〜 Microsoft SharePoint 対応の HelloSign インテグレーションで生産性が高いワークフローを構築 〜
2021 年 11 月 10 日 - Dropbox（NASDAQ：DBX）の日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社: 東京都中央区、代表取締役社長: 梅田成二）は、本日、Dropbox の提供する電子署名ソリューション ”HelloSign” が Microsoft の SharePoint と連携した「HelloSign for SharePoint」の提供を開始したことを発表します。SharePoint ユーザーは今後、コンテキストの切り替えを最小限に抑えて、より効果的に仕事を進められるようになります。
ある調査(*1)によると、多くのビジネスパーソンにとって 1 つのタスクに連続して集中できる時間は平均 1 分 15 秒しかなく、すぐに割り込みが入ってしまうことが明らかになっています。また、元の仕事に戻るまでに最大で 25 分もかかっています。
*1) Inc. “The High Cost of Multitasking (Infographic)”
ビジネスの現場レベルでは、こうした割り込みによって生産性が 40 % も低下しています。生産性の低下がミスにつながり、全世界で年間 4,500 億ドルもの経済的な損失を生み出しているという推計が示されています。
この「コンテキストの切り替え」が発生している大きな理由としては、日常業務の中で使うソフトウェアツールの数が多く、単純な作業を行うのにもアプリを頻繁に切り替える必要があるという点が挙げられます。
HelloSign は、皆さんが普段使用しているアプリケーションの中で署名プロセスを完結できるワークフローを構築することを目指しており、今回リリースした連携もその一環です。
HelloSign の SharePoint 連携が効果を発揮する場面
法的拘束力があり、効率的で安全な電子署名の機能を SharePoint ワークフローに完全に組み込むこと。この目的を果たすために生まれたのが、HelloSign for SharePoint 連携です。
SharePoint のワークフロー効率を飛躍的に高める
HelloSign for SharePoint 連携によって、SharePoint サイト上で電子署名の機能を直接利用できるようになるため、同じ画面の中で集中して作業を継続できます。つまり、アプリを切り替えることなく、重要度と使用頻度の高いドキュメントにアクセスして作業を続けられるのです。
それに加え、今回の連携で以下のことが可能になります。
- SharePoint にあるドキュメントを直接選択し、送信して署名を依頼する。
- SharePoint に保存されているドキュメントのテンプレートにアクセスし、手早くドキュメントを送信して署名を依頼する。
- 署名を受けたドキュメントの保存先フォルダをあらかじめ指定しておく。
SharePoint と同レベルのセキュリティ
SharePoint の最大の魅力は、エンタープライズ レベルのセキュリティ機能とコンプライアンス機能です。そのため、SharePoint サイトと連携するツールについても、同様のセキュリティを確保することが必要になります。そこで HelloSign では、すべてのドキュメントを保護するために最先端のセキュリティ対策を導入しています。主なセキュリティ対策は以下のとおりです。
- SharePoint との直接的なインテグレーションによって、アプリケーション間でドキュメントをやり取りする回数が減り、SharePoint のドキュメントライブラリ内でドキュメントを安全に保護できる。
- 監査証跡により、すべてのトランザクションがタイムスタンプ付きで記録される。
- すべてのドキュメントに 2 段階の暗号化を適用。各ドキュメントは一意のドキュメント暗号化キー（DEK）を使用して暗号化され、その後その DEK は定期的に変更されるマスターキーによって暗号化される。
HelloSign for SharePoint を使えばドキュメントが安全に保護されるため、どこからでも安心してドキュメントを送信し署名を依頼できます。
デフォルトで法的拘束力のある電子署名
ニューノーマルの時代となった今、クライアントやベンダー、社員が離れた場所にいてもドキュメントに署名できる方法が必要とされています。しかし、その署名に法的拘束力がないのであれば、せっかくのソリューションにも意味がありません。
