プレゼン資料の作り方が分からなくてお困りですか？他人が作ったプレゼン資料を見ると簡単そうに見えたのに、いざ自分で作ろうと思ってパワーポイントを開いたものの、何から始めたらよいのか途方に暮れてしまったという方もおられるのではないでしょうか。
完成品を見ると簡単そうに見えるプレゼン資料ですが、それは極限までシンプルにするために情報を削ぎ落して伝わりやすくした結果です。シンプルに情報をまとめることができたのは、それまでに周到な情報の収集と整理があったのです。
この記事では、プレゼン資料の作り方をまったくのゼロの状態から始められるように解説しています。プレゼンとは何か、どんなプレゼン資料がよいプレゼン資料なのかといった概要から実践的な制作のポイントまで読み進むとプレゼン資料の作り方をマスターできるように構成していますので、ぜひ最後までお読みください。
目次
1. プレゼンの成否は資料の作り方で決まる
2. プレゼン資料に使える 2 大ロジック展開
3. 実践的なプレゼン資料の作り方
4. まとめ
1. プレゼンの成否は資料の作り方で決まる
1-1. プレゼンとプレゼン資料の関係
プレゼンとはプレゼンテーションの略で、相手に対して訴求したいことや伝えたいことを口頭と視覚情報などを交えながら伝えていく作業のことです。そのためには身振り手振りなど話し方にも様々な工夫を施しますが、話し手という主役を引き立てるために欠かせないのがプレゼン資料です。
よく見られるのはパワーポイントを使った紙芝居型のプレゼン資料で、話し手のプレゼンを補完するような情報がプロジェクターで映し出されるという光景が一般的です。
子供は紙芝居の読み聞かせがとても好きです。何も視覚的に見えるものがない「お話」よりも、紙芝居という分かりやすいビジュアルがあるほうが分かりやすく、また物語の臨場感が得られるからです。ビジネスの世界でもこれは同じで、プレゼン資料という視覚的な情報と話し手による解説が相まって伝えたいことがより正確に伝わり、共感しやすくなります。
このようにプレゼン資料はとても重要な役割を担っており、プレゼン資料の作り方次第でプレゼンの成否が決まると言っても過言ではありません。
1-2. プレゼン資料の基本的な構成
プレゼン資料には、おおむね基本的な形があります。その主な流れは、以下の通りです。
- 問題提起
- 解決方法の提案
- 具体的な方法論
- ベネフィット
- 結論
ベネフィットというのは、その提案内容が実行された場合に得られる利益のことです。最初に問題提起をしているので、その問題を解決できることが最大のベネフィットということになります。
これを CTPT という 4 つの英単語を並べた言葉で表現されることがあります。プレゼン資料の作り方においてぜひとも意識していただきたい 4 つの要素なので、次項で CTPT について詳しく解説します。
1-3. プレゼン資料作成の事前準備
1-3-1. プレゼン資料の CTPT
企画書を作成する際には CTPT を意識すべしと言われています。この CTPT というのは企画書に必要な 4 つの要素の頭文字を並べたもので、それぞれ以下の通りです。
- C ＝ Concept (コンセプト)
- T ＝ Target (ターゲット)
- P ＝ Process (プロセス)
- T ＝ Tools (ツール)
P と T が若干分かりにくいかも知れませんが、プロセスとは提案内容を実現するための具体的な手順、ツールとはそのための手段で費用や必要なものなどを含みます。
プレゼン資料の作り方において、CTPT のすべてに言及しているかどうか、そしてこの CTPT の順序通りになっているかを検証すると必要な情報を漏らすことがないでしょう。
1-3-2. 順序を構成する
プレゼン資料を使ったプレゼンは、しばしば紙芝居にたとえられます。紙芝居の醍醐味は、語り手が軽妙にストーリーを展開していくのと同時にめくられていく画用紙です。次のシーンはどうなっているのか？という期待に胸を膨らませながら次の場面に展開することで、まるで映画を見ているような臨場感を得ることができます。
