追手門学院大学、「Dropbox Business」を全学で採用

~新キャンパスの開設に合わせ、BYOD体制を本格始動、
約9,500名の職員、教員、生徒間で活用~

 

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世界初のスマート ワークスペースを提供する Dropbox(NASDAQ:DBX)の日本法人である Dropbox Japan 株式会社(本社: 東京都中央区、代表取締役社長: 五十嵐 光喜)は、本日、追手門学院大学(所在地:大阪府茨木市)が「Dropbox Business」を全学で導入したことを発表しました。同大学では誰もが最新資料を参照・共有できる環境を整備するとともに、自身のモバイルデバイスでの閲覧を推進することでペーパレス化も実現しています。

課題:
学外からアクセスしにくい既存ファイルサーバーが学生の柔軟な学びの阻害要因に

追手門学院大学は、人文社会科学系の総合大学として人材の育成に取り組んできました。近年は地元地域のスマートコミュニティプロジェクトに参画し、その一環として茨木総持寺キャンパスを設立。一大文教地域の創造を目指し、新たな一歩を踏み出しています。

茨木総持寺キャンパスの開設に当たり、同大学が新たな教育方針として打ち出したのが、新教育 “WIL” です。WIL とは Work Is Learning の略で、「行動して学び、学びながら行動する」の意。柱の 1 つに掲げたのが ICT 活用でした。

追手門学院大学 財務部 兼 図書館・情報メディア部 次長 村上道治氏は次のように述べています。

「スマートフォンが普及した現在は、若い人の “PC 離れ” が顕著になっています。ただ、社会人として働く上では、やはり PC スキルが不可欠。 そこで本大学は、学生の私有パソコンを講義で活用する BYOD (Bring Your Own Device) (*1)の導入を検討することにしました。新キャンパス の開設を機に、1 人 1 台の PC 環境を整備することで、教育環境の ICT 化を加速しようと考えたのです」

*1) BYOD (Bring Your Own Device) 個人が所有しているデバイスを持ち込み利用すること

そこで課題になったのが、講義などで扱うデータファイルの管理方法でした。従来はオンプレミス型のファイルサーバーによって、教員・学生が作成したデータファイルを保管・管理していました。学生は学内の PC 教室でレポートなどを作成し、ファイルサーバー内の個人領域に保存していたのです。

村上氏は当時を振り返って、次のように述べています。

「VPN 経由で学外からアクセスすることはできましたが、煩雑な手順が必要なためほとんど使われていませんでした。この状態では BYOD を導入しても学外での PC 利用が普及せず、大きな効果は期待できません。セキュリティを保ちながらどこからでも簡単にアクセスできる、新しいファイル管理の仕組みが必要でした」

解決策:
いつでもどこからでもクラウドにアクセスし、講義資料やレポートの内容を確認

同大学が、ストレージ環境のクラウド化を前提として方法を検討した結果、採用したのが「Dropbox Business」でした。導入に当たっては、当時日本で唯一の認定サービスパートナーであり、高い技術力を有すること、および Dropbox Business の自社での活用経験があることを評価して、SCSK 株式会社(*2)の協力を得ました。
*2) https://www.scsk.jp/

追手門学院大学情報メディア課 主任 元木 伸宏 氏は次のように述べています。

「コンシューマ向けの Dropbox を以前から使っており、多彩なファイル管理機能やユーザーインターフェース(UI)のわかりやすさなどは個人的に実感していました。加えて、 教育機関での採用実績が多いことがポイントとなり、これなら安心して導入できると感じたのです」

また同大学は、学生のメール基盤として Microsoft 365 ソリューションを活用しています。Dropbox Business がこれと連携可能で、シームレスなデータの保存・利活用が可能な点も、BYOD の推進につながる点として評価しました。さらに、Dropbox Business の機能にも注目しました。特にポイントになったのが、クラウド上のファイルを必要に応じて都度ダウンロードして利用する Dropbox の「スマートシンク」機能です。これを使えば学生の個人 PC の容量を圧迫しないため、BYOD のハードルを下げられると判断しました。

村上氏は次のように述べています。

「『保管したファイルを、いつでもどこにいても PC /スマートフォンで見られる』ようにするのが新しい環境に移行する最大の目的でした。Dropbox Business であればそれが実現できると感じました」

