たった一人で情シス部門を運営している状態の IT 担当者は、日々発生する問い合わせや障害対応に追われて、中長期的な IT 施策を考えたり検証テストを実施する時間やリソースの確保が困難な状況です。特にファイルサーバーの運用は、ストレージ使用状況をモニタしたり、バックアップのストレージ追加が急に必要になってしまったり、IT 担当者の頭を常に悩ませます。一方、エンドユーザー社員の業務遂行には非常に重要な IT 基盤の一つでもあるため、ユーザーからのリクエストの声も強くなり、その対応は IT 担当者のストレスを高める一因となっています。
ファイルサーバーを Dropbox にリプレースすることを考えるとき、Dropbox の最大の特長は「クラウドを意識することなく、クラウドを使いこなすことができること」だといえます。その結果、IT 担当者とエンドユーザーの双方にとって、従来のファイルサーバーと変わらない操作感や運用方針でスムーズに移行して、誰もが使いこなすことができると同時に、さらにプラスアルファとしてクラウドストレージならではのさまざまなメリットを享受できるようになります。
ここでは、ファイルサーバーのリプレースという観点で、Dropbox を活用するメリットといかにしてストレスフリーに情シス担当者となるかについてご説明します。
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1. ファイルサーバーと同じ通りの操作性で、ユーザー教育工数は最小限
Dropbox デスクトップアプリは Windows Explorer や Mac の Finder と一体になって設計されています。そのため、ファイルの編集・共有・共同作業などを今まで通りの操作で実現できるため、ITリテラシーを問わずにすぐに自然と利用することができます。クラウドストレージを全社的に導入しても、操作性やフォルダ構成が異なるために、エンドユーザーの利用が全く進まず、社内に NAS サーバーが残ったままであるというケースがよくあります。エンドユーザーが自然と使いこなせる操作性は意外と重要なポイントとなります。その結果、ユーザーへの利用促進のための教育は最小限で済みますので、IT 担当者の負担を減らせます。
2. 保存容量、実質無制限
小規模組織での利用を想定した Dropbox の Standard プランでは 5TB の保存容量となっていますが、中〜大規模組織での利用を想定した Advanced プランでは、最小 15 TB のストレージ容量が、Enterprise プランでは必要に応じて容量を追加することができ、無制限のストレージ容量が利用可能です。
3. 使い慣れたシンプルなフォルダ構造
各組織では、階層型のフォルダ構造を作って、社員間のコラボレーションが円滑に進むように運用ルールを工夫されていると思います。クラウドストレージであっても、これまでと同様のフォルダ構造で運用したいと考えるのが自然です。クラウドストレージのなかには、第二階層以下でアクセス権の細かな設定が行えず、結果的に最上位フォルダが乱立してしまうケースもあります。ファイルサーバーからクラウドストレージに移行したために、ファイルを探すための非生産的な時間が全社的に増えてしまうというような事態は避けなければいけません。
4. 万が一のリスクマネジメント
Dropbox には「巻き戻し機能」があります。BCP の観点では、災害時に大量に削除されてしまったファイルを素早く容易に一括復元することが可能です。また、特に昨今、悪質な被害報告が増えているランサムウェアなどのサイバー犯罪の被害を最小化することも可能です。つまり必要に応じてすぐにバックアップを取得してリストアできる環境が整っているということです。もしもの時にも安心できる、これは文字通り「ストレスフリー」な機能といえます。
次に、クラウドストレージならではのメリットとともに Dropbox ならではの特長をご紹介します。
5. ダイナミックな同期と転送
クラウドストレージに共通のメリットには、テレワーク・リモートワークへの移行が容易になることと企業ネットワークへの負荷軽減が挙げらます。テレワークのように、共通の勤務時間帯に大勢の社員が自宅から企業ネットワークへと一斉にアクセスしてしまうと、VPN 帯域を圧迫し、企業ネットワークにアクセスできなかったり、アクセスできても非常に遅延が大きいといった状況となります。一方、クラウドストレージなら、各社員は自宅のネットワークからインターネットを介してそれぞれアクセスを行いますので、企業ネットワークに影響を与えることはありません。
一方、テレワークやリモートワークの環境では、モバイルによるアクセスなどさまざまな理由で不安定な通信環境となることが想定されます。インターネットを介してアクセスをするクラウドストレージにおいて、サービスによってファイルの同期や転送スピードに差は生まれるのでしょうか？実は、差は生まれるんです。Dropbox では、大容量コンテンツや回線が不安的な現場でもストレスなく同期を実現できるようにいくつかの同期技術を組み合わせて圧倒的なスピードを実現しています。
さらに、通常、同期したファイルはパソコンに丸ごとダウンロードされるため、ハード ドライブの容量を消費します。Dropbox のスマート シンクを利用すると、ストレージ容量を気にする必要がなくなります。 スマート シンクではファイルやフォルダを「オンラインのみ」に設定できます。「オンラインのみ」のファイルが使用するのは、ファイル名やファイル サイズ、サムネイルなどの情報を保存するためのごくわずかな容量のみです。ファイルは Dropbox クラウドに安全に保管されます。「オンラインのみ」のファイルはいつでもパソコンで閲覧することができ、必要になったらクリックするだけでファイルが開きます。すべて 1 か所にまとめられるので、あちこちのドライブを探し回る必要がありません。「ん〜、どういうこと？」という方はこちらのデモ動画をご覧ください。クラウドを意識することなくクラウドを使いこなせる Dropbox を特徴づける機能といえます。
以上、たった一人で担当している情シスのストレスを解放するさまざまな Dropbox の特長をご紹介してきました。最後に「セキュリティはどうなっているの？」という疑問にお答えしたいと思います。Dropbox ではお客様の情報資産を正常に維持すべく、機密性・完全性・可⽤性の 3 要素の確保を⾏っています。
「もっと詳しく！」という方はこちらのページをご覧ください。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。企業ITにおけるファイルサーバーの位置付けは非常に重要です。Dropbox の活用によってIT担当者とエンドユーザーの双方がストレスから解放されて、誰もが高い生産性で気持ちよく働けるような企業ITの実現の一助となれば幸いです。
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