関西を代表するテレビ局、朝日放送株式会社は、テレビやラジオ番組を放送しているだけでなく、近年ではインターネット配信も行っています。「アタック25」などの全国放送されているコンテンツも所有しており、「新婚さんいらっしゃい」は番組フォーマットを海外にも提供しています。

約 700 人の従業員が利用する情報共有基盤は、オンプレミスのグループウェアからクラウド サービスへ 2013 年に移行。その際に、企業ドメイン内でのみ情報共有が行えるよう、セキュリティ ポリシーを設定しています。

一方で、社外と情報共有したいというニーズも増加した、と語るのは、清原千春氏（技術局情報システム部）です。

「通常はメール添付を利用していましたが、大きなサイズのファイルはデータ送信サービスを使うケースも発生。コンシューマー向けのサービスは、情報システム部門で利用を制御することができません。また、いつ、誰が、誰に、どのファイルを共有しているのか、トラッキングすることも困難です。」（清原氏）

朝日放送株式会社では、高解像度動画を外出先で利用する営業職やデータ送信サービスを利用している社員を中心に希望者を募り、Dropbox Business のライセンスを配布。フォルダ感覚で使え、同期の速い Dropbox アプリ、ストリーミング性能の高いクラウド ストレージを提供することで、ユーザー満足度が向上しています。外部には、共有リンクやファイル リクエストを活用して、情報共有しています。

「リンクに公開期間とパスワードを設定できるので、安心して共有できます。相手が仮に Dropbox アカウントを所有していなくても、公開期間とパスワードを設定することで、セキュリティを確保できます。また、特定の外部ユーザーに対してファイルの提供をリクエストできるのもとても便利です。」（清原氏）

フォルダは、チームごとに事前に作成することはなく、個人やプロジェクトでの運用に委任しています。

一方でセキュリティを考慮し、Google Authenticator による 2 段階認証でアカウントを管理。また、監査要求に応えられるよう、アクセスとアクティビティ ログの監視も行っており、現場の利便性を損なうことなく、管理も強化しています。

現在、情報システム部門で取り組んでいるのは、API の活用と語る、清原氏。社内申請システムにワークフローを組み込み、申請に Dropbox Business に保管されたファイルを添付する仕組みをパートナー企業とともに開発しています。

「定型業務を扱うシステムには、API が重要です。定型業務には決まったフローがあり、オペレーションで間違いが起こるのは人の手を介することが要因です。自動化を図ることでこのような問題を解決できますので、現在、API を活用した自動化に取り組んでいます。」（清原氏）