Dropbox Sign」が連携できることを知ったそうです。この 2 つのサービスの組み合わせが、まさに同社のニーズにマッチしました。
導入効果：翻訳者ごとにファイルを集約管理することで業務効率化
まず利用開始したのは、契約プロセスを含む翻訳者とのやり取りです。両サービスの導入後、応募者からの書類の受け取りにはファイルリクエストを利用。新たに契約した翻訳者については、応募書類、トライアル結果、登録書類や契約書ファイルなど、あらゆる書類を Dropbox 上の個々人のフォルダに集約して管理しています。同社高畠氏によると、これで管理工数を 4 分の 1 程度まで減らすことができ、かつ、在宅勤務時のアクセスも可能になったとのことです。
契約作業も Dropbox と Dropbox Sign で完結しています。捺印作業が不要となり、書類の郵送や不備の修正にかかる時間が圧縮できた結果、契約締結までの期間が以前の半分ほどに短縮できました。さらに、印紙代や郵送代、切手代、紙代や紙ファイルの保管スペース等、大幅なコスト削減も実現できました。同社の導入効果をまとめると以下のとおりとなります。
- 業務効率化
契約前のやりとり、契約時の書類郵送と受け取り、紙の書類の保管などの作業が電子化によって効率化された。書類捺印のための出社も不要になり、リモートワークを含めた柔軟な働き方が実現できている。多くの専門翻訳者と契約する必要があった急な大口案件にも、問題なく対応
- ペーパーレス化
紙での契約関連書類の保管スペースを気にしなくて済むようになったほか、データとして集約管理することで情報の検索性や視認性が向上
- 情報共有の加速
社員がオフィス内外どこにいても、契約内容をはじめとする翻訳者の情報にアクセスできる。
今後は、オンプレミスのファイルサーバーにある書類・コンテンツも順次 Dropbox に移行していく予定です。移行すれば、オンプレミスのファイルサーバー機器の運用管理や、故障によるデータロスの心配が不要になります。また、プライバシーマーク付与事業者である同社にとって、複数のセキュリティ対策が施された Dropbox による運用は、個人情報の管理体制にも適しています。60 年超の社歴を通じて蓄積した貴重なデータ資産を守る上でも、クラウド移行は理にかなったものといえるでしょう。
本事例の詳細は、以下のリンクからご確認ください。
https://experience.dropbox.com/ja-jp/customer-stories/jtc-case-study
以上
