知るほどに深い Dropbox アプリの導入 & 使いこなし術

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Dropbox の性能を十二分に活かすためには、パソコンやスマートフォンのアプリの活用は欠かせません。ファイルやフォルダをリアルタイムに同期したり、簡単な操作でファイルを人に渡せたり、グループでファイルを更新していくことができます。

ビジネスでもプライベートでも大活躍する、Dropbox アプリの導入方法と活用方法を、この記事で一気に解説していきます!

目次

1. Dropbox アプリを使いこなすとこんなことができる!
2. Dropbox アプリの導入方法|スマートフォン編
3. Dropbox アプリ(デスクトップアプリケーション)の導入方法|パソコン編
4. 仕事&プライベート Dropbox アプリ使いこなし例
5. よくある疑問と質問
6. まとめ

1. Dropbox アプリを使いこなすとこんなことができる!

1-1. パソコン、スマホ、タブレットからいつでも最新のファイルにアクセスできる

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Dropbox アプリを導入したパソコンやスマホで、Dropbox にファイルやフォルダを追加したり、Dropbox 内のファイルやフォルダの変更・削除を行うと、すぐにその内容が同期されるため、どのデバイスからでも最新のファイルにアクセスすることができます。

特に便利なのがパソコンの Dropbox アプリ(デスクトップアプリケーション)で、導入してパソコンとリンクさせると、ハードディスク内に Dropbox フォルダが自動生成されます。こちらのフォルダは見た目や操作は Windows や Mac といったいつものパソコンのフォルダと同じですが、自分の Dropbox と完全に同期されています。

よって変更が自動的に Dropbox に同期されるため、直接このフォルダ内で作業することで、確実にファイルを同期し続けることができます。

1-2. 複数の環境で作業をしても常にファイルは自動で最新に保たれる

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職場と自宅など、個人が複数のパソコンで作業することは今や当たり前になっていますが、かつては、すべてのパソコンで作業ファイルを最新に保つのはちょっと大変でした。作業途中のファイルをメールで送信したり、USB メモリを持ち歩いたり。

でも Dropbox アプリ(デスクトップアプリケーション)を用いると、特にこういった受け渡しを意識しなくても、常に最新のファイルがパソコンに保持された状態で作業ができます。

1-3. 1 つのフォルダやファイルを複数人で共同編集できる

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複数の人との間で 1 つのフォルダを共有することができます。参加者の誰かがファイルを追加したり、書類を更新したりすれば、参加者全員のパソコンの共有フォルダも同じ内容に同期されます。

1-4. ファイルやフォルダを簡単かつ安全に人に渡せる

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すでに Dropbox に共有しているフォルダやファイルは、Dropbox アプリ(デスクトップアプリケーション)を導入している状態で右クリック(Windows の場合)→「Dropbox リンクを共有」を選択するだけで、フォルダやファイルをダウンロードできる URL(共有リンク)がクリップボードにコピーされます。

そのままその URL をメールなどに貼り付けて送信するだけで、受け取った人は保存できます。この URL は発行した人と受け取った人以外は実質的にわからないため、ちゃんと管理すれば外部からアクセスすることはできません。

<共有リンクでファイルを送る 3 つのメリット>

(1)メールが重くならない
実際にファイルを添付しないので、添付ファイルの容量を気にせずにメールすることができます。

(2)添付ファイルをウェブブラウザ上で確認できる
Office ファイル、画像、動画、音声ファイルを送ったとき、受け手はダウンロードしなくても、ウェブブラウザ上でファイルの内容を見ることができます。

動画・音声ファイルは容量が大きいためダウンロードするのに時間がかかりますが、その手間を省いてパソコン、スマホですぐに視聴できます。

(3)SMS や SNS のメッセージからもファイルを送れる
ファイルの送信がメールだけでなく、チャットサービス、SMS、SNS のメッセージから簡単にできます。