プレゼンは、これとまったく同じことをしています。スライドを順序よく用意してプレゼンのストーリーが展開するごとに次のスライドを見せていくことで聞き手を惹きつけていきます。
そのため、プレゼン資料の作成に使用されるパワーポイントも紙芝居のようにプレゼンを展開できる仕様になっています。紙芝居が持つ、人を惹きつける効果をうまく利用してプレゼン資料を作ることで、プレゼンの伝わりやすさがアップします。
1-3-3. データや客観的な情報を収集する
プレゼンの目的は、提案内容を伝えて相手から共感を得ることです。そのためには提案内容や訴えていることを裏づけるデータが必要です。特に冒頭の問題提起部分では現状を示すために客観的なデータを引用するのが効果的で、その情報ソースは可能な限り信憑性の高いものを引用しましょう。
国や自治体などが行った調査の結果を筆頭に、シンクタンク、金融機関、大手ポータルサイト、市場調査会社などが行った調査結果などが有効です。
こうした客観的な情報を集められる場合は、可能な限りそれを収集してプレゼン資料に盛り込むと内容の説得力が向上します。
1-4. プレゼン資料の作り方 5 か条
1-4-1. 1 枚＝ 1 分＝ 1 メッセージの原則
プレゼン資料を使って実際にプレゼンを行う際には、1 枚のスライドで話す内容を 1 分程度とし、またそこで訴えるメッセージは 1 つに絞るべきという定説があります。プレゼンの内容によっては 1 分という時間では足りないかもしれませんが、その場合であっても 1 枚のスライドでは 1 つのメッセージに絞ることは守るべきです。
1-4-2. 問いかけで終わり、次のスライドで答える
プレゼンは紙芝居のように展開するのが理想的なので、その手法を応用して現在のスライドでの説明は問いかけで終わり、次のスライドでその問いに答えるという構成が望ましいとされています。
たとえば、「以上のように〇〇であることが調査によって裏づけられましたが、街の声はどうなのでしょうか」という問いかけでそのスライドを終わり、次のスライドで街の声を紹介するという具合です。次の場面への伏線や煽りによって早く次を見たいという期待を膨らませ、満を持して次の場面に進むという紙芝居の手法を採ることによって、最後まで興味や関心を薄れさせることなくプレゼンを終えることができます。
1-4-3. できるだけ文章より箇条書き
企画書であればともかく、プレゼン資料の場合は極限までムダな要素を削ぎ落すのが基本なので、文章よりも箇条書きが好まれます。企画書であれば文章でないと伝わりにくいかもしれませんが、プレゼン資料の場合はプレゼンの本番で話し手が補足情報を口頭で説明するので、単語のみの箇条書きでも問題ありません。
この基本によって多くのプレゼン資料は箇条書きが多用されていますが、この箇条書きも多すぎると伝わりにくくなるため、多くても 7 項目までがよいとされています。
1-4-4. 文字は大きく、読みやすく
プレゼン資料はプロジェクターや大型モニターなどで映し出して見せることが多いので、文字はできるだけ大きく読みやすくを心がけましょう。フォントには一種の流行りのようなものがあるのですが、現在はメイリオが読みやすいとして人気です。
メイリオは Yahoo! Japan をはじめ多くのサイトに採用されていることもあっておなじみになっており、太字にすると文字がさらに見やすくなるというメリットもあります。
メイリオ以外ではゴシック体も看板や企業ロゴなどによく使われているので、ゴシック体の太字もおすすめです。
1-4-5. 口頭で話す情報をすべて書き込まない
プレゼン資料はあくまでもプレゼンの進行をサポートする存在であり、プレゼンの「本体」は話し手が展開するトークです。紙芝居でも主役は語り手であり、場面を見せるための画用紙はサポート役という関係です。
