ITツールを活用して業務の効率化を図ることが不可欠となっていますが、ITツールを導入しても使い切れていない、あるいは初期段階でつまずいているという企業も少なくありません。そうした企業では、「導入自体が目的」になっていないでしょうか。そこで、本稿では、導入時につまずきやすいポイントを解説するとともに、どのようなフェーズを踏めば、ツールの社内定着化が進むのか解説していきます。
ITツール導入初期の課題とは
BtoB通販事業「ASKUL」が2021年5月～6月に実施した『DXレポート第2弾 「職場でのITツール導入」の実態調査』によると、「ツールやサービスを導入する際に、導入の前後で弊害となる事柄はありますか？」への回答で、「導入するツールやシステムの理解度」や「導入後に活用されるかわからない」が上位に挙がりました。
アスクル株式会社 2021年8月23日発行「ASKULリサーチレポート vol.7」
なぜ、このような回答になったのでしょうか。導入そのものが目的になってしまい、導入後に定着化させるための取り組みまで考えが及んでいないからではないでしょうか。
中小企業庁が発表した「中小企業のデジタル化に向けて」（※1）を見てみましょう。中小企業・小規模事業者でIT決裁権のある人を対象に尋ねたところ、「継続していないツールがある」と答えた人は38%にのぼり、その理由として「試してみたところ大きな効果を得られない（48.0%）」「機能の一部しか知らず使いこなせない（39.5%）」「操作が複雑で使いこなせない（30.2%）」といった回答が上位を占めました。このことから、社内での定着化に問題があるといっていいでしょう。効果が得られないという回答については、そもそも何をもって効果とするのか目的が定められていない、あるいは導入をゴールとした短期的な視野で捉えている可能性も考えられます。
※1 中小企業庁 令和２年７月発表「中小企業のデジタル化に向けて」
ITツールの導入を成功させるポイント
ITツールの準備フェーズにおいて重要なのは、「導入の目的を明確にする」ことです。ITツールには多彩な機能がありますので、まずは特定機能の使用を徹底してから、徐々に用途を広げていくことで、ユーザーの負担を減らすことができます。機能を決めるためには目的から逆算することが必要ですので、導入の目的は準備段階でよく見定めましょう。
また、経営陣にもプロジェクトへの関与を依頼しましょう。トップの意向は、ツールを浸透させるのに不可欠です。導入するツールによって生まれるメリットや変化についてメッセージを発信してもらうとともに、率先してツールを使ってもらうようにしましょう。
導入フェーズでは、パイロットユーザーを決めて少人数で利用を始めます。こうすることで、全社展開した際のトラブルを抑えることができるだけでなく、小さな成功事例を作ることによって、全社的な浸透を加速することが期待できるからです。
中小企業庁が発行する「中小企業白書」では、IT導入効果が得られた理由を次のようにまとめています。
中小企業庁「2018年版中小企業白書 第4章：IT 利活用による労働生産性の向上」
これによると、専任部署や担当者を設置することや、従業員教育といった施策も欠かせないことがわかります。これらは大がかりな手間や人的リソースを必要とするため、できる限り最小限にとどめられるITツールを選択することも重要です。
業務プロセスの見直しを合わせて行うことも大切だとされていますが、大がかりな取り組みになると現場に混乱が生じかねません。ITツールの導入経験が浅い企業においては、まず業務の一部をデジタル化することから始めてはいかがでしょうか。
経営層を巻き込み、社内定着化とペーパーレス化に成功
ここでひとつDropboxを採用し、ペーパーレス化に成功した事例を紹介しましょう。
石川県で自動車や自動二輪車などの部品生産を手がける株式會社月星製作所様では、全社的なペーパーレス化に着手し、会議の議事録や図面、帳票などの書類をデジタル化しています。途中、ファイルサーバーからDropboxへ移行したのですが、採用の理由として、「容量が無制限」なこと、「テキストファイルは、中身も含めて全文検索可能」といった機能を挙げています。ファイルサーバーでの運用時にも、常に何がしたいのか、何が課題なのか明確に意識し続けていたからこそ、こうしたニーズが出てくるのでしょう。
Dropbox導入後は、IT 運用管理を担う総務部門、開発部門、品質部門、社長・役員をパイロットユーザーとして利用を開始しました。新しいツールの導入に前向きで、積極的に活用してくれる部門・人からライセンスを配布したということです。なぜなら、初期段階で成功事例をつくることで、スムーズな全社導入が図れると考えたからでした。狙い通り、段階導入は順調に進み、現在は全社展開が完了しています。
Dropboxは、ほかにもさまざまな業務シーンで活躍しています。その一例が、Dropbox Paperのブレインストーミングへの活用です。同社では、人材育成施策の一環として、社長以下数名の社員によるコメント投稿型のオンラインディスカッションを実施しています。パイロットユーザーでもあった社長が、さらなる活用を積極的に進めていこうとする意思の現れではないでしょうか。
■株式會社月星製作所様の詳細はこちら
https://www.dropbox.com/ja/business/customers/tsukiboshi-case-study
まとめ
ITツールの導入にあたっては、まず目的をしっかりと定めることが社内定着化の第一歩となります。そうすることで成果の測定が可能になりますし、どうすれば使いこなせるようになるのか逆算して施策を打つことができるからです。このとき、そもそもユーザー教育を少なくできるようなツールを選定することも重要です。そして展開においては、パイロットユーザーから始めるなど段階的に導入していくことがポイントです。
Dropboxが高く評価されている理由の1つは、直感的な操作性です。多くの教育を実施しなくても、自然に使いこなせるようになることから、ユーザー教育やサポートを最小限に抑えることができます。
また同時に、ファイルサーバーを設置するよりも初期コストや運用の手間を抑えられるため、投資対効果が出やすく、「大きな効果を得られない」といったギャップが生じにくいのも特徴です。ライセンスのユーザー数も柔軟に変えることができるため、スモールスタートにも対応しています。誰でも簡単に使えてなおかつ、スムーズな全社導入が実現できるオンラインストレージをお探しの方は、Dropboxを検討してみてはいかがでしょうか。
■ASKULサイト内 調査レポート公開ページ「しごとごと」はこちらから
https://www.askul.co.jp/f/special/survey/
