1 段階上のデキるチームを作るために
「ツールの一元化」を徹底した

そう言われたくて、今日もネット ニュースをチェックしているのは、40 歳でアプリ開発事業のマネージャーをしている阿部さん。

阿部さんはマネージャーとして、個人パフォーマンスの向上を重視していました。個人が作業しやすい環境を保てるよう、チームで使用する作業ツールも特に決めていません。

そのため、チャットには Facebook メッセンジャーや Slack 、資料作成には PowerPoint 、 Keynote 、Google スライドとまさにバラバラ。みんなが好きに作業をできているのでチーム内から不満が出ることはありませんでしたが、阿部さんのチームは毎日そろって残業組。

作業ツールが統一されていないことで、どこに何の情報があるのか、誰も把握できない状態になっていたのです。阿部さんのチーム メンバーが増えれば増えるほど管理が煩雑になり、ブラック ボックスが増えていきました。

そう決めた阿部さんは、自分が使っている作業ツールを洗い出しました。その中でもファイル管理用としてメインに使っていたのは、 Dropbox でした。

阿部さんは Dropbox を 3 つの用途で使っていました。

チーム メンバーにもこれらの機能を共有するために改めて調べていると、Dropbox が作業ツールとしても多機能であることを知りました。

「コラボレーション機能」の 1 つに「共有フォルダ作成」があります。「共有フォルダ」とは、アクセス権限を持つユーザーとフォルダを共有できる機能。そこでは複数人が最新ファイルにアクセスすることができます。さらに、閲覧権限と編集権限をアカウントごとに分けることも可能です。

ファイルのバージョン管理もあるため、常に最新ファイルのみを置き、何かあったときだけ古いファイルを復元することができます。

ファイルを共有するときは、 Dropbox 共有リンクを送れば共有ができるので、メールでファイルを添付することも不要です。

Dropbox Paper は複数人でファイルを共有し、リアルタイム編集できる機能です。

会議中に Dropbox Paper を使用すれば、その場にいないメンバーもリアル タイムでディスカッションに参加ができる上、会議が終わったときにはその Dropbox Paper が議事録になっています。

Dropbox Paper にタグ付けされた担当者には、期日前になると通知メールが送られます。
タスクが完了してチェック ボックスにチェックをつけると管理者にも通知メールが送られるので、小規模プロジェクトにぴったり。

そうして阿部さんのチームでは作業ツールを Dropbox に一元化しました。すると、今まで頻発していた「あのファイルはどこ？」問題が一気に解決。作業効率が劇的に向上しました。

みんなマルチデバイスで同期するから、常に最新ファイルにアクセス。外出が多いメンバーもリアルタイムでチームと連携できるようになりました。

さらに Dropbox Paper でタスク管理をすることで、部下の作業効率も向上。部下の進捗がリアルタイムで追えるので、ホウレンソウの時間もカット。

クライアント ワークでも Dropbox が大活躍。容量が重いファイルでも USB や DVD を郵送することなく、オンラインで共有できるようになりました。

クライアントにそう聞かれたときも、遠隔削除機能をはじめ、多くのセキュリティ機能があり情報漏洩を防いでいるので安心です。

テキスト ファイルに文章を書くようにすばやく作成できるので、プレゼン準備期間が圧倒的に短縮されました。草案の段階でオンライン ブレストができるから質が高い内容をキープできています。

阿部さんのようにマネージャーの役職にある人ほど、 Dropbox で作業効率は飛躍します。

阿部さんのビジネスを飛躍させた 3 つのポイントはこちら。

こうして、 Dropbox を使いこなすことで本当に「アーリー アダプター」となっていった阿部さん。

定時きっかりにオフィスを去る『 1 段階上のデキるチーム』を作ることができました。

「Dropbox Plus」にアップグレードすれば、 Dropbox に保存できる容量も増加。データ共有の通信量も増すので、重いファイルをやりとりすることが多いチームでも、安心してファイルを管理・共有できます。

管理者機能がつき、部署ごとにチーム フォルダを作ることができるので、高度なセキュリティを保ちながらチームの作業効率を高めることができます。個人用とビジネス用でフォルダを分けて使えるので、プライベートのオンオフが乱れることもありません。