この記事は、design-milk.com に掲載された導入事例を基に執筆しています。
Design Milk 社は今年になってから、Dropbox Paper の導入事例を 2 件紹介しています。どちらも、社内のチームが世界各地にいるリモート チームと連携する方法について解説する内容でした。今回はそのうち、ICFF 2017（国際コンテンポラリー家具見本市 2017）に出店した販売ブース「Milk Stand」の実現に、Paper が重要な役割を果たした事例についてお話ししたいと思います。
本社を持たない Design Milk は、多くの編集者や複数の協力グループが関わる大がかりなプロジェクトを共同で進めるために、デジタル ツールを駆使しています。
同社は Milk Stand でアーティストたちが販売ブースを出店できるよう、各地で働くデザイナー、プロジェクト マネージャー、編集者たちを 1 つのチームとしてまとめなければなりませんでした。創造力が求められるこのプロセスの各フェーズで全員が同じ認識を共有できるようにするためには、シンプルなインターフェースを持つ何らかのクラウド型エコシステムが必要となりました。そこで目を付けたのが、Dropbox Paper です。
Design Milk のアソシエイト兼トラベル エディターのヴィ・ヤング氏はこう語ります。
「Design Milk は、デザインに対してミニマリストの発想で向き合うことを大切にしています。実はこれ、Dropbox のデザイナーが Paper に取ったアプローチとまったく同じなんです。使いこなすのに時間がかかるツールを導入して、チームの動きが鈍くなったりプロジェクトが進まなくなることだけは避けたいと思っていたので、この点は本当に重要でした。」
チームにとりわけ好評だったのは、Paper が簡単で直感的に使い方を習得できる点だったと言います。ヤング氏によれば、使いこなすまでにかかる時間は 15 分ほどということです。
効果的なコラボレーションを促す簡単な方法
ブースの出店にあたって、Design Milk はさまざまなチームと役割分担をしました。Paper では ＠メンションによるタグ付けで個々のメンバーに仕事と締め切りを割り振ることができるので、プロジェクトは順調に進んでいきます。
導入後のことをヤング氏はこう振り返ります。
「Dropbox Paper のおかげで各地にいるチームとの連携がスムーズになり、プロジェクトを順調に進めることができました。2 回目のオンライン会議のときにはもう、チーム内の誰もが口を揃えてそう言っていました。」
チームにとって Paper の最大の魅力は、効果的なコラボレーションを引き出してくれる点でした。チーム全員を 1 つの共有ドキュメントに招待できるので、オンライン会議中は特に Paper がその真価を発揮しました。
どこで働いていても、アイデアを生み出して取りまとめ、チームと共有できる機能がたくさん用意されているので、リモートでのコラボレーションも実際に同じ会議室に集まっているかのようにスムーズになりました。Paper は、1 つの総合機能ドキュメントを中心として、共同編集者、コンテンツ、コミュニケーションを集約するハブの役割を果たしたのです。
日頃から使っているツールを補う
Paper を使いこなすようになるにつれ、チームはあることを感じるようになります。それは、Paper はすべてのアプリケーションに取って代わるのではなく、そうしたアプリケーションの不足部分を補う存在だということです。
「別のドキュメント ツールで進捗管理をしたがるメンバーは 1 人もいませんし、私たちもそんな手間を増やしたくありません」
とヤング氏は言います。
「Milk Stand の計画が進むにつれて、他のプラットフォームを使う必要がまったくなくなっていることに気がつきました。モックアップからフロアの計画、タスク リスト、スケジュールや期限管理など、Paper が何でもこなしてしまうからです。」
チームの全員がアクセスできる一元化されたスペースがあるので、必要な資料や添付ファイルを見つけるために、ウィンドウ内のタブをあちこち探し回ったり、メールの山をかき分けていく必要がなくなりました。プロジェクトが回り出すと、チームは自然と Paper を中心に仕事を進めるようになりました。
手早く作成できる表を使ってタスクと期限をしっかりと管理
もう 1 つ好評だったのが、ツールバーから表を簡単に作成できる点です。難しい数式を使う必要はなく、ドキュメントの作成や編集をスピーディに行えるようになったと言います。
「Paper には必要な機能しかありません。見た目だけの凝った書式設定がなくても、素晴らしい成果はそれだけで輝いて見えるものです。書いているそばから自動保存されていくので、パソコンが急に動かなくなったときに保存ボタンを押し忘れていた、ということもありません。」
—ヴィ・ヤング氏、Design Milk アソシエイト兼トラベル エディター
Paper が目次を自動で作成する機能も好評です。たとえば本文中に見出しを書き入れると、そのタイトルが目次として自動的に取り込まれ、画面の左側にマウス カーソルを置いたときに表示される目次が更新されます。
会話ができるコメント機能（ドキュメントはいつもきれいに）
進行中のドキュメントをチームでレビューしているときに、文書のすぐ隣にコメントを付けられる機能も役立ちました。Design Milk ではすべての文書で複数の共同編集者からコメントが寄せられ、チームでそれを順にチェックしていくので、問題が解決したタイミングがわかりやすい仕組みはとても便利でした。
他にも、文書の更新時にすぐに通知を受け取れる機能も重宝しています。おかげで、誰が、何を、いつ、どこに変更を加えたのか、チーム全員がしっかりと把握できるようになりました。プロジェクトの終了が近づき、直前になって追加の設置業者を決めたり複数のタスクを管理しなければならなくなったときに、この機能が特に役立ったとチームは話しています。
「本当にたくさんの同僚に、それから家族や友人にも、このプラットフォームを勧めています。それは、Milk Stand を作り上げたのは Dropbox Paper だと確信しているからです」
とヤング氏は語り、次のように続けます。
「今までいろいろと試行錯誤してきましたが、私たちのオンライン ツールキットは Dropbox Paper に決まりました。」
Dropbox がデザイン チームの連携をスムーズにする方法や素晴らしいアイデアを形にする方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