この関係を成立させるためにも、プレゼン資料にプレゼンで伝えたいことのすべてを書き込むべきではありません。1-4-3 で文章よりも箇条書きと述べたようにプレゼン資料に長々と文章を書き入れると伝わりにくくなってしまうので、プレゼン資料は要点だけを極力絞り込んでシンプルに記載し、そこに載せていない情報はプレゼン本番で話し手が口頭で伝えるのが正しい役割分担です。
1-5. デザインの基本的な考え方
パワーポイントは表現力に富んだプレゼンツールなので、その機能をフルにいかしてデザイン性に富んだプレゼン資料を作りたいと考えている方は多いと思います。もちろんデザインにある程度見やすくするための工夫は必要ですが、デザインに凝りすぎるあまり見づらくなったり、伝わりづらくなってしまっては本末転倒です。3 章で詳しく解説しますが、プレゼン資料のデザインは「美しくする」ことよりも「見やすくする」ことに重点を置いてください。
実際に使われたプレゼン資料のデザインを見ても、デザイン性に寄りすぎるというより見やすさを重視していることが分かります。
【参考】実際に使われたプレゼン資料のデザイン
「BB-WAVE プロの企画書」で紹介されている本物のプレゼン資料です。いずれもデザイン性よりも見やすさやシンプルさを重視しており、1 スライドに対して伝えるメッセージは 1 つという原則にも沿っています。
- uno SOCIAL BARBER
- BABYMETAL 2nd Promotion Plan
- 八重洲地下街の50周年事業案
2. プレゼン資料に使える 2 大ロジック展開
プレゼン資料の作成に欠かせないのが、整合性のあるロジックの展開です。ストーリーが進むにつれて「あれ？最初に言っていることと矛盾している」と感じさせてしまうと説得力は大幅に低下してしまいます。最初から最後まで一貫したロジックが展開されることで聞き手は納得しやすく、整理されたロジックに共感できるのです。
そこで、プレゼン資料で用いられることの多い 2 大ロジックである「帰納法」と「演繹法」を解説します。
2-1. 帰納法
2-1-1. 帰納法とは
複数ある事実に横たわっている共通点を見出し、その共通点から結論を得るロジックが帰納法です。
子供がおもちゃを欲しがる理由として、「皆が持っているから」というのは帰納法です。その根拠は友達の A 君が持っている、B 君も持っている、C 君も持っているという事実を積み重ねた結果、この 3 人と遊ぶためには同じおもちゃが必要だという結論づけられる点にあります。
これをプレゼン資料に採用する場合、「アメリカで大流行している」「ヨーロッパで大流行している」「次はアジアでも流行の兆し」というロジックで「日本でも大流行間違いなし！」という帰納法で商品企画を打ち出す場合などが考えられます。
2-1-2. 帰納法のメリットと注意点
帰納法のメリットは、すでにある事実を積み重ねることによって結論を得るため、自ら言葉を用意して説得する必要があまりないことです。すでに多くの成功事例があるから導入しましょう、というロジックにはある程度の説得力がありますが、それは「多くの成功事例」という客観的事実があるからです。
とても説得力に満ちたロジックに見える帰納法ですが、注意点もあります。それは例示する事実が世の中のすべてではないことです。先ほどの子供がおもちゃを欲しがる理由で「A 君、B 君、C 君が持っているから」というものがありましたが、もしかするとクラスでそのおもちゃを持っているのはこの 3 人だけで残りの子供たちはまったく興味を持っていないかもしれません。もしこの根拠だけでおもちゃを買い与える必要性を感じてしまったとしたら、帰納法の限界によって真実を見誤ってしまう可能性があるわけです。
プレゼン資料に帰納法を用いる場合は、「複数の事実」について可能な限り正確な情報をサンプルとする必要があるでしょう。
2-2. 演繹法
2-2-1. 演繹法とは
A ＝ B と B ＝ C という関係が成り立っている場合、自動的に A ＝ C という関係も成立するというのが演繹法です。ひとつの事実でロジックが完結しないため、三段論法と呼ばれることもあります。少々回りくどいロジックだと感じるかもしれませんが、実はとてもよく用いられています。