HelloSign の SharePoint 連携なら、世界中で認められている法的拘束力のある電子署名が実現します。関係者がどこにいても、紙とペンを使った署名よりも迅速かつ効率的な方法で、法的な有効性を損なうことなくドキュメントに署名してもらうことができます。
HelloSign for SharePoint インテグレーションの導入に適しているチーム
IT 管理部門
重要なソフトウェア ライセンスや発注書のすべてを SharePoint で管理しているチームでは、このインテグレーションによってあらゆる業務を大幅に効率化できます。
HelloSign for SharePoint は、ドキュメントの送信、署名、保管を迅速かつコスト効率に優れた方法で実現できる電子署名ソリューションで、作業の自動化も可能です。また、SharePoint サイトから直接、発注書やベンダー契約書を送信して署名を依頼することができます。
HelloSign は既存の SharePoint アクション メニューに組み込めるので、すべてのファイルを SharePoint 内に安全に保管し、整理しておくことで、記録管理やバージョン管理も簡単にできます。
マーケティング部門
マーケティング部門なら、クリエイティブアセット、代理店との契約書、プロパティリリースなどをすでに SharePoint に保存しているでしょう。そうした契約書やプロパティリリースについても、SharePoint から送信して署名を依頼できれば効率的です。これが実現できれば、SharePoint があらゆるマーケティング業務の中心に位置する安全性の高いストレージハブとして機能するようになります。
HelloSign を SharePoint と連携させると、個人や法人が権利を持つ写真をマーケティング資料の中で使用するときに、その都度 SharePoint のインターフェースからプロパティリリースを送信して署名を依頼することができます。
そして、月に何度もやり取りが必要になる代理店との契約書、請求書、作業範囲記述書についても、この HelloSign インテグレーションによって法的拘束力のある署名を驚くほどの短時間で簡単に送信できるようになります。また、署名されたドキュメントは 1 か所に整理して保管しておくことが可能です。
人事部門
人事部門では、SharePoint は安全性が高いという理由で、人事関連ドキュメントの保存やオンボーディングの自動化、業績評価の実施に SharePoint を利用しているかもしれません。しかし署名を依頼する際にこうしたドキュメントを外部のアプリケーションにエクスポートすると、重要な情報が危険にさらされるというリスクが発生します。
HelloSign for SharePoint なら、人事部門は採用通知書やオンボーディング書類、従業員向けのドキュメントを SharePoint サイトから直接送信して、法的拘束力のある署名をもらうことができます。複数のアプリケーションを切り替えるという非生産的な作業は必要ありません。さらに、手動による作業がないため、人的なケアレスミスの心配も不要です。
調達部門
発注書の送信、承認審査、署名といった業務は、整理整頓が非常に難しいものです。リモートで作業をしている場合は特にそうでしょう。そのような時に発注書などの整理や保管に強い SharePoint は信頼できるツールです。しかし、署名を依頼するために外部アプリケーションにドキュメントをエクスポートする必要があるというのでは、せっかくの利便性も台無しです。同じ契約書に複数のバージョンが作られ、ミスが増え、ドキュメントのやり取りに時間を浪費する原因になります。
HelloSign for SharePoint なら、こうした問題にも対処できます。最新の発注書を確認したり、処理中、廃止、完了などのステータスを見たりするために、複数のアプリケーションを行き来することなく、SharePoint サイトから直接ドキュメントを安全に送信して署名を依頼することが可能です。このようにして、調達関連ドキュメントの保存場所を SharePoint サイトに集約することができます。
HelloSign の SharePoint インテグレーションで署名手続きをスムーズに
SharePoint 以外にも、HelloSign はさまざまなツールとの連携に対応しており、ワークフローの効率化に貢献しています。Dropbox や Slack、Google アプリケーション、API アプリケーションなど、HelloSign は、広く業務で利用される各種ツールに組み込んで活用することができます。
さらに詳しい情報につきましては、こちらをご覧ください。
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