「Dropbox Business」、環太平洋大学が全学で採用

  • 約4,000名の職員、教員、生徒間の連携を強化。Dropbox Paper も活用し学びの質の向上を図る
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共同作業のプラットフォームを提供する Dropbox Japan 株式会社(本社:東京都千代田区、代表取締役社長 五十嵐 光喜)は本日、学校法人創志学園が運営する IPU・環太平洋大学(所在地:岡山県岡山市、学長:大橋節子、以下 IPU)が、同社の提供する Dropbox Business の導入を全学で開始したことを発表しました。これにより同大学では最新資料を参照・共有できる環境を整備するとともに、モバイルデバイスでの閲覧を推進することでペーパレス化も実現しています。

学外からの情報アクセスニーズが増大、ファイルサーバー+VPNの運用が限界に

IPU は、適切な大学運営を行う上でカギとなる「情報共有」の仕組みとして、かつて IPU はグループ傘下の教育機関のファイルサーバーを外部のデータセンターに構築し、そこに各機関がVPNで接続することで、データの一元管理と共有をしていました。ところが、モバイルデバイスの普及に伴い、学外からも情報にアクセスしたいとのニーズが急増していました。また、VPN に接続するにはアカウント作成やアクセス権限の設定が必要です。多くの教職員が勤務する大学組織では、そうした作業の負荷が高まりがちであり、この点も解決すべき課題になっていました。

高度なセキュリティにより、いつでもどこでも情報が共有できる環境を実現

IPU では、これらの課題を考慮し、新しい情報共有基盤のあり方を模索しました。検討の結果採用したのが、「 Dropbox Business 」でした。まずは事務職員や一部の教員、および創志学園本部のスタッフに計 250 アカウントを配布、運用を開始しました。

環太平洋大学事務局 情報システム課課長、大賀吉功氏は次のように語ります。
「決め手は、いつでも、どこでも、どんなデバイスからもデータにアクセスできる環境を整備できることでした。また、同期速度も速く、事務資料はもちろん、学校行事の動画や写真といった大容量データもストレスなく扱える点は大きな魅力でした。」

高度なセキュリティも評価されました。例えば、「リモートワイプ」は、利用者が万が一デバイスを紛失しても、特定のデータを遠隔にいる管理者が選択・消去できる機能です。これにより、機密性の高いデータもセキュアに共有できると判断しました。さらに、ユーザーのアクセス権限も管理コンソール上で簡単に設定変更できるため、教職員の入退職にも必要な作業が迅速に行えると考えました。

「Dropbox Paper」の活用でメール添付も撤廃。新たな情報基盤をグローバル人材の育成に生かしたい

2018 年末に IPU が Dropbox Business を導入して数カ月で、すでに大きな効果が得られました。たとえば、創志学園本部とIPUとの間で情報をやりとりする際、以前は資料をメールに添付していました。ところが、この方式では、どのファイルが最新か判別しにくくなってしまうため、すれ違いがおこることもありました。そこでご活用いただいているのが、「Dropbox Paper」です。

大賀氏は次のように述べています。「メール添付をやめ、Dropbox Paper 上で1つのファイルを共同編集するかたちにしたことで、最新の情報を参照・共有できるようになり、やりとりが効率化できています」。また、以前は紙資料を配布していた学内の定例会議も、現在は、Dropbox に保存したドキュメントを各人がモバイルデバイスで閲覧する方式に移行、ペーパレス化も推進しています。

こうした効果を実感したことから、IPU は次世代型教育を行うための先進IT施設を整えた新学舎 DISCOVERY の 2019 年 4 月の竣工に合わせて、Dropbox のアカウントを新たに 3,750 ライセンス分追加導入し、全学生に配布することになりました。これにより、教育の質の向上にも役立てることを期待しています。大賀氏は次のように述べました。「ひたすら教員が話す一方通行の座学だけでは、グローバル市場で活躍する人材を育てることは困難です。Dropbox を基盤に、さまざまなコンテンツを活用した新しい授業法を確立することで、クリエイティブな人材育成に向けた取り組みを推進していきたいですね。」

Dropbox Japan 株式会社代表取締役社長、五十嵐 光喜は次のように述べています。「このたび、環太平洋大学様が全学で Dropbox Business をご採用いただいたことで、情報共有に関する課題を克服できたと伺い、うれしく思っています。Dropbox あるいは Dropbox Paper というプラットフォームをベースに、将来的に教員と学生あるいは学生同士のグループワークをより加速させることで、学びの質がさらに向上していくものと確信しています。」

以上

環太平洋大学について

岡山県岡山市にある環太平洋大学(以下、IPU)は、母体である学校法人創志学園が提唱する「環太平洋大学構想」の下、2007 年に創設された大学です。特徴は、1990 年に開学した国際大学 IPU New Zealand と日本の 2 カ国で学べる、グローバルな教育基盤。従来型の日本の大学とは一線を画した、「どこにもない大学」としてのプレゼンスを高めながら、日々、優秀な人材の育成に取り組んでいます。

Dropbox について

Dropbox は世界をリードするコラボレーション プラットフォームです。小規模なビジネスから大企業まで、あらゆる規模の組織で人々のワークスタイルに変革をもたらします。Dropbox の製品は世界中の創造力を解き放ち、スマートな働き方を支援するために開発され現在 180 カ国以上で 5 億人を超える方々に愛用されています。米国カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置き、世界12 カ所にオフィスを構えています。
Dropbox Japanは、Dropbox の日本法人です。詳細は、 https://www.dropbox.com/ja/business をご覧ください。

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