たとえば、目の前にお酒を飲めない人がいるとします。その人に対して「お酒を一緒に楽しめない人とは友達になれない」と言い切ったとすると、それは暗に「あなたとは友達になれない」と言っていることになります。目の前にいる人がお酒を飲めない人である事実を踏まえて言っていることなので、演繹法によって相手は「自分は受け入れられていない」と解釈するでしょう。
この演繹法はプレゼン資料でとてもよく用いられています。「嫌煙ムードの高まりでタバコを吸える場所が減っている」という事実を述べた上で「しかし愛煙家は依然として多く解決策を求めている」と問題提起をして、その結果「煙の出ない電子タバコ」が提案されて大ヒット商品となりました。
このように客観的な事実に対して現実が追いついていないものにはビジネスチャンスがあるとされていますが、これは演繹法のロジックによって導き出された考え方です。
2-2-2. 演繹法のメリットと注意点
演繹法は論理的に結論を導き出すため、相手の共感を得やすいメリットがあります。しかもプレゼン資料のように順序立てて伝えていくスタイルだと演繹法のロジックを 1 枚ずつのスライドに分けて説明できるので、ストーリーとして展開しやすいでしょう。
その一方で、演繹法は先入観や間違った事実を前提としてしまうとロジック全体が破たんしてしまうという注意点があります。先ほどの嫌煙ムードという社会的背景が正しかったとしても、それを受けて喫煙そのものに関心を持つ人が減っているというロジック展開をしたとしたら、煙の出ない電子タバコという提案には至らなかったでしょう。喫煙そのものへの関心が薄れているのも間違いではないので、どこに着眼するかによってまったく異なる結論が出てきてしまうのが演繹法なのです。
3. 実践的なプレゼン資料の作り方
3-1. 最初にスケルトンを作成
プレゼン資料の作成にパワーポイントを使用する方は多いと思いますが、パワーポイントを開いて真っ白な画面を見ても、何から手をつければよいのかピンとこないという方も多いのではないでしょうか。
スライドを作る前に行うことはプレゼン全体の流れを作ることです。複数の方法があるので、ここでは２通り紹介します。
故スティーブ・ジョブズは最初に紙を使って、プレゼンの全体を設計すると言います。また、私は以前、ともに働いた元戦略系コンサルタントの方の紙で作る方法を実践しています。スライド１枚と紙１枚を対応させ、紙の１枚１枚の上部にスライドのタイトルを書いて、ストーリーを作ります。出来上がったストーリーは紙を並べて見直すことできます。おかしい時は紙の順番を入れ替えたり、タイトルをブラシアップします。
パワーポイントを使って同様にプレゼンのストーリーを作ることもできます。
具体的にはスケルトンといってタイトルしか入っていない空のスライドを必要なページ数だけ作成します。これにより、トータルで何枚のスライドになるのか、どういう順序で展開されるプレゼンなのかも把握することができます。
3-2. スライドの中身を入れる
すべてのスライドのタイトルを入れた後で、いよいよ各スライドに中身を入れていきます。常にプレゼンの本番を意識して、見る人にとって分かりやすい、伝わりやすいプレゼン資料作りを意識してください。
先ほどの例では矢印や図解、写真などが積極的に使われていましたが、これらはすべて伝わりやすさを意識したものです。
ここまで解説したポイントを含めて、以下のことも意識してスライドの中身を入れていくと伝わりやすいプレゼン資料になります。
- 1 枚のスライドで伝えるテーマは 1 つまで
- 箇条書きを活用する
- スライド内の要素は左揃えか中央揃え
- 余白を多めにして見た目をスッキリとさせる
- 使う色は 3 色までに抑える
3-3. 同一スライド内でも順序を大切に
プレゼンには様々な演出があります。最初から全部見せてしまうのではなく、スライド内の一部だけを先に見せておいて、段階を踏んで残りの部分を見せていくというのもひとつのテクニックです。
以下は筆者が過去にメールを活用した販促を提案した時に作成したプレゼン資料です。当時はメール販促そのものが目新しい時期だったので、最初に特徴を紹介しています。
