世界中のあらゆる業界でさまざまな規模のチームが Dropbox Business を使用して共同作業を行っています。
その数は、実に 30 万を超えています。それほど多種多彩なチームが、皆同じ紋切り型の管理、セキュリティ、導入アプローチで対応できるはずはありません。
本日は、AdminX イニシアティブの一環として、あらゆるタイプの Dropbox Business チームのために、データのセキュリティを効率的に管理できる新たなツールをご紹介します。
チーム管理をよりシンプルに
役割の変化、始まっては終わるプロジェクト、期間限定で参加するインターンや契約業者など、チームが流動化する傾向は高まり続けています。
唯一変わらないのは「変化する」ということです。
Dropbox はその状況を踏まえ、進化を続けるチームの管理に役立つ新機能を 2 つご用意しました。
まず、管理者が管理コンソールから直接、メンバーのデータ レポートを CSV ファイルにエクスポートできる機能です。
そこから、管理者は、役割、データ使用量、グループのメンバー設定、2 段階認証のステータスなどを含むデータを分析し、ソフトウェア予算の配分やセキュリティ監査といった社内プロセスを簡略化することができます。
もう 1 つは、チームからメンバーを削除するときに Dropbox Business アカウントを個人用アカウントに変換できる機能です。
削除されたメンバーは、チームが所有するフォルダにアクセスできなくなりますが、自分が所有する共有フォルダや共有を解除されたファイルおよびフォルダをそのまま保持できます。
これは特に、最初にチームに参加したときに個人用アカウントを Business アカウントに変換したチーム メンバーにとって便利な機能です。
ユーザー管理の強化
企業情報の保護は、管理者を常に悩ませる問題です。
Dropbox は共有リンクとチーム ディレクトリの管理機能を強化することで、この懸念を軽減します。
財務データなどの機密情報を共有する際によく懸念されるのは、渡ってはいけない人の手にファイルが渡ることです。
この問題に対処するため、Dropbox は共有リンクのダウンロードを無効にする機能を提供します。
この新たな機能を共有ファイルに設定すると、受信者のアクセス権限は dropbox.com か Dropbox モバイル アプリでファイルをプレビューすることに限定されます。
状況によっては、チーム メンバーから特定のユーザーが見えないように管理する必要があります。
たとえば、プロジェクト ファイルへのアクセスが必要なサポート管理者やベンダーなどです。
そこで Dropbox は、チーム メンバーの情報を保護できるようにディレクトリ制限を導入しました。
特定のユーザーにこの制限を設定することで、チーム メンバー リスト、アイデアの共有やコメントに表示されないように管理できます。
高度な導入ツール
企業の規模が拡大するのに伴い、新しいツールを効率的に導入する必要性は高まる一方です。
そこで、管理者が企業構成に最適な方法で Dropbox を導入できるように 2 つの追加機能をご用意しました。
新しいツールを迅速に設定できれば、社員は重要な仕事に早く取り組むことができます。
先行アクセス プログラムを通じて先月提供を開始したチーム向けの選択型同期機能を使うと、データを大量に所有するチームでも導入をスピードアップできます。
この機能では、ユーザーのパソコンに同期するチーム フォルダをデフォルトで指定できるため、時間を短縮し、コストのかかるハード ドライブの容量を節約することができます。
また、Dropbox Business の導入環境をより管理しやすくするため、メンバーの容量制限を設定できるようにしています。
管理者は、チームが予定の容量を超えないように上限を設定できるので、過度に容量を使用するメンバーがいないか心配する必要がなくなります。
Dropbox では、世界中のあらゆる規模の企業でご利用いただくため、このような新しいツールをご用意いたしました。
メンバーのデータ レポート、個人用アカウントの変換、ディレクトリ制限は、管理コンソールからご利用になれます。
また本日から、共有リンクのダウンロードを無効にすることも可能になりました。チーム向けの選択型同期は先行アクセス プログラムを通じてご利用ください。
メンバーの容量制限機能の提供については、今しばらくお待ちください。