1-5. カメラアップロードでスマホの写真や動画を即座にバックアップ & スマホの容量を節約できる

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スマートフォンやタブレットで撮影した写真や動画は、 Dropbox アプリのカメラアップロードという機能を使うことで、簡単かつ迅速に Dropbox に保存できます。本体の紛失や破損、機種変更時でも安心です。またスマホで撮影したファイルを、パソコンで使用するときにも便利です。

カメラアップロードした写真と動画はスマホ上で削除しても Dropbox に保存されているので、安心です。スマホの容量が少なくなったときに写真と動画を削除して容量を増やすこともできます。

カメラアップロードの詳細は「Dropbox のカメラアップロードでスマホの写真を簡単バックアップ」で詳しく解説しています。

2. Dropbox アプリの導入方法|スマートフォン編

2-1. iPhone、iPad の場合

(1)App Store にアクセス

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(2)検索窓に「dropbox」と入力し、表示されるアプリ名をタップ

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(3)「入手」ボタンを押してアプリをインストール

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(4)アカウントをすでに持っていれば「ログイン」、まだ持っていなければ「登録」をタップ

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2-2. Android の場合

(1)Google Play にアクセス

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(2)検索窓に「dropbox」と入力し、表示されるアプリ名をタップ

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(3)「インストール」ボタンを押してアプリをインストール

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(4)アカウントをすでに持っていれば「ログイン」、まだ持っていなければ「登録」をタップ

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3. Dropbox アプリ(デスクトップアプリケーション)の導入方法|パソコン編

Windows 7 を例に、パソコンの Dropbox デスクトップアプリケーションの導入方法を解説していきます。

(1)Dropbox のウェブサイトにアクセス

(2)ログインしていないか、アカウントを持っていない場合はこの画面に。登録かログインを行いましょう。また「アプリをダウンロード・ログイン」から、先にパソコン用アプリを入手できます。

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(3)アカウントがあり、ログインしている場合はこの画面に。右上の名前をクリックして表示される「インストール」をクリック

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なお、Windows 8 と 10 には、デスクトップアプリケーションとは別物で、ローカル環境にファイルを置くことなく Dropbox を操作できるアプリが提供されています(Windows 8 / 10 OS ならパソコン、スマホ、タブレットで使用可能)。

Windows 8 版アプリとWindows 10 版アプリは、Microsoft のストアから検索してダウンロードできます。

Windows 8 / 10 版 Dropbox アプリのダウンロードはこちら

このアプリについては、「Windows 10 で Dropbox を使いこなすためのスタートアップガイド」で詳しく取り上げています。

4. 仕事 & プライベート Dropbox アプリ使いこなし例

4-1. 職場や自宅、ノートと複数のパソコンがあっても USB メモリは不要!

フリーライターの中山さんは、自宅で原稿を書くことが多いですが、ときに編集部のパソコンで作業したり、取材先にノートパソコンを持ち込むこともあります。

そんな中山さんの悩みは、自宅デスクトップ、ノートパソコン、取引先パソコンと、日々作業する環境が変わる中でのファイルのやりくり。

自宅で途中まで書いた原稿を取引先で仕上げる場合などは、USB メモリにファイルを保存して移動するのですが、よくメモリを移動先のパソコンに忘れてしまいます。それを防止するため、メールでファイルを送信することも試しましたが、これはこれでファイルがたくさん増えてめんどうくさい。

中山さんのこの悩みは、パソコン版の Dropbox デスクトップアプリケーションをそれぞれのマシンに導入することで完全解決しました。常に Dropbox フォルダ内のファイルを更新することで、どの環境でも最新のファイルで作業できるようになり、USB メモリを抜き差ししたり、メールでファイルを送る手間がなくなったのです。

4-2. プロジェクトごとにフォルダを作り関係者で共有!