そして次に課題を指摘、その解決策を示すスライドに遷移していくのですが、まず課題点だけを見せた上で、敢えてその先の部分を見せないようにしています。
聞き手が真っ先に思いつきそうな課題と、すぐには思いつかないような課題を織り交ぜてプレゼン側から提示した上で、その解決策に展開していきます。
前半のスライドを見ながら話を聞いていた人にとっては、聞きながら頭に浮かんだ課題が後半で解決されるので、よりプレゼンの内容に共感してくれるはずです。
また、前半のスライドで意味深な空白があるので、「そこで何が説明されるのか」という興味を維持してもらう効果も狙っています。
3-4. 結論は最初と最後の 2 回述べる
プレゼン資料で最も伝えたいことは、最初と最後で述べるのがよいとされています。この方法論は PREP 法とも呼ばれ、プレゼンなど物事を伝える際によく用いられています。
プレゼン資料の冒頭は問題提起から始まります。その問題提起に対してどうしたいのかという回答で応じることで、1 回目の結論提示となります。
地球環境への配慮が必要だという問題提起からエコカーを提案するプレゼン資料の場合、冒頭に地球環境を取り巻く深刻な状況を紹介した上で、「だから私たちはエコカーを提案します」という 1 回目の結論を訴えます。その後にはエコカーの性能や裏づけとなる情報、さらにエコカーには燃費や優遇税制など経済的なメリットもあるという付加価値もアピールした上で、最後にもう一度、地球環境のためにエコカーに乗り換えませんか？と提案して締めくくるという具合です。
言いたいことが最初に周知された後から、さらにこんなにメリットが！という付加価値を訴求して最後に本題に戻るというストーリー展開はとても伝わりやすいので、プレゼンのテクニックとして使えると思います。
【PREP 法とは】
Point （結論）、REASON （理由）、EXAMPLE （具体例）、POINT （結論）というロジック展開の頭文字を並べたもので、「プレップ」と読みます。前置きが長くなることを避け、先に結論を述べてから理由と具体例を展開し、最後にもう一度結論を伝えて締めくくると伝わりやすくなるため、プレゼンにも多用されています。
3-5. 参考にしたいプレゼン資料
実際にプレゼンで使用されたプレゼン資料や企画書には、プロのテクニックがふんだんに盛り込まれています。また、この記事で解説したプレゼン資料の作り方で基本となる構成がどのように反映されているのかを見るのに役立つので、ぜひ参考にしてみてください。
3-5-1. SlideShare
世界的に有名なサイトで、英語メインですがバラエティ豊かなプレゼン資料を見ることができます。言葉が分からないという場合であっても見せ方や演出のテクニックは大いに参考になります。
3-5-2. BB-WAVE
BB-WAVEというサイトの中にある「これがプロの企画書だ！」というコーナーに大手企業を中心とした本物のプレゼン資料が投稿されています。誰もがおなじみの企業や商品の企画提案などもあって、その舞台裏を見るような面白さもあります。
この記事でサンプルとしてご紹介したプレゼン資料もあります。
⇒ BB-WAVE
3-5-3. クイックボードデザイン
パワーポイントによるプレゼン資料の製作代行を行っている会社の、見本ページです。プレゼン資料とはこのように構成していくという作り方のセオリーを見ることができます。
4. まとめ
この記事ではプレゼン資料の作り方を解説してきましたが、プレゼンの主役はあくまでもプレゼンを行う語り手です。プレゼン資料はそのプレゼンをいかに魅力的に、分かりやすく演出するかという「武器」です。このことを踏まえて、プレゼン資料作りをゴールにしてしまうことなく、常にプレゼンの本番で聴衆にトークを繰り広げる場面を思い浮かべながら制作していきましょう。
プレゼン能力は業種に関係なく、とても高く評価される能力です。伝わるプレゼン資料の作り方をマスターして、伝わるプレゼンの達人を目指してください！
