～約 5,600 名にセキュアな情報共有システムを構築し、働き方改革を実現～
世界初のスマート ワークスペースを提供する Dropbox （NASDAQ：DBX）の
日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社: 東京都中央区、代表取締役社長: 五十嵐 光喜）は、戸田建設株式会社（本社：東京都千代田区、社長：今井雅則、以下戸田建設）が本日、「Dropbox Enterprise」を、全国の作業所を中心とした、全社員約 5,600 名（派遣社員を含む）に向けて導入および展開したことを発表します。
戸田建設では、今回の Dropbox の展開により、取引先や協力会社とのデータ共有を安全に行うとともに、自宅や外出先等どこからでも必要なデータにアクセスできる環境を構築することができました。その結果、建設作業所を中心とした全社働き方改革の一層の推進を図るとともに、コロナ禍で求められるテレワーク率の大幅拡大のために求められる新たな業務体制にもスムーズに移行できています。
なお、同社では、オンラインのドキュメントツールである Dropbox Paper や、オンラインの共同作業場である Dropbox Spaces（スペース）を用いて、オンラインでの共同作業を積極的に推進しています。今後は、既存の社内 IT システムと Dropbox を API で連携することで、デジタル技術による生産性向上をさらに加速していきます。
「Dropbox」採用で3つの課題を解決
戸田建設では、作業所において物理サーバー(NAS) と GSuite を併用していました。しかし、既存のソリューションでは、特定サービスのアカウントを利用する必要が有ったり、一部の取引先や協力会社とは各社のポリシー上社外共有ができない等の課題があったため、情報システム部門では基本的に社内利用のみを推奨していました。そこで、2019年 4月頃から検討し始めたのがクラウドサービスの活用です。選定にあたっては、以下の 3 点を考慮しました。
- 発注者や設計事務所、協力会社や資機材メーカーとスムーズでセキュアな情報共有や共同作業を行う環境が構築できる
- 電波状況の悪い超高層階や地下階、僻地にある建設作業所でもパフォーマンスが確保できる
- ITリテラシーの有無に関係なく、誰もが容易に操作できる
製品選定に当たっては、大容量データを取り扱う部署で評価したほうが効果測定に最適だとの判断から、数 10 ギガバイト(GB)のファイルも扱うことがある BIM（ビルディング インフォメーション モデリング）運用部門で評価を実施しました。その結果、電波のつながりにくい場所でもダウンロードエラーが起こりにくいなど、20 GB を超える BIM ファイルの同期速度や操作性についても高い評価が得られたことから、Dropbox の採用に至りました。
１．どこからでもデータへのアクセス可能に
建設会社では、事務所を工事現場内またはその付近に設置しています。しかし、工事によっては、事務所と工事現場が距離的にとても離れていたり、工事現場の敷地が広大であるため、修正された図面情報や資料がリアルタイムで現地に伝えられない場合がある、という課題を抱えていました。
今回、Dropbox を導入したことで、インターネットがつながる場所であればどこからでもデータへのアクセスが可能となりました。たとえば工事現場にいながらにして iPad で常に最新版の図面や資料を確認することが可能となり、大幅な業務効率向上につながっています。
なお、工事現場のみならず在宅勤務中や出張中であっても、事務所で使用しているデータがそのまま使用できることや、オフラインモードの利用により、ネットワークが著しく悪い環境下でも資料の更新ができることも、働き方改革につながる大きなメリットとなりました。
２．外部とのデータ共有作業の効率化
今までは、設計事務所や協力会社との図面のやりとりはメールの添付で行っていました。送付できるデータ量にも制限があるため、ファイルごとに圧縮をしたり、大容量送信サービスを使用したりと、送信作業に時間を取られていました。また、変更が発生するたびにバージョンが異なる図面が生まれるため、図面の最新版管理にも課題を抱えていました。
Dropbox を採用したことで、URL リンクによるデータ共有や、フォルダに対して閲覧権限を与えるということもできるため、データ送付作業を軽減できます。また社内外に対して、フォルダごとに細かく編集権限および閲覧権限を付与できるため、相手によって閲覧できる資料を限定したり、逆に共同で施工図を編集したりする使い方も可能となります。
「どこからでも、誰とでも情報を共有できる」という Dropbox の機能は、建設プロジェクトにおける図面や資料の最新版管理に非常に有効です。例えば「最新版平面詳細図」といったフォルダを社外の人間も閲覧できるようにしておけば、他の場所にいる設計事務所の担当者や、現場で作業中の協力会社職長など、誰でも同時に最新版の図面が見られるようになります。
