2023年10月1日から始まる「インボイス制度」により、個人事業主を含むほぼ全て企業がシステム改修や体制整備をしなくてはならなくなります。実際に企業はどのような対策をとるべきなのでしょうか。本稿では、インボイス制度の概要や今後の影響、具体的な対策などについてわかりやすく解説していきます。
そもそも「インボイス制度」とは？
「インボイス制度」とは、請求書の発行や保存に関する新しい制度のことで、正式名称を「適格請求書保存方式」といいます。企業だけでなく、個人事業主やフリーランスを含む、原則「課税売上高が1,000万円を超える課税事業者」が制度の対象となります。
インボイスを発行することで、消費税の仕入額控除を受けることが可能となります。一方、インボイス抜きでは消費税を取引先に請求できなくなり、モノやサービスの「買手」として仕入額控除を受けることもできなくなります。
インボイスの発行には、あらかじめ登録申請書を税務署に提出し「適格請求書発行事業者」として承認され、それを証明する登録番号を付与される必要があります。こうした手続きを経て2023年10月1日以降、企業は消費税の課税事業者として登録番号を記したインボイスを発行することになります。
原則、インボイス制度のスタート後は、適格請求書発行事業者以外(免税事業者や消費者など)から行った課税仕入れに係る消費税額については控除を受けられません。しかし、経過措置として、2026年10月までの3年間は、免税事業者(年間の課税売上高が1,000万円以下の事業者)からの仕入れにつき80％控除可能、さらに2026年10月から2029年10月までの3年間は50％控除可能となっています。
インボイス制度のイメージ
書式設定、ワークフロー、システムの変更が必須に
現在多くの企業では、「区分記載請求書」という書類を使っているでしょう。インボイス制度スタート後は、区分記載請求書の記載内容にプラスして、登録番号（課税事業者のみ登録可）、適用税率、税率ごとに区分した消費税額等を記載します。
現在は、消費税10％のものと、軽減税率が適用された8％のものがあります。これまでの区分記載請求書では、税率ごとに区分して合計した対価の額だけの記載でよかったのですが、インボイス制度適用後は対価の額プラスそれに対応するそれぞれの消費税額を記載しなくてはなりません。
このようなことから、インボイス制度に備えて請求書の書式設定を変えておく必要があります。税額の計算方法も一部変わるため、内容をよく確認したうえで、システム側でも対応が必要です。
さらにインボイスを発行しない免税事業者からの請求書の処理と、インボイスを発行している事業者からの請求書教書の処理は分けることになるため、経理のワークフローに関するマニュアルの変更はもちろんのこと、システム面での変更についても考慮しなくてはなりません。
まず現在利用している経理関連システムが適格請求書と免税事業者等からの請求書との分類や、複数税率ごとの処理や、仕入税額控除の計算について簡易にできるかを確認します。そのうえで経理業務のフローをどこまで自動化できるのかについて点検し、必要であれば新しいシステムやサービスの導入を検討する必要があるでしょう。
インボイス制度を機に業務関連書類の電子保存を
インボイス制度では、受領したインボイスと発行したインボイスの控えについて7年間の保存義務があります。保存の方法は、電子帳簿保存法（電帳法）に則ったものでなくてはなりません。
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、電子保存の義務化について、2年間の猶予期間(2023年12月31日まで)が設けられ、引き続き紙での保存が可能となっています。ですが、今後のデジタル化や業務効率化を見据え、インボイス制度を機に、紙での処理が残っている企業でも取引関係書類の電子化を進めたほうがよいと言えます。
電子保存の義務化に猶予期間が設定されたことで、現在は、電子ファイルで受領、発行した書類についても印刷して他の紙の書類と一緒に保存しているケースもあるようですが、この際、そうしたルールは変更し、電子ファイル中心の管理方法に変更しましょう。
電子化されたドキュメントならば、正確に項目ごとのデータの抽出を行い、入力処理の手間も大幅に減らすことも可能です。このようなメリットからも紙で送られてきた請求書などについても、スキャナ保存して電子保存する方向で業務改善を進めるとよいでしょう。
また電子ファイルで保管することで、検索性が大幅に向上します。紙で請求書を保存している場合は、オフィスで保存しているものを探さなくてはなりませんが、電子化していれば、いつでもどこでも、セキュリティを担保した状態で探し出すことができます。
まとめ
電子化されたインボイスは、社内の経理・会計システム内に保存するのではなく、クラウドストレージを活用したサービスを活用して保存する方が利便性も高くなり、業務効率が向上するはずです。
ただし、セキュリティと管理のしやすさの観点を考慮してサービスを選定する必要があります。インボイスは企業にとっては重要な機密情報です。外部や資格のない社員が勝手に閲覧したり、コピーをしたりできないように守る必要があります。
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多くの企業にとってインボイス制度は、免税事業者からの請求書についての対応方法にそれぞれ変化があり、その方法によって、システム面での変更処理などが発生する可能性があります。しかし、経理処理をほとんど既存ソフトやシステムサービスなどで対応している場合は、請求書の書式の変更などにおいても対応に苦慮してしまうということはないはずです。
一方で、請求書の処理、保管を紙中心で行っている企業とっては、経理関連処理が煩雑になる可能性もあるため、これを機に、クラウドストレージサービスを活用して、電子ファイルを中心として処理に変えていく必要があるでしょう。このように普段の業務処理の仕方によって、「インボイス制度」への対応は異なってくるため、役所への手続きや従来の業務フローの変更だけでなく「ファイルの電子化」も念頭に置いて、業務改革を進めていくことをお勧めします。