今後の目標:
学生・教職員を含め、学内の全インフラをDropbox に統合するよう検討

追手門学院大学では、SCSKとともに環境設定、データ移行といった作業を順調に進め、2019年春の新キャンパス開設と同時に Dropbox の利用を開始しました。まずは 2019年 4月に 1 年生全員を対象に BYOD をスタート。アカウントは教員にも配布しており、講義での資料配布などに Dropbox を活用しています。2020 年 4 月現在、ユーザー数は教員・学生を合わせて約 9,500 人となっています。

村上氏は次のように述べています。

「学生の活用度合いは個々人の学習スタイルや選択している講義によってまちまちですが、高頻度で学外から利用する学生もいるなど、導入効果を実感しています」

加えて、そもそもそうしたログや統計情報が取得できるようになったことも、Dropbox を導入してよかったことの 1 つとのことで、これにより「どのデータへのアクセスが多いか」「どういう使われ方が多いのか」といったことが可視化でき、利用環境の改善や最適化に生かせるようになっています。

元木氏は次のように付け加えています。

「さらに、ファイルのリカバリーが容易になったこともメリットです。ファイルの変更履歴が残るため、誤って削除してしまったファイルも簡単に復元できます。ランサムウェア等に感染した場合でもファイルを容易に復元できるため、我々管理者側の負担は大いに軽減されています」

来年以降も 4月に新入生が入るたび、新学年全員に 「Dropbox Business」のアカウントを提供し、BYOD を導入していきます。2 年後には全学生が Dropbox ベースの BYOD 環境で講義を受けられるようにする計画です。また、現在は既存のファイルサーバーを引き続き使用している事務職員についても、将来的にDropbox へ移行ができないか検討を進めています。

元木氏はその期待を次のように話します。

「すべての学生・教職員が Dropbox ベースのファイル管理に移行すれば、教員と学生の情報共有やファイル送受信、事務職員と学生とのコミュニケーションなどが一層円滑に行えるようになるでしょう。大学組織で扱うファイルは、学生の氏名や成績などの機密性が高い情報が多数含まれています。十分なセキュリティを維持しながら、BYOD のメリットを享受する最適な方法について、Dropbox Japan、および SCSK と一緒に検討しているところです」

村上氏は、さらに次のように述べています。

「数年前から他に先駆け、BYOD をスタートしてまいりました。今回のような新型コロナウィルス禍の中においても、大きなトラブルなくオンライン講義をスタートすることができました。今まで準備してきた LMS(学習管理システム)や遠隔会議システムもさることながら、オンライン講義が成功裏に進んでいる一つの要因に Dropbox は欠かせません。配布資料はDropbox、講義動画は別サービスに使い分けた運用をすることで、情報を整理し、各種システムへの負荷も分散でき安定稼働につながりました」

今回導入をご担当いただいた SCSK 株式会社 常務執行役員 IT マネジメント事業部門長 上田 哲也氏よりコメントをいただいております。

「このたび、追手門学院大学様が全学で Dropbox Business をご採用いただいたことで、弊社としても、教育環境のICT化の加速にご協力できたことを大変うれしく思っております。また、学生向けファイルサーバの移行(大量の個人データの移行)は、先進的な移行事例となり、今後、Dropbox Business の導入を検討されている教育機関の皆様にも、大変、参考になるものとなりました。弊社としましては、Dropbox 様と一緒に、引き続き、学生のより良い学びの環境づくりに、貢献して行きたいと考えています」

Dropbox Japan 株式会社代表取締役社長、五十嵐 光喜は、次のように述べています。

「このたび、SCSK様のご支援のもと、追手門学院大学様が全学で Dropbox Business をご採用いただいたことで、情報共有やコミュニケーションが円滑になっただけでなく、オンライン講義の運用にもご活用いただいていると伺い、うれしく思っています。多彩なファイル/コンテンツの活用基盤となる Dropbox Business ですが、今後とも教職員の皆様と学生、あるいは学生同士のグループワークをサポートすることで、どのような状況下でも学生が継続的に学べる環境づくりに貢献し続けていきたいと考えています」

以上

Dropbox Japan について
Dropbox は世界初のスマート ワークスペースとして、個人や組織が重要な業務に集中できるよう支援します。Dropbox の製品は、よりスマートな働き方を実現するために開発され、現在 180 か国以上で 6 億人を超える方々に愛用されています。米国カリフォルニア州サンフランシスコに本社を置き、世界各地 12 か所にオフィスを構えています。Dropbox の使命と製品については、dropbox.com をご覧ください。Dropbox Japanは、Dropboxの日本法人です。詳細は、 https://www.dropbox.com/ja/business または http://navi.dropbox.jp/ をご覧ください。