Dropbox Showcase を活用する 3 つの方法

たくさんのファイルをメールでクライアントに送ったのに、結局そのメールごと見過ごされてしまった。そんな経験はないでしょうか？

あるいは、クライアントが 5 つのファイルのうち 1 つしかダウンロードしてくれていなかったとか、送った作品が自分の名前なしで転送されていたというケースもあるかもしれません。

こうした問題は、単に手間を増やすというだけでなく、せっかくの作業成果を台無しにしてしまいます。

私たちがファイル共有の新しい形として Dropbox Showcase を作ったのはこのためです。作業の成果をより適切な形で共有できるようになります。Showcase は Dropbox Professional の機能で、Dropbox Business Advanced と Dropbox Business Enterprise のプランをご利用のお客様も先行アクセスでご利用になれます。

Showcase を使うことで、作品をプロらしく披露することができ、共有した後もリアルタイムで管理できます。では、Showcase を使って、ストレスなく大きな成果を生み出す 3 つの方法をご紹介します。

1. クライアントを感動させる

たとえば、あなたがマーケティングコンサルタントだとしましょう。ちょうど、小売事業新規展開のためのキャンペーンを立案したところです。ロゴのデザインを入れて、マーケットインサイトを打ち出して、予算や主要イベントのスケジュール作成まで終えました。ファイルの送信準備はできているのですが、メールの長い文面や大量の添付ファイルに埋もれてしまって、意図したメッセージを理解してもらえるだろうかと、一抹の不安が頭をよぎります。

Showcase を使えば、ストーリーに沿って順序立ててクライアントに説明できます。ファイルがたくさんあっても、思い通りに並べることができ、導入メッセージやファイルのキャプションをつけて、背景情報を添えるのも自在です。

冒頭にビデオを入れて、方向性を示すのもよいでしょう。その後で詳しい価格情報を説明すれば、クライアントにはキャンペーンの全体像をあらかじめ印象づけることができます。すべての情報をプロクオリティのパッケージにまとめて示すことで、メッセージをわかりやすく伝え、最高の印象を与えることができます。

2. 洗練されたポートフォリオを作る

あなたが幅広い実績を持つグラフィックデザイナーだったらどうでしょう。過去の作品は、あちこちに作られた古いフォルダの中や、ほこりをかぶった USB メモリに入っています。それだけではなく、作品が世に出る時には、あなたの名前やブランドロゴがない状態で出回ることもしばしばでした。

そこで Showcase の出番です。Showcase にファイルを追加しておけば、ファイルの内容を更新するたびに Showcase も最新の状態に保たれるので、最新版を探し回ることや、間違えて下書きを送ってしまうこともなくなります。

ほかにも、受信者ごとに Showcase をカスタマイズできるので、相手に合わせて少し変更するだけのために、全ファイルをアップロードしなくて済みます。

Showcase では、手元のファイルに名前やロゴ、ブランドイメージなどを入れておけば、対応するすべてのページに同じように表示されます。受け取った人が後で誰に送ろうとも、あなたの作品だということがわからなくなることはありません。

スマートフォンからも閲覧できます

3. アイデアを売り込む

最後の例は、起業家です。あなたには素晴らしいビジネスアイデアがあります。しかしパートナー候補や出資者に声をかけてみても、返信がなかったり反応が悪かったりして、途方に暮れてしまいます。はたして、ビジネスプランを最後まで読んでくれているのだろうか。担当者ではない人の目に触れただけということはないだろうか。そもそも、メールがきちんと届いていないのかもしれない。

こんな時は、Showcase を使ってアイデアを売り込んでみましょう。共有する Showcase ごとに、誰がいつ閲覧したか、ダウンロードしたかなどがわかります。注目度の高いファイルや、見落とされがちな部分についても把握できるようになるのです。ファイルが閲覧されるとメールで通知されるので、フォローアップの最適なタイミングもわかります。