〜 社外の情報共有手段に「メール添付」を使う回答者が 7 割 〜
2022年 2 月 28 日 – Dropbox（NASDAQ：DBX）の日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：梅田 成二）は本日、日経クロステックActive 読者の有職者 200 名を対象に 2021 年 6 月 23 日から 7 月 22 日の期間実施した調査「資料共有やファイル転送に関する実態調査」の結果を公表しました。
調査により明らかになった点は以下のとおりです。
1) 全社的にクラウドサービスを利用をしている会社は 6 割近く。一方で、クラウドサービス利用を禁止している会社も 1 割程度
全社でクラウドサービスを利用している会社が 57 %、部署単位や個別申請によりクラウドサービスを利用している、とした回答者が 30% と、なんらかの形でクラウド利用が可能だと回答した企業に勤務する回答者が 9 割近くいる一方で、クラウドサービス利用を禁止している、とした回答者が 13% いることがわかりました。
質問1: 社内のクラウド利用について教えてください。（N=200）
2) 社内への情報共有手段としては、「NASを含むファイルサーバーを利用している」と回答した人が 6 割近く
社内への情報共有手段として NAS を含むファイルサーバーを利用している回答者が 57%、メール添付を使っている回答者は 2 割弱(17%)となっています。とくに、1,000人 〜 2,999人規模の企業に属する回答者の 25% が、社内への情報共有にもメール添付を活用していることが明らかになりました。
チャットやコラボレーションツールで社内での情報共有を行なっているのが全体の 6% 程度ですが、企業規模別でみると 1,000人 〜 2,999人 規模の企業に勤務する回答者では、NAS を含むファイルサーバー経由での情報共有が 43% と最も少なくなっている一方で、チャットやコラボレーションツールでの情報共有が 18% と他の企業規模の回答者に比べて多くなっています。
質問2: 「社内」での資料共有において、あなたの部署で最も多く利用している共有手段をお聞かせください。(N=200)
3). 社外への情報共有手段として「メール添付」を使っている回答者が約 7 割
社外への情報共有手段として「メール添付」を使っているとした回答者が約 7 割(66%)となりました。社内への情報共有手段の際はメール添付を使っている回答者は 2 割弱(18%)であったことを考慮すると、社外への情報共有「メール添付」利用者の割合が著しく高いことがわかります。
とくに 100 – 299人規模の企業に勤務する回答者の 77％ と 8 割近くが、社外への情報共有手段としてメールへの添付ファイルを活用していることがわかります。また、「ファイル転送サービス」を利用した社外情報共有も 7% 程度にとどまっています。
質問3: 「社外」での資料共有において、あなたの部署で最も多く利用している共有手段をお聞かせください。(N=200)
重要なファイルを ZIP 暗号化し、そのファイルをメールに添付して、解凍パスワードを別メールで送信するという運用方針のことを「PPAP」と呼びます。昨今、個々のファイルサイズが巨大化していることから、メールサーバーの容量制限の関係でメールを介した情報共有が困難になっています。その結果、従業員が会社の IT で管理をされていない無料ファイル転送サービスを許可なく利用してしまうケースもあるようですが、これでは社内の情報を管理することはできません。
2020 年 11 月に、平井卓也デジタル改革担当大臣が記者会見で、内閣官房で「PPAP」を廃止する方針を発表して以来、PPAP に代わる情報共有手段に対する関心が高まっています。2022 年に入ってからは、株式会社インターネットイニシアティブ（IIJ）やソフトバンク株式会社が、Emotet などのマルウェアの感染経路に利用されることを考慮して、セキュリティ対策の観点から同社従業員のメールアカウントにおけるパスワード付き圧縮ファイルの利用廃止発表をしています。情報セキュリティ対策として PPAP を廃止する企業は増えつつある、といえるでしょう。
Dropbox をご利用いただくと、企業 IT できちんと情報管理をし、セキュリティに配慮をしながら社内外への情報共有を加速することができます。すでに弊社のお客様でも、Dropbox Business を利用した「脱PPAP」を行なっている方もいらっしゃいます。
「脱PPAP」に関する詳細は以下のリンクをご確認ください。
https://navi.dropbox.jp/ppap
