新型コロナウイルスの影響によって、テレワークなどITツールを活用した新しい働き方が定着しつつあります。ですが、そのツール導入が応急処置的な対応だったケースが多く、withコロナの局面を迎えるにあたって、テレワークを高度化させるためのITツールを模索する動きも見られます。ビジネスの現場では、いまどのようなITツールが求められているのでしょうか。BtoB通販事業「ASKUL」の利用事業所を対象に調査した「職場でのITツール導入」の調査結果をもとに考察していきます。
コロナ禍でITツール導入の課題が表面化
アスクルが発行する『ASKULリサーチレポート vol.7』によると、2021年5月から6月にかけて「職場でのITツール導入」（※1）に関する実態調査をインターネットで実施し、2,693事業所から回答を得たとのことです。このレポートでは、サマリーで「新型コロナウイルス影響による働き方の変化で、ITツール導入の課題がようやく表面化した印象が強い」と述べています。以下で調査結果を詳しく見ていきましょう。
※1 アスクル株式会社 2021年8月23日発行「ASKULリサーチレポート vol.7」
多くの業種で「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」が必要と回答
まず、勤務先で導入の必要性を感じているITツールやサービスについて聞いたところ、全業種の合計で「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」が最も多く、22.7%でした。
これを業種別で見ると、「IT・情報・通信サービス」において「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」の必要性を顕著に感じていました。この背景について本レポートでは、テレワークが特に進んでいることから、他のツールよりも目立つ結果になったと分析しています。
「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」は、「士業・コンサル・専門サービス等」「不動産業」「電気・ガス・水道・鉱業・エネルギー」「出版・印刷・写真・デザイン・装飾」でも、比較的高い割合を示しています。このうち、「士業・コンサル・専門サービス等」と「出版・印刷・写真・デザイン・装飾」においては、同時に「ファイル共有サービス（オンラインストレージ）」のニーズが高いこともわかりました。
全体では上位5番目に挙がった「Web会議・テレビ会議システム」については、「教育」「介護・福祉」「士業・コンサル・専門サービス等」「各種組合・団体及び施設・機関」など、複数の業種で高い関心を示している一方、関心が低い業種もいくつか見受けられます。
そのなかでも、「Web会議・テレビ会議システム」のポイントが低くかったのが「販売・小売業」「サービス業」「医療機関・薬局」でした。これらの業種は、基本的に顧客と直接対面しサービスを提供するビジネスですので、ツールの必要性を感じていないと推察されます。
ただし、これらと同様に対面を基本とする「介護・福祉」においては、幅広いツールに必要性を感じていることが興味深い点です。特に「Web会議・テレビ会議システム」「人事労務（勤怠管理、経費精算、採用管理等）」「ファイル共有サービス（オンラインストレージ）」への関心が強く、「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」についても比較的高い興味を示しています。
考えられる背景としては、訪問サービスが多かったり、変則的な勤務体系が敷かれていたりすることから、スタッフの勤務実態把握や時間と場所が離れていても確実な情報連携が求められているのではないかと推測されます。
また、IT専任者がいないことも多く、新しいITツールの導入には積極的ではなかったものの、コロナ禍により可能な限り非接触で業務を行うという新たなニーズが生まれてきました。これをきっかけに、従来の働き方の非効率さを見直す機運も高まり、デジタル化によって業務効率化の実現や新しい働き方へとシフトすることの重要性について認識が深まってきていることも考えられます。このような背景により、多くの「介護・福祉」の企業で、業務改善や働き方改革の推進にITツールを活用していこうという意識の高まりが示されているのではないでしょうか。
加えて、介護施設の入居者と申込などをする家族が離れて暮らしている場合もあるため、施設とのやりとりの際にWeb会議を使ったり、申込書や誓約書などの書類のやりとりに電子署名ツールを使ったりと、介護・福祉分野ではITツールの利用価値がますます高まっています。なかには、感染予防の観点から介護施設の入居者との面会をWeb会議で行おうとする施設もあるようです。
各都道府県が実施する「介護サービス事業所・施設等における感染症対策支援事業等及び職員に対する慰労金の支給事業」でIT機器の購入費用等を後押ししていることも、関心を高めている一因と考えられます。
「導入前のツールの理解」と「導入後の使いこなし」を懸念
この調査では、ツールやサービスの導入前後における弊害についても調査しています。それによると、トップは「導入する際の費用の問題」で47.8%、以降は「導入するツールやシステムの理解度」が31.4%、「導入後に活用されるかがわからない」が25.0％と続きます。
すでにテレワークが拡大している業界と拡大途上の業界とでは、必要性を感じるITツールの種類に違いが見られるものの、幅広い業種において「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」または「ファイル共有サービス（オンラインストレージ）」に関心が強いことがわかりました。なかでも「士業・コンサル・専門サービス等」と「出版・印刷・写真・デザイン・装飾」、加えて「介護・福祉」においては、両方を導入したいと考えている企業が多いようです。
一方で、ITツール導入を阻害する要因としては、費用だけでなく、導入前後の活用に関して不安を抱いているようです。
まとめ
上述した「導入するツールやシステムの理解度」「導入後に活用されるかわからない」という不安に対しても、Dropbox と Dropbox Sign であれば解消することができます。
クラウドストレージである Dropbox は、直感的な操作性に定評があるため、ツール導入前後のハードルを難なく乗り越えられるはずです。また、デバイスとのファイル同期や共有機能に加えて、離れて働くチームのつながりを維持し、生産性向上を支援する機能もリリースしています。
一方、Dropbox Sign は、あらゆるドキュメントに法的に有効な署名を電子的に依頼し、法的拘束力のある署名を追加することができる電子署名ソリューションです。こちらも直感的に操作できる Web インターフェースを備えていることから、IT リテラシーを問わず使用することができるでしょう。
それぞれ優位性のあるソリューションですが、これらを組み合わせることでテレワークがよりいっそう効率化できます。Dropbox からそのまま Dropbox Sign で各種ドキュメントに署名、保存することができるので、契約書等のやりとりをシームレスなワークフローで安全かつ簡単に実施できるのです。
新しい働き方の実現に向けて、本格的な取り組みを進めるために、Dropbox と Dropbox Sign の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
■ASKULサイト内 調査レポート公開ページ「しごとごと」はこちらから
https://www.askul.co.jp/f/special/survey/
