残業ゼロの人は、意識でなく「ワークフローの最適化」ができていた【事例付】

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深夜残業の合間、息抜きで開いた Instagram に映画館の写真を発見。

誰もいないオフィスで 1 人スマホで SNS を見てうなだれている
#深夜残業 #まだまだ終わらない仕事

「平日に映画なんて、もう何年観てないんだろう…」とつぶやいたのは、毎日残業漬けの 25 歳 OL ・孫さんでした。

悩み 「毎日残業」は優先順位付けがヘタだから?

新卒 3 年目の孫さんは営業職。新規顧客の獲得に向けて、昼間のほとんどは外出をしていました。

毎日の営業が忙しくて、いつも沢山の資料を持ち歩いて疲れ気味
#営業 #案件資料 #疲労感

今日も帰ったら、明日のプレゼン資料をまとめなきゃ

毎日、夕方に帰社してからメール チェックや資料確認などの事務作業を済ませます。そこからさらに明日の準備をするので、普段の残業は 3 時間ほど。

本当は平日も遊びに行きたいけど、そんな時間もないし…

そもそもなぜこんなに残業が多いのでしょう?
孫さんが改めて自分のスケジュール表を見てみると、 1 日の多くが移動時間で「仕事をしているようでしていない時間」に占められていました。

でも移動中は仕事ができないし、多少の残業はしょうがないのかも

そんな毎日が続いていたある日、孫さんは上司に呼び出されます。

大事な案件でミスが続いてしまい、上司から注意を受ける
#ケアレスミス #非効率

孫さん、最近ケアレス ミスが多いんじゃないか? なにか困っていることがあれば言ってくれよ

あ…すみません、、気をつけます!

たしかに、孫さんは残業が増えるたびにタスクの抜け漏れを起こすようになっていました。

そういえばこの前も、先輩に出先から資料を送るよう頼まれていたのに、クライアントとの打ち合わせをしたらうっかり忘れちゃって…

孫さんは大事な資料をすべて自分のノート パソコンのローカル環境に保存していました。

どうしてすぐ忘れちゃうんだろう?

自分なりに気をつけているつもりの孫さん。彼女には仕事をする上で足りないものがありました。

改善 残業ゼロにするために必要な
ワークフローの最適化」とは

うっかりミスを重ね、時間を浪費してしまう。そんな孫さんに足りなかったものは「ワークフローの最適化」でした。

なにかあるたびに気の向く作業から着手してしまうので、ワークフローが確立されず、いつまで経っても効率が悪いまま。
やり方のパターンを整えれば、優先順位づけも対応の手順もスムーズに進めることができ、いつやっても同じ成果が得られるようになります。

わたし、自分で思っているより「無駄な作業」が多いのかもしれない!

孫さんは業務における面倒をなくす「ワークフローの最適化」ができないか考えるようになりました。

実践 Dropboxで「めんどくさい」が減る。
業務の「ワークフローの最適化

孫さん、 Dropbox って使ってる?

以前、孫さんのミスを指摘した上司が言いました。

デスクで作業中に、上司に Dropbox のことについて聞かれる
#Dropbox #ワークフロー #効率化

はい、 Dropbox はスマホで使ってます!

ちゃんと PC と連携させてファイルを保存してる?
わざわざ PC を開かなくても、スマホで PC に保存しているファイルが見られるんだよ

(え! どういうこと?)

孫さんはそこで初めて Dropbox の機能を調べてみました。

なになに…「Dropbox では複数のデバイス間でファイルの共有・同期を簡単に行うことができる」…そうだったの!?

外出先で Dropbox のアプリを使ってパソコンの資料を確認
#Dropbox #スマホアプリ #同期

これまで資料の確認はいつも PC から行なっていた孫さん。 PC にしかファイルがないから外出先で確認ができないことに悩んでいましたが、 Dropbox ならスマホ アプリから資料を確認することができるのです。

オフライン フォルダ機能で地下鉄の駅でも簡単にファイルを確認
#Dropbox #オフラインフォルダ
#移動中

ファイルにオフラインでアクセスできる機能を使うと、タグを付けたファイルが Wi-Fi 接続、電話の電波がない場所でも確認できるようになります。地下鉄の利用が多く、さまざまな場所に移動する孫さんにもぴったり。
※フォルダごとオフラインアクセスできる機能はDropbox Plus、Dropbox Business、Dropbox Enterpriseより提供しております

ポップアップ通知

さらに共有フォルダで他の人と共有しているファイルをだれかが更新したら、ポップアップで通知。いつでも最新のファイルにアクセスできます。

わざわざ帰社してからファイルを開いてたのがウソみたい!

外出が多い孫さんは、移動時間がムダになっていると思っていました。
しかし、作業をマルチデバイス化できる Dropbox を使えば、すべての時間を業務に活かす「ワークフローの最適化」ができるようになったのです。

結果 Dropbox を導入した孫さんの 1 日

孫さん、『 7 つの習慣』は読んだことある? タスクの優先順位をつけるときは『重要度×緊急度』の組み合わせで考えるといいよ

上司のアドバイスにしたがって、孫さんは「緊急度が高くてあまり重要でないタスク」を出先からすぐ Dropbox で確認し、片付けるようになりました。

外でのちょっとした時間でもパソコンでファイルを確認
#Dropbox #マルチデバイス #効率化

重要じゃないのに放っておくと、ムダに緊急度が上がってしまうのね。 いままで外出先で確認できなかったから、確認漏れが増えてミスにつながっていたんだ…

PC でもスマホでもファイルにアクセスできるため、いつでもどこでも作業ができるようになった孫さん。リアルタイムでチームの進捗が追えたり、移動時にプレゼン資料をスマホで見て、リハーサルができたりするようになりました。

マルチデバイスで効率的に作業して、ファイルもクライントにすぐに共有
#Dropbox #マルチデバイス
#ワークフロー

その結果…

お先に失礼します!

軽い足取りで映画館に向かう孫さん
#Dropbox #ワークフロー最適化
#映画鑑賞

孫さんの残業時間は激減。毎週レディースデイは映画館に足を運ぶようになりました。

まとめ

残業するのは仕方ないって思ってた。必要なのは「ワークフローの最適化」だったんだ

孫さんのように外出が多い職種ほど、ツールのマルチデバイス化が必要不可欠。いつでもどこでも仕事ができる環境づくりが「ワークフローの最適化」につながり、結果的に残業時間の短縮を導きます。

今すぐ! マルチデバイス化しましょう!

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Dropbox をもっと使いこなして、残業ゼロを目指すぞ!

そう心に決めた孫さんでした。

さらに「Dropbox Plus」にアップグレードすれば、 Dropbox に保存できる容量が増えます。
データ共有の通信量も増すので、多くのファイルを管理・共有したいときにも最適。

複数人のチームで利用する場合は「Dropbox Business」をお試しください。
管理者機能がつき、高度なセキュリティを保ちながらチームの作業効率を高めることができます。

リビングで、お風呂上がりでくつろぎながら気になっていたドラマを観てる
#Dropbox #残業ゼロ #ワークフロー

やっと、気になってたドラマ観れた♪