３．物理サーバーの撤去によるコスト削減効果およびデータ消失リスクの軽減
今までは、各事務所に物理サーバーを設置して管理していましたが、落雷・大雨・火事による故障、あるいは盗難などでデータが消えてしまうリスクを抱えていました。
今回 Dropbox を導入したことで、戸田建設では、新たに着工した新規作業所における物理サーバーの設置をすべて取りやめました。これにより、今までかかっていた機器メンテナンスの人件費、数年ごとの設備更新費用を大幅に削減できます。今後は、稼働中作業所においても、Dropbox へのデータ移行を進め、物理サーバーの撤去を行う予定です。
Dropbox は幾重もの冗長性を持たせることでデータ紛失を防ぎ、可用性を確保しています。ファイルブロックの格納には、社内のシステムとサード パーティのシステムを使用しており、どちらも 99.999999999 % 以上の年間データ耐久性を提供するように設計されています。また、誤操作などによりデータを消去してしまった場合でも、365 日間以内なら復旧が可能です (*Dropbox Advanced と Enterprise アカウントの場合)。
今後の展開：Dropbox Paper や Spaces の活用により、さらなる業務改善を
Dropbox には、オンラインのドキュメントツールである「Dropbox Paper」や、「Dropbox Spaces（スペース）」という共同作業に特化したツールがあります。これらのツールを活用すると、たとえば図面や会議資料、文書等を共同で編集したり、コメントを追加したり、さらには担当者に業務を割り振った上で進捗管理を行い、共有することができます。すでに一部の部門で活用が進むこれらのツールですが、今後は、全社的に活用することにより、さらに共同作業を加速していくことを目指しています。業務の進捗を各プロジェクトの担当者が、同じチームで仕事をするメンバー全員とつねに確認することで、業務の遅れを防ぎ、共同作業でよりよいコンテンツを作り出していくことができます。これらの機能を利用しての業務改善を行うことで、新たな発想が生まれることも期待しています。また、海外現地法人や営業所などにも順次展開していくなど、海外プロジェクトでも Dropbox を積極的に活用していく予定です。
戸田建設 本社建築工務部生産システム推進課長 池端 裕之氏より、以下のコメントをいただいております。
「このたび Dropbox を導入したことで、”作業所の生産性が著しく向上した”との社内の声を貰っています。建設業界全体が生産性を向上していくためには、情報のデジタル化を進め、関係者間で安全に共有しながら共同作業を行える環境の構築は必須だと考えます。今後は、Dropbox PaperやSpaces といったツールの活用を全社的に広げていくとともに、ワークフローシステムやAIを活用したシステムと Dropbox を API で連携することで、DX（デジタルトランスフォメーション）をさらに加速していきます」
Dropbox Japan 株式会社代表取締役社長、五十嵐 光喜は、次のように述べています。
「このたび、戸田建設様のすべての作業所にて Dropbox をご採用いただいたことで、同社に携わる皆様の生産性向上に貢献したと伺い、うれしく思います。導入前にかなり細かくご検証いただき、ネット環境がよくない場所でも同期速度が速く、かつダウンロードエラーが少なかった点をご評価いただいたり、また、Dropbox Paper 等も一部ご活用いただいているとのこと、Dropbox が、全国で戸田建設様の手掛けるプロジェクトに少しでも貢献していると考えると、感激もひとしおです。今後とも、情報共有やコミュニケーションの円滑化により、ますます生産性の高い職場環境づくりに貢献し続けていきたいと考えています」
Dropbox Spacesの活用例
Dropbox Paperの活用例
以上
Dropbox Japan について
Dropbox はプライベートと仕事、それぞれのコンテンツをわかりやすく整理し、生産性を維持できる場所を提供します。Dropbox の製品は、よりスマートな働き方を実現するために開発され、現在 180 か国以上で 6 億人を超える方々に愛用されています。米国カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置き、世界各地 12 か所にオフィスを構えています。Dropbox の使命と製品については、dropbox.com をご覧ください。
Dropbox Japan は、Dropbox の日本法人です。詳細は、 https://www.dropbox.com/ja/business または https://navi.dropbox.jp/ をご覧ください。
