〜 機器の故障や災害、将来の環境変化にも対処できる新たなファイル共有環境を実現、電子帳簿保存法にも使えるへの対応も 〜
2022年 10 月 20 日 – Dropbox, Inc.（NASDAQ：DBX）の日本法人である Dropbox Japan 株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：梅田成二）は、本日、株式会社はくばくが企業向け Dropbox を導入したことを発表します。
食品メーカーのはくばくは、大麦をはじめとする穀物のおいしさを追求し、近年は食物繊維を豊富に含むことで人気の「もち麦」などの他、レトルト製品などの高付加価値商品の開発にも積極的に取り組んでいます。そんな同社が直面していたのが、既存システムのインフラ老朽化の問題でした。長年、オンプレミスでシステム基盤を構築し、運用してきましたが、ハードウェアの老朽化とともに運用保守の負荷が増大。随時のメンテナンスや 5 年ごとのサーバー入れ替えが IT 部門の大きな負担になっていたのです。そこで同社では、会計システムをはじめとする IT 基幹系システムのクラウド化を段階的に進めていきました。情報系システムの領域では、外部クラウドサービスの活用を促進することで、柔軟かつ俊敏性の高いシステム環境の実現を目指しました。
従来、同社では本社に設置した全社共通のファイルサーバーを、「部門用」「プロジェクト用」「全社用」という 3 つの領域に分けて利用してきました。ところが、コロナ禍で全社一斉にテレワークを開始したところ、ファイルサーバーアクセスのトラフィックが集中して VPN がパンク。VPN の同時接続数を増やして対応したものの、早晩、限界が来るのは明らかでした。この問題を回避するため、既存インフラの更改時期に合わせて、クラウドストレージに移行することを決めました。
同社がオンプレミスで利用してきたファイルサーバーの移行先に選定したのが企業向けの Dropbox です。
Dropbox を導入したことによる効果は、以下のとおりです。
管理負荷軽減
老朽化したオンプレミスのサーバーを管理・保守・運用する作業が不要に。IT 部門の管理負荷、コスト削減につながりました。
業務スタイルに合ったファイル共有環境の実現
同社では、日報や管理表の作成・確認など、社員がファイルを共有しながら行う業務スタイルでしたが、Dropbox により、フォルダ構成や操作感など、従来と同じ感覚で扱えるファイル共有環境を実現。ファイルのバージョン履歴をたどって巻き戻しもできるので、誰かが誤って削除してしまっても容易に戻せます。以前は、データの誤消去が行われた場合多くの手間と時間をかけてバックアップデータから IT 部門が復旧する必要がありましたが、Dropbox では「巻き戻し機能」でユーザー自らデータ復旧操作できる点が評価されました。
電子帳簿保存法への対応
2022 年 1 月の電子帳簿保存法改正を機に、同社では取引関連のデジタルデータの保管先としても Dropbox を活用することにしました。これまで紙で保管してきた納品書のファイルや、EDI （電子データ交換）取引のデータを Dropbox 上に自動で保管することで、管理の負荷も低減しています。全文検索機能により、必要な書類にすぐアクセスすることも可能です。
Dropbox を導入して半年が経過した現在は、さまざまな効果が表れています。
株式会社はくばく管理本部 経営管理部 IT システム課の山田 昌幸 氏は、次のように述べています。
サーバーインフラの管理から解放され、肉体的、精神的にとても楽になりました。万一、機器の故障や災害が起これば、業務上の重要データが消し飛んでしまう危険性がありましたが、クラウド化によってそのような事業継続のリスクは大きく低減できています
また、今後は、パスワード付き ZIP ファイルをメール添付する情報共有方法「PPAP」を廃止する手段の一つとして、「Dropbox Transfer」を活用したいとしています。
現在は、YouTube での情報発信やタブレットデバイスを使った店頭POP など、動画を活用するシーンが増えています。動画ファイルのような大容量ファイルをセキュアに受け渡しできる機能として少しずつ使いはじめていますが、今後はより積極的に利用したいですね
すでにさまざまなクラウドサービスを活用している同社では、それらのサービスと Dropbox の連携にも期待しています。
本事例の詳細は、こちらの URL をご覧ください。
https://www.dropbox.com/ja/business/customers/hakubaku-case-study
Dropbox Japan について
Dropbox は、生活にかかわるコンテンツをつねに整理整頓し、仕事を進めていくための大切な場所です。180 カ国で 7 億人以上もの登録ユーザーにご愛用いただいている Dropbox は、「よりスマートな働き方をデザインする」ことを使命としています。Dropbox は米国カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置き、世界各国にオフィスを構えています。Dropbox の使命と製品については、dropbox.com をご覧ください。Dropbox Japan は、Dropbox の日本法人です。詳細は、https://www.dropbox.com/ja/business または https://navi.dropbox.jp/ をご覧ください。
