デジタルトランスフォーメーション（DX）の加速に伴い、データ、コンテンツの重要性がますます高まっています。現在では、サイバー攻撃の高度化・巧妙化が加速していることから、情報資産の対策も欠かせません。加えて、情報資産が社内に散在し、管理が煩雑になって、うまく利活用できずにいるケースもあることでしょう。このような課題の解決に有効なのが「コンテンツハブ」です。本稿では、そもそもコンテンツハブとは何かを説明するとともに、コンテンツによって情報資産をどのように管理できるかなどについて解説します。
DXの取り組みに欠かせない「コンテンツハブ」とは？
「コンテンツハブ」とは、業務上必要なあらゆるコンテンツを一元管理するとともに、いつでも、どこでも、どんなアプリケーションからでも、安全かつ効率的に活用できる仕組みをいいます。
このうち「ハブ」というのは、自転車の車輪のタイヤを支えるスポーク（細長い棒状のパーツ）が集まる中心部分を指し、これを中心に360度あらゆる方向にスポークが伸びています。これを模したコンテンツハブは、コンテンツを一か所に集め、それをあらゆる場所へと運ぶシステムといえます。
コンテンツハブには、データやコンテンツの活用に欠かせない機能が多数搭載されています。どんな種類のデータでも閲覧、編集ができ、さらに高いセキュリティに守られているため、不正利用や情報漏えいを防ぐこともできます。また一定の権限を持ったユーザーであれば、蓄積されたデータの編集、分析などを簡単に行える環境を整えており、自動化ツールなどとも連携可能です。
コンテンツハブは、DXに取り組む企業が増加するにつれ、データやコンテンツの重要性が意識されるようになってきたことで、大きくニーズが高まりました。ペーパーレス化や業務の自動化といった取り組みなどにおいても、多様な業務データやコンテンツをいかにして効率的に管理できるかが施策の成否に大きく関わってくるためです。
データを蓄積できる「プール」が業務のデジタル化に必要
DXの取り組みは各企業によってさまざまですが、例えば、ペーパーレス化でいえば、経費精算のデジタル化によって業務効率の向上が期待できます。領収書や交通費の精算処理をデジタル化することで、経理業務の負担が軽減できますし、蓄積したデータを分析することで、経費のムダを抑えるアクションを検討することも可能となります。さらに、経理データの処理プロセスをワークフロー等で自動化することで、さらなる効率化が可能になるはずです。
この経費精算のデジタル化を進める際に必要になるのが、デジタル化された領収書などのデータを格納する「データプール」です。このデータプールには社員全員をアクセス可能な状態しておき、さらにPCだけでなくスマートフォンなどのデバイスを問わずデータをアップロードできるようにする必要があります。また、スマートフォンで撮影した画像でもPDFでも、あるいは表計算ソフトのデータでも、基本的にどんなアプリケーションで作成されたデータ、コンテンツであっても受け入れられるよう、使い勝手にも気を配るのが大事です。
さらに蓄積されたデータを簡単に整理し、社内の誰がアップロードしたデータなのかをすぐに分かるようにする必要があります。さらに許可された者しかアクセスできない機密性の高い空間であることも重要でしょう。
ここまで経費精算のデジタル化を例にDXにおけるデータやコンテンツの重要性と、そのために欠かせないデータプールを説明しましたが、データプールには、ただデータをため込むだけでなく、データを整理したり分析したりといったデータを活用する機能も必要であることが分かります。これらの機能要件を満たすシステムこそ、コンテンツハブなのです。
埋もれがちなデータとナレッジを社内全体で有効活用
コンテンツハブは、経費精算だけでなく、各社員が通常業務で作成するあらゆるコンテンツをより再利用しやすい形で整理、蓄積するものとして役立てられるなど、使い方次第で多くのユーザーの利便性を高めてくれます。
組織で日々作成される顧客向けのプレゼン用資料やミーティング議事録といった業務コンテンツは、データの形態や大きさ、生成されるまでのプロセス、機密性などがバラバラです。これらのコンテンツのほとんどが、誰かの個人用フォルダの中に埋もれ、やがて消去されていきます。
そのため多くの企業では、こうした“データの海”に埋もれがちなコンテンツを有効活用できるよう環境を整えようとしています。
人手不足が本格化しているなか、つい最近まで業務の中心メンバーだった人たちが、ほとんどいなくなっているということも珍しくありません。現有メンバーで業務レベルを維持・向上させていくには、過去の蓄積という貴重な情報資産を守り、ナレッジとして有効活用していくほかありません。そのためにもコンテンツハブは重要な役割を果たすシステムといえるでしょう。
まとめ
Dropboxは、現代のコンテンツ管理のニーズを満たす製品です。
より使い勝手を高めつつ安全に利用できるよう、細かなアクセス制限をかけることができます。これにより、セキュアに外部スタッフへ情報共有するなど、利便性と安全性を両立したコンテンツ活用を実現できます。
またDropboxでは、データやコンテンツの収集・共有に役立つ機能として「ファイルリクエスト機能」を提供しています。これは、相手にファイリクエストを送信し、自身のDropbox に設定したアップロード専用の領域に、ファイルをアップロードしてもらう機能です。複数の相手に同時にファイルリクエストを送ることが可能で、なおかつファイルの送信者はお互いのファイルの中身が見えないので、安心してファイルを送ることができます。
これまでは、関係者からメールやチャットでファイルを送ってもらい、それを収集担当者が個別にダウンロードするという方法を取っていたため手間がかかり、ファイルの見落としリスクも発生していました。ですが、ファイルリクエスト機能によって収集作業の効率化が実現できます。なお、Dropboxのユーザーでなくても、ファイルをアップロード可能。また、ファイルのアップロードは専用画面を通して行われるため、相手は他ファイルを閲覧することができず、安全にファイルが収集できます。
さらに、長期間のデータ保管に対応したEVH（エクステンデッド バージョン履歴）アドオンを使うことで、ファイルを誤って編集、削除しても、最長 10 年分を復元できます。これにより、コンテンツの履歴管理やバックアップに関する課題を解消できるほか、監査やコンプライアンスにも容易に対応できるようになります。
もちろん、他のクラウドサービスとの連携も充実しているため、Dropbox上で、
GoogleドキュメントやMicrosoft Officeのコンテンツを活用、共有できるほか、Salesforce、Adobe、Autodesk、Slack、Zoomなどの主要なアプリケーションとシームレスな連携も可能です。これにより、利便性が大きく高められ、生産性向上も実現できるはずです。
このようにDropboxはコンテンツの「ハブ」であると同時に、ワークフロー全体の「ハブ」としても機能し、業務効率の最大化に貢献しています。安全かつ効率的なコンテンツ共有を実現したい方は一度ご検討ください。
