ペーパーレスを実現、LINE WORKS や複合機との連携利用で確実な情報共有も
2021 年 10 月 12 日 – Dropbox（NASDAQ：DBX）の日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社: 東京都中央区、代表取締役社長: 梅田成二）は、イーライフ株式会社が「Dropbox Business」（以下Dropbox）を採用したことを発表します。今回の採用は、Dropbox Japan が手がけた介護関連業界による公開導入事例としては初となります。
神奈川県に 4 つの営業所を構えるイーライフは、福祉用具のレンタル・販売を柱に、住宅改修や介護コンサルティングを展開する会社で、2016 年の設立当初から IT 活用に注力してきました。
同社では、サービスの利用者やケアマネージャー、行政機関とのやりとりで、毎月 1 万枚の書類が発生していました。また、介護保険サービスに関する書類は、条例で 5 年間の保存が義務付けられていること等から、膨大な紙書類の管理が発生し、生産性の低下をもたらしていました。また、同社は働きやすい職場づくりの一環として、「直行直帰」ができる体制を整えていましたが、紙で情報管理をしている限りは直行直帰のメリットも活かしきれていませんでした。そこで、同社はペーパーレス化による課題解決に向け、先に導入していたビジネスチャットの LINE WORKS との連携利用も考慮し、半年の検討を経て IT の専門知識がなくても使いやすい Dropbox の採用に至りました。
Dropbox 導入後、同社では Dropbox と連携可能な複合機も導入し、FAX で送られてきた書類も Dropbox 上のフォルダに PDF データとして保管される仕組みを構築しました。そして、そのリンクを LINE WORKS 上で通知することで、営業現場でも容易に閲覧できるようにしました。さらにインターネット FAX も併用しながら、紙への印刷は必要最低限にとどめる方式に転換しました。その結果、紙の書類の 7 割削減を実現し、業務効率も大幅に向上し、月間の残業時間は全社で約 20 時間の削減を達成しました。
イーライフ株式会社 事務課主任の山下 恵子 氏は、LINE WORKS と Dropbox の連携メリットを以下のように語ります。
「営業は出先からでも、スマートフォンやタブレット経由で書類を確認できます。結果、 営業は書類を印刷するためだけに営業所に戻ってくる必要がなくなりました。
利用者の個人情報が絡むので、紙の書類のやりとりは極めて慎重になります。FAX を使う場合は 『 送った 』『 届いていない』という話にもなりがちです。それが、Dropbox と LINE WORKS で、確実な受け渡しができ、紛失リスクがなくなったことも大きかったですね」
イーライフ株式会社 代表取締役社長 篠本 高基 氏は以下のように述べています。
「今後も、 Dropbox の機能をどんどん使いこなして、社内の課題を解決し、会社の成長と従業員の待遇改善を実現したいです。同時に、当社が介護・福祉業界の IT 活用をリードすることで、業界の発展にも寄与していきたいです」
本事例の詳細は、こちらをご参照ください。
以上
Dropbox Japan について
Dropbox はプライベートと仕事、 それぞれのコンテンツをわかりやすく整理し、 生産性を維持できる場所を提供します。 Dropbox の製品は、 よりスマートな働き方を実現するために開発され、 現在 180 か国以上で 7 億人を超える方々に愛用されています。 米国カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置き、 世界各地 12 か所にオフィスを構えています。 Dropbox の使命と製品については、 dropbox.com をご覧ください。
Dropbox Japan は、 Dropbox の日本法人です。詳細は、 https://www.dropbox.com/ja/business または https://navi.dropbox.jp/ をご覧ください。
