〜 約200GB・約40万ファイルを段階的に移行。モバイルからの情報確認もスムーズに 〜
広島県を中心に、オフィス機器の提供・保守からPC、サーバー、ネットワークまで、企業の業務環境を幅広く支える株式会社サンヨー。同社は社内システムのクラウド化を進めるなか、老朽化したファイルサーバーとランサムウェアへの不安、外出先からの煩雑なアクセスを課題としていました。そこで事務機事業本部のファイル基盤にDropboxを採用。約200GB、約40万ファイルを段階的に移行し、従来に近い操作感を維持しながら、場所や端末を問わず必要な情報へアクセスできる環境を整えました。
地域企業の業務環境を支えて60年以上
株式会社サンヨーは、広島市西区観音本町に本社を構え、創業から60年以上にわたり地域企業の業務を支えてきました。事務機事業本部では、複合機の提供・保守に加え、PC、サーバー、ネットワーク機器の導入や運用支援など、オフィスのIT環境を幅広く扱っています。本社のほか、広島市南区と呉市にも拠点を置いています。
社内では以前、販売管理、グループウェア、顧客管理、ファイル共有など、複数の業務システムをオンプレミスで運用していました。機器の老朽化や製品のサポート終了をきっかけに、各システムを順次クラウドへ移行。最後まで大きな課題として残っていたのが、事務機事業本部で使うファイルサーバーでした。
今回、事務機事業本部責任者の渡部氏と、システム課でDropboxの導入・移行を担当した内田氏に、導入の背景や現在の活用状況について話を聞きました。
導入前の課題：老朽化、ランサムウェア、社外アクセス
長年利用してきたファイルサーバーには、ハードウェア障害への不安がありました。再起動したあとに正常に立ち上がるのか。もし故障したら、日々の業務に必要なファイルへアクセスできなくなるのではないか。管理を担う立場にとって、その心配は小さくありませんでした。
もう一つの懸念はランサムウェアです。社内で対策を講じていても、万一の被害を完全に否定することはできません。業務データを守り、被害発生時にも復旧できる仕組みを備えることが重要になっていました。
外出先からのファイル確認にも手間がかかっていました。従来はVPNで社内ネットワークへ接続したうえで、社内のPCをリモート操作し、ファイルサーバー上のデータを開く必要がありました。持ち出し用PCに加え、タブレットやスマートフォンからも必要な情報をすぐ確認できる環境が求められていました。
Dropboxを採用した決め手
1．万一に備えたファイルの復元機能
選定で特に重視したのは、ランサムウェアなどの被害を受けた際に、ファイルを以前の状態へ戻せることでした。単にデータをクラウドへ置くだけではなく、事業継続の観点から復旧手段を持てることが採用を後押ししました。
2．エクスプローラーで使える、なじみのある操作性
クラウド化にあたっては、利用者の操作を大きく変えないことも重要でした。DropboxはWindowsのファイル エクスプローラーから利用でき、従来のファイルサーバーと近い感覚でフォルダやファイルを扱えます。社員が新しい操作を一から覚える負担を抑えられる点が評価されました。
同社は他のクラウドストレージも一定期間検証しましたが、Web中心の操作が基本で、エクスプローラーから使うには追加の仕組みが必要でした。日常業務での使いやすさと継続的な運用のしやすさを比較し、Dropboxを選びました。
3．PC、タブレット、スマートフォンからアクセス
特定の場所や端末に縛られず、必要なファイルへアクセスできることも決め手の一つです。外出の多い営業担当者や本社機能の担当者にとって、社外からファイルを確認できることは日々の対応力に直結します。
約200GB・約40万ファイルを段階的に移行
導入は小規模な検証から始めました。まず3ライセンスで実際の運用を確かめ、問題なく使えると判断した段階で17ライセンスを追加。取材時点ではDropbox Standardを20ライセンスで利用しています。
ファイルサーバーからDropboxへ移行したデータは約200GB、約40万ファイル。事務機事業本部システム課で移行を担当した内田氏は、次のように振り返ります。
「対象となるデータは約200GB、約40万ファイルでした。日常業務への影響を抑えながら段階的に作業を進め、1か月以内に切り替えることができました」
導入後の効果：使い方はそのまま、アクセスはより身軽に
現在、Dropboxは事務機事業本部と一部の本社機能で利用されています。日々のファイル操作はエクスプローラー上で行うため、社員にとって大きな変化はなく、従来のファイルサーバーとほぼ同じ感覚で使えているといいます。
一方、社外からの情報確認は大きくシンプルになりました。以前はVPN接続と社内PCへのリモートアクセスが必要でしたが、現在はPCやスマートフォンのDropboxアプリから必要なファイルを直接確認できます。
同期の速さも、実際の利用を通じて評価している点です。PCで更新した内容がクラウドへ反映され、スマートフォンから確認するまでの流れがスムーズなため、端末をまたぐ利用でも待ち時間を感じにくいといいます。
「大きく変わらない」ことが、スムーズな定着につながった
新しいシステムの導入では、機能が増える一方で、操作方法の変化が利用者の負担になることがあります。サンヨーでは、Dropboxへの移行後もフォルダ構成や基本的な操作感が大きく変わらなかったことが、スムーズな定着につながりました。
「利用者にとって、日々の使い方がほとんど変わらないこと自体が大きな効果です。そのうえで、外出先からPCやスマートフォンで必要な情報へすぐアクセスできるようになりました」
経営・管理の視点では、ファイルサーバーの老朽化やランサムウェアに対する不安が軽減されたことも大きな成果です。事務機事業本部責任者の渡部氏は、次のように話します。
「会社を預かる立場としては、老朽化したファイルサーバーへの不安から解放されたことが大きいです。再起動後に立ち上がらないのではないか、ランサムウェアの被害に遭ったらどうしよう、といった心配が軽くなりました」
利用範囲の拡大へ
現在の利用範囲は事務機事業本部と一部の本社機能ですが、今後は別の事業本部への展開も検討しています。使い慣れた操作性を保ちながら、場所にとらわれずファイルを活用できる環境へ。サンヨーはDropboxを業務基盤の一つとして、社内のクラウド化をさらに進めていきます。
株式会社サンヨー
広島県に本社を置き、複合機の提供・保守をはじめ、PC、サーバー、ネットワークなど、企業のオフィス環境を幅広く支援。創業から60年以上にわたり、地域に根ざした事業を展開しています。
