近年のデジタル化・ペーパーレス化の流れを受けて、政府もまた関連する法制度の規制緩和に注力しています。その代表的なものの一つが「電子帳簿保存法」でしょう。「スマホでスキャンした領収書が証憑として利用可能になる」「電子署名が必要だったものが、タイムスタンプの付与で済むようになった」など、電子帳簿保存法ではさまざまな緩和が行われています。2020年10月の改正では、デジタルデータのさらなる活用が認められるなど、ペーパーレス化が進む経理業務の実状を踏まえた内容も盛りこまれました。さらに、2022年1月にも改正が決定しています。そこで今回は、「電子帳簿保存法」とは何かについて説明したうえで、2022年1月に適用される改正の目的や内容などについて解説していきます。
請求書や領収書などがペーパーレス化の障壁に
コロナ禍や働き方改革の推進などを受けて、多くの企業や組織でテレワークが普及することとなりました。また、国が警鐘を鳴らす「2025年の崖」を乗り越えるべく、DXを推進する動きも加速しています。そのビジネストレンドに追随するためには「ペーパーレス化」が欠かせません。ペーパーレス化を推進しなければ、紙の書類を必要とする業務がボトルネックとなり、DXを実現するうえで極めて重要となるデータ活用もできなくなってしまうのです。
この流れを受け、多くの企業がペーパーレス化に注力していますが、ここで意外と厄介なのが、いわゆる「国税関係帳簿書類」です。国税関係帳簿書類とは、国税に関する法律の規定に基づき保存をしなければならないと定められている書類のことであり、貸借対照表及び損益計算書などの決算書、棚卸表などの決算関係書類、請求書や領収書、契約書、見積書、預金通帳などの書類の総称です。
請求書を例に挙げると、取引先によって紙であったり、PDFであったりと、形式がさまざまなのに加えて、多数の拠点や部門にバラバラに届いているという企業も多いのではないでしょうか。これではペーパーレス化の恩恵を十分に受けられません。テレワークやDXを推進するにあたり、いかにして国税関係帳簿書類をデジタル化するかが大きな課題となってくるのです。
時代のニーズに合わせて改正を重ねる「電子帳簿保存法」
請求書や領収書といった国税関係書類のデジタル化に欠かせないのが「電子帳簿保存法」への対応です。1998年7月に施行を開始した「電子帳簿保存法」は、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存法等の特例に関する法律」と言い、国税にかかわる帳簿と書類を電子データとして保存する際の方法などが規定されています。同法施行前は、取引の成立を証明する紙の証憑類については、通常最低でも7年間の保管が必要でしたが、電子帳簿保存法に対応すれば、1年ごとに破棄できるようになりました。
電子帳簿保存法は、企業における業務上のニーズの変化などに合わせて改正を重ねており、なかでも重要な改正テーマとなるのが国税関係帳簿書類の「スキャナ保存」にまつわる改正です。当初の電子帳簿保存法では、紙の国税関係帳簿書類をスキャナで読み込んでデータとして保存するスキャナ保存は、一切認められていませんでした。ですが、2005年4月の「e-文書法」の施行を受けた法改正により、スキャナ保存が認められるようになりました。
とはいえ、この法改正でも、国税関係帳簿書類を電子保存・スキャナ保存するためにはかなり厳しい条件が設けられていました。1つは、領収書・契約書のスキャナ保存には、記載金額が3万円未満のものしか認められておらず、いちいち書類の仕分をしなければなりませんでした。そのため紙文書と電子文書が混在してしまい、管理が複雑化するというデメリットがありました。加えて、スキャナ保存には国税庁または税務署長の事前承認が必要であったり、スキャナで読み取る際に入力者等の実印相当の電子署名・タイムスタンプが必要あったりなど、さまざまな制約が設けられていました。このようなデメリットから、この頃のスキャナ保存制度はほとんど利用されていなかったのです。
その後、2015年3月、2016年4月と立て続けに税制が改正され、かなり法的要件が緩和されることとなりました。これにより、国税関係帳簿書類のスキャナ保存にまつわるハードルは一気に下がり、企業の間での法適用もかなり進むこととなりました。
2022年1月の法改正の4つのポイント
このように時代のニーズを受けて改正を重ねてきた電子帳簿保存法ですが、昨今のデジタル活用の進展を踏まえれば、まだまだ電子化適用の要件が多く残っているのが実情です。そのため、多くの企業では完全なペーパーレス化へと踏み出すことができませんでした。こうした現状を受けて、政府も電子帳簿保存制度のさらなる改正を進めており、2022年1月に予定されている法改正では大幅な要件緩和がなされる予定です。
2022年1月の法改正の大きなポイントとして挙げられるのが、「承認制度の廃止」「タイムスタンプ要件の緩和」「適正事務処理要件の廃止」「検索要件の緩和」の4点です。それぞれのポイントについて改正前と改正後を比較しながら解説しましょう。
