目次
1. オフィス以外でスムーズに作業するための環境づくり
Dropbox では、新型コロナウイルス（COVID-19）への感染拡大を防ぐための予防措置として、今後 2 週間、世界中の全社員に自宅で仕事をするように要請しました。私たちは、社員とその家族、そして地域の安全と健康を優先したいと考えています。
Dropbox は、チームが各地に分散していても、あらゆる場所から作業できるようなツールを設計していますが、3,000 名近くの社員が数日以上オフィスを離れるのは異例のことです。ほとんどの社員は度々リモート ワークをすることに慣れていますが、突然、完全にチームが分散した作業環境へ移行することになれば、今までにはなかった課題が生じます。私たちは、未知の領域へと足を踏み入れたのです。
問題は、物理的に同じ空間にいられないときに、どのようにして仕事を常に前進させ、細やかに連携をとり、関心を高めて意欲を維持するかということです。リモート ワークという選択肢がない業界や個人も多くあるなか、オンラインでの共同作業で仕事の大部分を継続できる業界にいるのは幸運です。そして私たちは、分散したチームが毎日直面する問題を解決するために、スマート ワークスペースの構築に注力してきました。
そこで私たちは、オフィス以外で働くことに順応しようとしている人々の助けとなることを願って、独自のプランを共有したいと考えました。IT チームが目指しているのは、この分散した新たな作業状況の中で、通常の職場と同じような環境をできるだけ継続することです。その目標を達成するため、社員への信頼と、プロジェクトを前進させ続けられるスムーズなテクノロジー体験、そして知的財産を保護するためのセキュリティのバランスを取ることを指針としました。この新たな課題に備えるため、次のことを優先しています。
2. 分散したチームに安全な作業環境を確保する
全員が在宅勤務をする際に、セキュリティと使いやすさのバランスが取れたネットワーク構築に関するベスト プラクティスは多くあります。ほとんどはすでに Dropbox で活用されていますが、新しいツールの使い方を学ばなければならない社員がいる場合、IT チームは新しいサポート システムの確立が必要となるかもしれません。
VPN
Dropbox では、社内プライベート ネットワーク上の最も機密性の高いデータへのアクセスを制限しています。この場合、VPN（仮想プライベート ネットワーク）を使用することで、自宅やカフェの公衆 Wi-Fi で作業しているときでも、機密性の高い情報にも安全にアクセスできます。VPN へのログオンは、価値ある追加のひと手間です。
2 段階認証
DUO、Authy、Google 認証システムなどの多要素認証アプリを使用することで、アプリケーションへのアクセスや機密情報へのログインの前に社員の本人確認を行うことができます。
パスワード マネージャー
1Password や LastPass のようなパスワード マネージャーを用意し、仕事に使用するすべてのデバイスにこのソフトウェアをインストールするよう社員に要請しています。そうすれば、使用する端末に関わらず、仕事で使うさまざまなログイン情報に簡単にアクセスできるようになります。
デバイス管理ソフトウェア
会社のサービスを利用するモバイル デバイスには、セキュリティと最新状態を確保するため、デバイス管理ソフトウェアを課しています。
必要な周辺機器
ノート パソコンの充電器、キーボード、マウス、マルチアダプター ドングル、ビデオ会議用のヘッドフォンなど、必要な周辺機器を家に持ち帰るよう全員に注意喚起しました。
リモート サポートのプロセス
リモート サポートのプロセスを策定することが重要です。これには、オンボーディングとオフボーディングの見直し、ハードウェアのニーズへの対応、IT サポートがデスクトップを遠隔操作できるソフトウェアの検討などがあります。事業を継続するには、リモートで利用可能にしておく必要があり、こうしたプロセスをおろそかにしないことが重要です。
3. コラボレーション ツールを活用して作業を進める
クラウド コラボレーション ツールは多くの社員が利用し、日々の業務で大きな役割を果たしていますが、完全に分散した作業環境では、さらに重要です。
ファイルの同期と共有
すべての作業をクラウドで行うことのメリットの 1 つは、どこでどのようなデバイスから作業していても、すべての情報にアクセスできることです（もちろん当社は Dropbox を使っています）。予期せずオフィスを離れなければならないときは、特に便利です。習慣として、オフィスを離れる前にローカル ファイルがすべて同期されているかを確認しますが、在宅勤務を始める前にも確認するよう、すべての社員に念を押しました。
クラウド ドキュメントでリアルタイムにコラボレーション
リアルタイムで共同作業できる共有ドキュメントにチーム メンバーを招待すると、全員で同じ情報を共有しやすくなります。コンテンツに直接コメントを付けると、フィードバックの前後関係がわかりやすいので、伝達ミスのおそれがなくなり、不要なメールやチャットのやり取りが減少します。
プロジェクトの管理と調整
私たちはオンライン共同作業ツールを使用して、1 つのドキュメントでプロジェクト プランや To-do リスト、タスク、タイムラインを作成し、進捗を確認しています。集まって会議をすることがなく、同僚のデスクに立ち寄って話すこともできない場合、作業を整然とスムーズに進めるには、こうしたツールが欠かせません。また、使用するアプリにすべて 1 か所からアクセスできるデジタル ワークスペースにより、ストレスなくツールを使い分けることができます。
連絡手段の一本化
会社全体の連絡と社員同士の連絡を行う手段を統一し、最新状況を確認できる場所がわかるようにして、常に情報を共有します。社員やチームにより好みもさまざまなので、指針を明確にすることが重要です。
ビデオ会議
Zoom などのツールを使用すると、1 対 1 の面談やグループ ミーティング、全員参加の会議などでリアルタイムの会話がしやすくなり、在宅勤務でも社員同士のつながりを保つことができます。
4. 信頼を築く行動をとる
同じ仲間と同じ仕事をする場合でも、バーチャルなチーム作業のぎこちなさに慣れるには、少し時間がかかるかもしれません。この状況を皆で無事乗り切るために採り入れているガイドラインをいくつかご紹介します。
定期的にミーティングの予定を立てる
作業のルーティンに定期的な 1 対 1 のミーティングを組み入れ、必要に応じて頻度を調整します。離れて仕事をしているときは、オフィスに集まっているときよりも頻繁にミーティングする必要がありそうです。
密にコミュニケーションを取る
立ち話や進捗報告がなければ、新たな決定事項や最新の状況をつい見逃してしまいます。ほとんどの人は、蚊帳の外に置かれていると感じるくらいなら、二重三重の方法で連絡してほしいと思っています。そこで、通常の状況よりも連絡を密にしようと計画しています。また、実際に会っていないために忘れている関係者がいないか、格別に注意を払うようにします。
時間について寛大になる
生産性レベルを維持するのは当然ですが、9 時〜 5 時というオフィス勤務ではないため、勤務時間が他の人とずれる社員がいるかもしれません。在宅勤務は、育児やその他の事情に影響を及ぼし、最も高い生産性をあげられる時間帯がずれてしまう場合があるのです。誰もが最高の仕事ができるように、プロジェクトで共同作業する際は仲間のニーズを尊重することをおすすめします。
ビジネス継続のための計画を周知する
Dropbox では、緊急時に必要不可欠な情報を社員に提供し、具体的な行動指針を示しています。
分散化した仕事環境という新たな現実に順応していくにつれ、今後もさらにリソースを開発していく予定です。こうした状況からの学びが明らかになった際は、また後日ご紹介します。Dropbox を活用して、作業場所を問わずスムーズに共同作業する方法については、dropbox.com/smart-workspace をご覧ください。
