“Dropbox”とAI-OCR “DX Suite”の自動連携を実現

〜 Dropbox to DX Suite のご紹介〜

株式会社ストラテジットは 2023 年 2 月 6 日、AI inside 株式会社の提供する AI-OCR 製品 DX Suite と Dropbox の自動連携を実現する「Dropbox to DX Suite」をリリースしました。この記事では Dropbox to DX Suite の機能紹介、実際のご利用シーンを想定してこの連携機能をどのように利用するのかをご紹介します。

今回 Dropbox と連携する「DX Suite」は、市場シェアNo.１（*注）の AI-OCR です。「DX Suite」は、AI inside 独自開発の“文字認識 AI”を搭載した「Intelligent OCR」と大量帳票を同一フォーマットごとに仕分ける「Elastic Sorter」の機能を搭載した、あらゆる情報をデジタルデータ化するアプリケーションです。定型読取・非定型読取・全文読取で、日本語・英語・中国語（繁体字・簡体字）・タイ語・ベトナム語に対応しています。従来の OCR では読み取りが困難とされていた手書き文字も高精度に読み取り、これまで人が手で入力を行っていたデータ化業務を自動化できます。

Dropbox to DX Suite は何ができるの？

Dropbox の所定フォルダに格納した文書ファイルを DX Suite へ連携し、AI-OCR にて読み取ることができるアプリです。また読み取ったデータ（CSVファイル）を Dropbox に自動保存することができます。自動連携することで、Dropbox の操作のみで AI-OCR への登録作業を効率化することが可能です。

アプリ機能
文書ファイル連携機能
- Dropbox の指定したフォルダに格納した文書ファイルを DX Suite へ連携します。
- 読み取りが完了した文書ファイルは自動的に「連携済み」フォルダに移動します。
- 連携可能な文書ファイルは PDF、JPEG、JPG、PNG（小文字の場合も対応可能）です。
データ出力機能
- DX Suite 内で設定したワークフローに基づき読み取りを行い、読み取ったデータ（CSVファイル）を Dropbox に自動保存します。

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利用シーンから見える連携機能の効果

今回はご利用の想定シーンを AI inside 株式会社にご監修いただき用意しました。想定される業務フローの中で Dropbox to DX Suite を利用することでどのように業務改善できるかをご紹介します。DX Suite 上で帳票読み取りのワークフローを設定するだけで、あとは連携先の Dropbox のフォルダに帳票をどんどん保存していくだけです。Dropbox のフォルダは URL で共有できるため、誰でもこのフォルダに帳票を格納できます。あとは待つだけで AI-OCR で読み取られたデータが溜まっていきます。では実際にどのくらいの業務改善が見込めるのでしょうか。

[ご利用想定シーン 1 ]

状況報告書や作業報告書は建設業様や不動産業でよく使われる帳票のひとつですが、手書きの報告内容を何らかのシステムに手入力する、といったシーンは多いようです。まずはこれら報告書を例に、DX Suite の使用例を見てみましょう。

＜DX Suite の使用例＞

対象企業：手書きの作業報告書をシステムに手入力している不動産のマンション管理委託会社様
課題：
管理員が手書きした作業報告書等をシステムに入力する際に、正確に読み取り入力する手順において膨大な時間を要している
現状のフロー：
1. 毎月管理員がマンションの最新状況を手書きで報告書に記入
2. 事務所に提出
3. 事務職の社員が 20〜30 時間かけて、約 1,000 枚をすべてシステムに手入力
DX Suite 導入の効果：
報告書の読み取りおよび入力を自動化し、入力業務 20〜30 時間を 1〜2 時間へ削減。

次に、上記の例に Dropbox to DX Suite を導入した場合のユースケースを見ていきましょう。

＜Dropbox to DX Suite の使用例＞

● Dropbox to DX Suite を導入した場合の効果の見込み：

Dropbox to DX Suite の導入：Dropbox へアップロードした書類を DX Suite へ自動連携することで、データ書類の完全自動読み取りも行い、さらなる業務効率化を実現。