●ポイント1：承認制度の廃止
改正前の現状で電子帳簿保存法を適用するためには、導入を希望する時期の3ヶ月前までに税務署まで申請書の届け出を実施しなければならず、また社内で電子化する要件を決定してから半年～1年程度の準備期間が必要といったように、承認制度が大きな負担となっています。
今回の法改正では、国が求める基準を満たし、さらに電子帳簿保存法に対応した機能を備えているスキャナや会計システムなどが準備できれば、速やかに電子保存の対応が可能になります。これにより、電子データ保存を進める企業の担当者にとって負担低減につながることでしょう。
●ポイント2：タイムスタンプ要件の緩和
改正前においては、国税関係書類をスキャナで読み取りした際には、受領者が自署したうえで3営業日以内のタイムスタンプ付与が不可欠となっています。
今回の法改正後は、スキャナ読み取りの際の受領者の署名が不要になるだけでなく、タイムスタンプの付与期間も3日から最長2ヶ月以内に変更されるので、担当者の対応にも余裕が生まれます。
●ポイント3：適正事務処理要件の廃止
改正前には、不正防止を目的とした内部統制として社内規程を整備する必要がありました。さらに、そのチェックのために紙原本を破棄せずに保存することも求められています。定期検査と相互けん制の適正事務処理要件の対応が必要であり、しかも事務処理担当者を相互チェックする意味合いから、2名以上での対応が必須となっています。
改正後には、事務チェック体制の緩和・原本の即時破棄が認められます。具体的には、相互けん制、定期的な検査および再発防止策の社内規程整備を行う適正事務処理要件が廃止され、原本についても、スキャナ後すぐに破棄が可能になります。
●ポイント4：検索要件の緩和
改正前における電子データの保存時には、必要なタイミングで内容を閲覧したり、データ管理ができたりするよう、検索機能を確保することが求められています。ここでは範囲指定や項目を組み合わせて設定できる機能の確保が必要であり、要件が複雑となりがちなのが課題となっています。具体的には、取引年月日、勘定科目、取引金額やその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できることが求められており、日付や金額に係る記録項目に関しては、その範囲を指定して条件を設定することも必要となっています。
改正後には、検索要件が年月日・金額・取引先のみになるなど要件が大幅に簡素化されるのです。保存義務者が国税庁などの要求によって電子データのダウンロードに応じる場合も、範囲指定や項目を組み合わせて設定する機能の確保が不要になります。
参照：令和2年12月発表 経済産業省「令和3（2021年度）経済産業関係 税制改正について」を基に作成
まとめ
このように、大幅な法改正により導入のハードルとなっていた要件等が緩和されることで、電子帳簿保存法を導入する企業は増えることが期待されます。それに合わせて、電子署名の利用やペーパーレス化を含め、バックオフィスのDXも進むことでしょう。
そこで、電子帳簿保存法の改正を前にして検討しておきたいのが「電子署名ソリューション」とクラウドストレージを組み合わせた活用です。
例えば、クラウド電子署名ソリューション「Dropbox Sign（旧名 HelloSign）」を活用すれば、雇用契約書、ローンの必要書類、NDA（秘密保持契約書）など、あらゆるドキュメントに法的に有効な電子署名を簡単に追加することができるようになります。ドキュメントには、一意の識別子がついた署名者のメールアドレスと署名日時が表示される編集不能の「監査証跡」が追加されます。
また、Dropbox Sign で署名した文書は、自分の Dropbox 上のフォルダにセキュアに保存することができます。さらに、Dropbox の特徴の一つである、全文検索やファイル種別による絞り込み機能を活用することで、必要なドキュメントをすぐに見つけることもできるようになります。Dropbox 内のドキュメントからアプリケーションを移動することなく Dropbox Sign で署名依頼を追加し、そのまま第三者へ送信することも可能です。ユーザー課金で署名依頼数は無制限の「Dropbox Sign Webアプリ」としてのサービス利用に加えて、外部システムとの連携を実現する「Dropbox Sign API 利用プラン」も送信数ベースの課金体系で提供されています。APIを利用すると、さまざまなアプリケーションやサービスに電子署名機能を組み込めるようになります。
Dropbox と Dropbox Sign の活用により、現在多くの企業で課題視されている「ハンコ出社」に伴う時間的なロスもなくなり、ペーパーレス化や働き方改革の推進にも寄与することでしょう。2022年1月の電子帳簿保存法改正に備えて、業務の中での非効率な点を洗い出してデジタル化・効率化の取り組みを検討してみてはいかがでしょうか。
