目の前に仕事が山積み。そんな時はマルチタスクで業務をさばくしかないと思うかもしれません。管理すべきプロジェクトがいくつあったとしても、あらゆる面で完璧な状態にしたいと思うのは当然です。
そんな作業効率を改善させたいときの答えはシンプルです。それは、「より多くのことをこなすにはどうしたらよいか」ではなく、「やるべきことをどうすれば減らせるか」に考え方を切り替えることです。今回は、ずらっと並ぶ To-Do リストのタスク数を減らす方法を説明します。作業効率の悪い以下の 5 つの例をあげて見ていきましょう。
1. 自分のプレゼン資料を編集すること
やることが多すぎて行き詰ってしまうと、細かいことに注意を向け続けることが難しくなります。
でも、それはあなたのせいではありません。これは私たちの脳に関する科学的事実なのです。共同作業をするメンバーに編集のサポートを頼むことを、自分の責任を投げ出しているように思う必要はありません。
チームに権限を与え、自分の仕事を高めるためのチャンスだと考えるのです。次回プレゼンテーションを作成する必要があれば、最初の草稿作りに最も集中してください。
文書の見直しやフォーマット編集に時間を掛けすぎないように。そのままのアイデアを書き出し、チーム メンバーと一緒にアイデアを洗練していくのです。
作業のプルーフ リーディングや改訂プロセスの中で、チーム メンバーが重要な客観的視点をもたらしてくれるでしょう。それがスタイルだけでなく内容の充実にもつながります。
2. 立ち話で問題を解決すること
1 対 1 の会話は、メールやメッセージよりも感じがよく、効率的に思えるかもしれません。しかし、たまたま立ち寄った同僚との雑談が、私たちの時間の 4 分の 1 近くを奪っていることはご存知ですか？
このような会話は、人脈を作り、チームとの関係性を構築する上で大切ではありますが、行き当たりばったりで予測できない面があり、実はあまり効率的とは言えません。
作業時間を定めておくと、話が脱線して時間を取られ、本来の自分の優先業務の時間がなくなることはありません。チームにメールで通知を送り、共同作業のための時間をカレンダーに予定してもらいます。
対面で話す時間をきちんと決めておくことで、特定の問題を解決するための生産性の高い会議を意識するようになります。
3. 議題を決めずに会議に出席すること
チームを招集することは皆さんの業務の中でも重要な（かつ避けられない）部分です。チーム会議は、プロジェクトを進めるための重要な意思決定に関して速やかに同意を得るだけでなく、仲間意識を構築し、現状と今後の見通しを把握し続けることにも役立ちます。
ただしここで問題なのが、いくつかの調査結果が示すとおり、60% を超える会議が議題を決めずに予定されていることです。
事前に数分でも時間を取って明確な計画を立て、決めるべき事柄やそのための準備について出席者に知らせておけば、周知事項の確認のために貴重な時間を無駄にすることがなくなり、より実りのある会議になります。
4. インスタント メッセージに返信すること
スマートフォンやタブレットなどのモバイル デバイスによって、私たちは毎日いつでも連絡を取り合うことができるようになりました。
でも、それによって果たして生産性は向上したでしょうか？いくつかのアンケートから、私たちは最大で自分の時間の半分をメッセージのやり取りや通話に費やしていることが明らかになっています。
また、文章を書くとき、ブレーンストーミングをするとき、創造的な仕事をするとき、こうした割り込みによって集中力が途切れ、目の前にあるタスクの遂行が困難になります。
メッセージの交換で一連の思考が脱線してしまうことがないようにするには、メッセージのやり取りで返信は 3 回までと上限を決めておきましょう。その後はメールでのやり取りに移行するか、直接会うことを提案して、会話を終わらせます。
5. メールを毎分チェックすること
2016 年の報告書によると、米国の労働者は毎日 4 時間以上をメールの作成と返信に費やしているそうです。平均的なビジネス パーソンは、毎日 120 通以上のメッセージをやり取りしていることになります。
依頼にすぐに対応し、すべての受信メッセージを常に把握できる状態でいると、その分仕事もスムーズに進みます。でもだからといって、新しいメールを受信するたびにすぐに反応しなければならないということにはなりません。
代わりに、すべてのメールを一度にチェックする時間を作ってみてはどうでしょうか。メール チェックの時間をカレンダーに追加し、これが自分のメール管理方法だということをチームに知らせてもよいでしょう。そうすれば、チームもいつ返信が来るかはっきり知ることができます。
最後に
自分にしかできない業務、自分にしかできない意思決定に時間を費やした方がよいことは言うまでもありません。そういった仕事に専念できる環境を作りましょう。他人に任せられるタスクはすべて手放します。「To-Do リスト」をシンプルにする道を極めることができれば、時間のかかるタスクから開放され、自分のエネルギーを楽しく創造的な仕事に費やすことができるはずです。