該当データのアップロードは自動で行われるため、アップロード作業の手間を削減
担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能

● Dropbox to DX Suite 導入した場合のフロー：

毎月管理員がマンションの最新状況を手書きで報告書に記入し、事務所へ提出
スキャンし Dropbox へ保存、自動で DX Suite へ連携し読み取り、CSV化
読み取りデータ、CSV を所定の Dropbox フォルダへ自動保存
システムへインポート

手書きの報告書は処理が非常に大変です。この連携機能を使えば、事務員は事前に DX Suite で報告書の読み取り設定を行い、DX Suite と連携した Dropbox フォルダへ報告書を格納するだけです。このDropbox フォルダの共有 URL を管理員へ共有しておけば、管理員は報告書のスキャンデータを自らフォルダへ格納することもでき、事務員の作業をさらに減らし効率化へつながります。あとは読み取りデータが溜まったところで入力システムへインポートするだけです。

[ご利用想定シーン 2]

注文書は業界を問わず、多くの企業で使われている帳票です。そして注文書もまた、手書きの内容を受注システムに手入力するなどの手間が発生します。しかし Dropbox to DX Suite を使えば、手間や工数の削減はもちろん、手入力による入力ミスも低減することができるのです。

＜DX Suite の使用例＞

対象企業：
手書きの注文書を受注・生産システムに手入力している製造業の方
課題：
社内システムへの入力作業に膨大な時間がかかっている
また、注文書のフォーマットが一品一様なため管理しづらい状態となっている
現状のフロー：
1. 注文書を紙で受領
2. 受注システム・生産管理システムにそれぞれ手入力で登録
3. システム登録後は入力した内容の修正ができず、取り消し後に打ち直しが発生
  ※顧客要求の納期変更が多く、打ち直しが多く発生する
DX Suite 導入の効果：
注文書の読み取りおよび入力を自動化し、受注業務 330 分/日を 105 分/日へ削減。

続いて、上記の例に Dropbox to DX Suite を導入した場合のユースケースを見ていきましょう。

＜Dropbox to DX Suite の使用例＞

Dropbox to DX Suite を導入した場合の効果の見込み：
Dropbox へアップロードした注文書を DX Suite へ自動連携することで、注文書の完全自動読み取りも行い更なる業務効率化を実現。
- 該当データのアップロードは自動で行われる為、アップロード作業の手間を削減
- 担当者が異なる場合の伝達ミスを防ぐことができ、適切な情報管理が可能
Dropbox to DX Suite 導入した場合のフロー：
1. 紙で受領した注文書をスキャンし Dropbox へ保存、自動で DX Suite へ連携し読み取り、CSV化
2. 読み取りデータ・CSV を所定の Dropbox フォルダへ自動保存
3. 中間システムへ自動取り込み、受注システム・生産管理システムへ転送
  ※修正は再度取り込みする

この例では注文書を取り上げていますが、受発注に関わる汎用的な帳票は OCR の得意とするところですから業界を問わず適応範囲が広そうです。こういった帳票の読み取り作業を自動化することによる業務改善効果はかなり大きなものになりそうです。

さらに詳しくお知りになりたい方は

株式会社ストラテジットの提供する連携機能「Dropbox to DX Suite」、AI inside 株式会社の提供するAI-OCR製品「DX Suite」、そして Dropbox をご紹介する3社共催オンラインセミナーを 3月15日(水) 15:00〜16:00 に開催します。
本日紹介したご利用シーンの他にもご利用シーンをいくつか紹介いたしますので、お客様の業務フローに当てはまる例もあるのではないでしょうか。

3 社共催セミナー

2023 年 3 月 15 日(水) 15:00〜16:00
AI inside 株式会社 × 株式会社ストラテジット × Dropbox Japan 株式会社

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