タイムラグをなくせばビジネスは爆速化する。
「シームレス作業」のススメ

こんな風に、残業が当たり前になっているとしたら、仕事の進め方を見つめ直したほうがいいかもしれません。

少しずつ残業が増えていき、次第に残業することを見越して 1 日の作業時間を考えるように。
そして残業時間はどんどん伸びていく…

とある企業で、ディレクターとして事業部を任されている 32 歳の須賀さん。彼は、まさにその｢残業ループ｣に陥っている 1 人でした。

残業が日常化している須賀さんは、帰宅が毎晩 22 時を過ぎ、家族から残業の多さを指摘されていました。

須賀さんの主な作業は、プロジェクトの進行管理。チームをまとめる場面が多く、会議のスケジューリングや資料の共有に時間を取られていました。

チームで使用している共有フォルダは、社内のファイル サーバー。
外出先からはアクセスができないため、全員が資料を確認するまでにタイム ラグが発生していました。

昼間は外出しているメンバーも多く、全員が揃うのを待つと、会議が夜遅くなることも…

須賀さんの会社では、社外にファイルを送るときはファイルをパスワード付きの zip にして添付したのち、別メールでパスワードを共有していました。

そう考えて、特に対策を打つこともなく毎日残業をつづけていました。

須賀さんはそれまで Dropbox をストレージ サービスとしてしか利用していませんでした。
容量の重いファイルを保存しておく場所。ただそれだけ。

そこで改めて Dropbox の機能を調べてみたところ、 Word や Excel などのファイルを仲間に共有し、共同編集できることを知ったのです。

Dropbox でファイルを共有するのはとても簡単。

Dropbox のリンクを相手に送るだけです。リンクの共有方法は自由だから共有リンクをコピーして LINE でポンッと送ることもできる上、相手は Dropbox に登録していなくてもOK。
テキスト、画像、動画、音声などのファイルを簡単に共有することができます。

メールに直接 zip ファイルを添付する必要がないので、メールが軽くなる上、容量の大きいファイルもストレス フリーでダウンロードできるんです。

須賀さんは早速、業務上のファイル共有に Dropbox を導入。チーム メンバーの帰社を待たなくてもスマホから資料を確認してもらえるため、シームレスに意思疎通ができるようになりました。

それまで修正が入る度、ファイルを zip にしてパスワードをかけてメールに添付して送信…と手間がかかっていたのが、今ではファイルを更新してリンクを送るだけ。無駄な時間がどんどん短縮されていきました。

共有できるのはファイルだけではありません。
複数のファイルを有したフォルダごと、相手に共有することができます。
チームで作業をするなら、ファイル一つひとつを共有するよりフォルダで共同作業をしたほうが意思疎通が早くなります。

こちらも操作は簡単で、 Dropbox アカウントを持っている相手を共有フォルダに招待するだけ。

ブラウザ上で Dropbox を開き、共有したいフォルダの「共同作業するユーザーを招待」をクリック。

共有したい相手のメール アドレスを入力します。このとき、相手の編集権限、閲覧権限、コメント権限が Dropbox 製品によって決定できます。
その後、任意でメッセージを入力して「フォルダを共有」をクリックすれば、相手にメールが送信されます。

共有フォルダを使えば、常に最新ファイルだけを置くことができるので、他の人が作業した内容を知らずに上書きして、ファイルが「先祖返り」することもありません。

そうして、須賀さんのチームではプロジェクトごとに共有フォルダを作り、プロジェクトメンバーと同じファイルを共有し、ファイルを送るときは共有リンクで送ることが当たり前になりました。
メールだけでなく、チャットや LINE などのあらゆる方法でファイル共有するようになり、コミュニケーションのスピードが格段に早くなりました。

クライアントとの打ち合わせでも、その場ですぐにフォルダを共有。決定までの段取りが早くなり、ビジネスがますます加速していきます。

チームや取引先との連携を高め、須賀さんの残業時間をあっという間に短縮した Dropbox。
ファイルを共有したり、共有フォルダを持ったりできるだけではなく、オンラインでファイルを共同編集することもできます。

「Dropbox Paper」というオンライン テキスト ツールを使えば、複数人がブラウザ上でリアルタイムにドキュメントを編集できるんです。
須賀さんも「Dropbox Paper」を会議用の資料に活用するようになりました。

ビジネスが加速したことにより、残業時間が圧倒的に削減された須賀さん。
もしあなたが「残業は仕方ない」と考えていたとしても、ビジネス ツールを変更するだけでワークライフ バランスは激変するかもしれません。

さらに「Dropbox Plus」にアップグレードすれば、 Dropbox に保存できる容量も増え、データ共有の通信量も増すので、より多くのファイルを管理・共有できます。
紛失したデバイスのファイルを遠隔削除したり、共有リンクのパスワード、有効期限を設定することで、よりセキュリティを高めることも。

「Dropbox Business」では管理者機能がついているので、高度なセキュリティを保ちながらチームの作業効率を高めることができます。