PDFファイルは、Dropboxで急速に増加しているコンテンツの1 つです。それを受け、Dropboxでは、プラットフォームを切り替えなくてもDropbox上でPDFを操作できる「PDF編集機能」の提供を始めました。今回は「PDF編集機能」の使い方と機能を解説します。
ビジネスに欠かせないPDFをさらに便利に活用
ご存知の通り、PDFはビジネスにおいて欠かせないものになっており、請求書のフォーマットだったり、営業資料だったりと、ありとあらゆる用途で使われています。また、ドキュメントファイルをPDF化することで、オンラインでのやりとりが非常に柔軟かつ容易になるなど、ペーパーレス化を強力に牽引してきました。
そんなPDFですが、プロジェクトに必要なドキュメントを社内外のチームでやりとりする場合、Dropboxをはじめとするクラウドストレージで共有することも多くなっています。また、ここにきてDropboxでもPDFファイルを保存、共有するユーザーが急速に増えています。Dropboxの調査によれば、2021年だけでDropboxで共有されたPDFファイルの数は、前年より約40％も増加したという統計データもあります。
これを受け、Dropboxでは、PDFファイルの扱いがより便利にするために、「PDF編集機能」の提供を始めました。それでは、PDF編集機能の具体的な使い方について紹介していきましょう。
新搭載された「PDF編集機能」とは
「PDFを編集する機能ってもともとなかった？」と思う熟達のDropboxユーザーもいるかもしれません。確かに、PDFファイルに注釈を入れて共有できる機能はすでに搭載されています。これは、DropboxとAdobe Acrobat Reader DCを連携させることで可能な機能です。Dropboxを使ってPDFファイルをチームで共有しているとき、メンバーが注釈を入れることで、Dropbox上で意見の交換ができます。
それとはまた別に、今回Dropboxに追加されたのは、PDFファイル自体を編集する機能です。具体的には、以下の機能が使えます。
●PDFファイルのページの並べ替え、挿入、回転、削除
●複数バージョンの管理
●インタラクティブフォームへの入力
これまではPDF編集が可能なアプリをインストールしたり、別途サービスを使用したりする必要がありましたが、DropboxにPDF編集機能が搭載されたことにより、それらが不要になります。
PDFファイルのページの並べ替え、挿入、回転、削除
PDFファイルの編集機能を利用する場合、PDFファイルを開いてページ上部の「編集」をクリックします。これによって編集モードになり、PDFの編集が可能となります。
ページの並べ替え
複数ページあるPDFファイルの場合、ときにページの順番を入れ換える必要があるかもしれません。その場合、「ページの並べ替え」機能を利用できます。
Dropboxに保存されているPDFファイルを編集モードで開いたら、あとは各ページのサムネイルが表示されている左側のウィンドウで、サムネイルをドラッグ＆ドロップして入れ換えます。
編集モードでページのサムネイルを入れ換えるだけでPDFファイルのページの順番を変えられます
また、上部の「ページを移動」をクリックすると、選択しているページを、指定したページの後ろへ移動することもできます。ページ数の多いPDFファイルの場合、こちらの操作の方が手早くページを移動できるでしょう。
「ページを移動」から、ページを指定して移動、並べ替えることもできます
ページの挿入
異なるPDFファイル同士を合体させて1つのPDFファイルに編集したいときには「挿入」機能を使います。PDFファイルを編集モードで開いているとき、上部の「ページを挿入」をクリックします。ウィンドウが開くので、挿入する別のPDFファイルを指定して「選択」をクリックします。これで元のPDFファイルのページに別のPDFファイルのページが挿入されます。挿入するPDFファイルにページが複数ある場合には、すべてのページが挿入されるので、並べ替えたり削除したりして調整します。
「ページを挿入」からほかのPDFを選択してマージすることができます
ページの回転
PDFファイルの中で、選択したページのみを回転できます。PDFファイルを編集モードにして、回転するページを選択したら上部の「右方向に回転」「左方向に回転」をクリック。1クリックごとに、ページがそれぞれの方向に90度回転します。
「左方向へ回転」「右方向へ回転」をクリックして、ページを独立して回転できます
ページの削除
不要なページの削除も簡単です。左側のウィンドウから不要なページを選択して、上部の「ページを削除」をクリック。削除の確認が表示されるので（確認画面は次回から表示しない設定にすることも可能です）、「削除」をクリックするとそのページを削除できます。
「ページを削除」から特定のページを削除できます
複数バージョンの管理
上述したような、それぞれの編集作業が終了したら「完了」をクリックしてファイルを保存するのですが、その際に「元のファイルを上書きする」を選択すると、ファイルは上書き保存されてしまいます（ただし、上書き保存できるのは元のファイルの所有者もしくは編集権限を持つユーザーのみです）。
チームでPDFファイルを共有して編集している場合など、オリジナルのファイルが上書きされて失われてしまうと困るはずです。そこで、Dropboxの編集機能を使って編集したファイルについては、完了するとき「コピーを保存する」を選択します。するとその際、PDFファイルの名前を変更し、複数バージョンのPDFファイルを管理できるというわけです。
「完了」→「コピーを保存する」で、PDFファイルのバージョンを管理しながら保存できます
インタラクティブフォームへの入力
「インタラクティブフォーム」が設定されたPDFファイルは、Adobe Acrobat
Reader DCなどで開くとフォーム部分に任意の文字を入力できます。また、ラジオボタンやチェックボックス、ドロップダウンメニューなども設定でき、インタラクティブなPDFドキュメントとして利用できます。
そのようなインタラクティブなPDFファイルについても、Dropboxの「編集モード」で開くことで、Adobe Acrobat Reader DCを介さず、そのまま入力したり、ドロップダウンメニューを選択したりできます。
たとえば、同じプロジェクトを進めているメンバーへのアンケートをインタラクティブなPDFで作成し（インタラクティブフォームを含んだPDFの作成にはAdobe Acrobat DCなど専用のソフトが必要です）、Dropboxで共有して編集機能を使って回答してもらう、といった使い方が可能です。
インタラクティブフォームが設定されているPDFに限り、該当の記入欄をクリックするだけで、文字入力が可能になります
まとめ
Dropboxに保存されたPDFファイルを直接編集できる「PDF編集機能」は、使ってみると意外にも便利なものです。わざわざ外部のアプリを起動したり、ウィンドウを切り替えたりといった手間が省けるほか、バージョン違いのPDFファイルを作成するのにいちいちコピーを作成しておくといった面倒もありません。業務効率の向上のためにもぜひ活用していただけたらと思います。