イベント企画会社で働く斉藤さんは、ファイルのやり取りにストレスを感じていました。

1 つのプロジェクトを立ち上げると、自社内では企画部、営業部、外部ではクライアントの担当者、制作会社、タレントの所属事務所の担当者と、様々な人たちと何度もファイルのやり取りをする必要があります。

これまでは斉藤さんがファイルの交通整理をしてきましたが、何十回も修正や変更が入るなかで、どうしてもミスが発生しますし、いちいちファイルを複数の関係者にメール送信する労力も無視できません。

そんなときに大学時代の後輩に教えてもらったのが Dropbox。プロジェクト専用のフォルダを作り、それを各関係者間で共同編集できる状態にするだけで、各人が自動的に最新版のファイルを使用することができます。

4-3. 大きなデータを送信する際には、すでに共有しているファイルのリンクを伝えるだけ!

音楽プロデューサーの清水さんは、いろいろなアーティストの楽曲制作を請け負っています。作詞作曲だけでなく、パソコン上で伴奏のデータを完全に作り上げるスタイルを取っているため、巨大なファイルをレコーディングスタジオに 1 日に何度も送ることもしばしば。その都度、1 回限りのファイル共有サービスにファイルをアップロードしてもいいのですが、それはそれで若干の手間。

清水さんはすでに Dropbox を使っていましたが、それまではあくまで自分のファイルをバックアップするだけでした。ですが、自分がすでに共有しているファイルなら、簡単な操作(Windowsなら右クリック → Dropbox リンクをコピー)で、知っている人だけがそのファイルにアクセスできる共有リンクを瞬時に発行できることに気づきました。これ以降、大きなサイズのファイル送信がぜんぜん手間でなくなりました。

4-4. 夫婦で家族写真を 1 つのフォルダに集めて共有!

鈴木さん夫婦は、生まれたばかりの子どもの写真や映像をとにかく撮影するのが好き。奥さんはスマートフォンで、旦那さんはデジタル一眼レフカメラで、子どもの日々の成長をどんどん記録しています。

ある程度記録を残していくと、とある悩みが出てきました。写真をどうやって管理しよう…と。

そこで鈴木さん夫婦は、奥さんが使っている Dropbox アカウントで一括管理することに。奥さんがスマホで撮影した写真や動画は、そのままカメラアップロード機能を使って保存。旦那さんがデジカメで撮影した写真のデータは、パソコンを通じて奥さんの Dropbox にカメラアップロード。これでスマホとデジカメで撮影した写真を 1 か所に集約することができました。

Dropbox のカメラアップロードは、撮影日が自動的に写真ファイル名になります。撮影したデバイスごとに分かれることなく時系列で写真が並ぶので、子どもの成長をしっかり感じることができます。

5. よくある疑問と質問

5-1. 共有したはずなのにできていない

100 MB のファイルを Dropbox に共有する場合、100 MB 分のアップロードが完了する前にパソコンをシャットダウンしたり、インターネット接続が途切れると共有したことになりません。

たとえば、たしかに家のパソコンで Dropbox フォルダにファイルを入れたはずなのに、会社のパソコンの Dropbox フォルダにそのファイルがない場合、転送が完了する前に家のパソコンを終了したパターン考えられます。

ファイルを転送中の場合、タスクトレイの Dropbox アイコンには青い回転マークが付きます。

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転送が完了したら、アイコンには緑色のチェックマークがつきます。

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5-2. パソコンの Dropbox フォルダ内のファイルを間違って消してしまいました

パソコンの Dropbox フォルダのファイルを削除すれば、同期されている Dropbox フォルダの中の同じファイルももちろん削除されます。ですが、Dropbox のゴミ箱からファイルを復元できます。

(1)タスクトレイの Dropbox アイコンをシングルクリックし、「Dropbox.com」を選択

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(2)上段バーのゴミ箱アイコンをクリックすると、削除したファイルも同じフォルダ内に表示されます。

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5-3. パソコンのカメラアップロードフォルダの写真を消したらスマホからも写真が消える?

カメラアップロード機能を使った、スマートフォン → Dropbox への写真転送は一方通行なので、Dropbox やリンクされているパソコンの Dropbox フォルダ内の画像を消去しても、スマートフォンの画像は残ります。

また、スマートフォンの画像を消しても、 Dropbox フォルダやパソコンのカメラアップロード内の画像はそのままです。

5-4. パソコンのハードディスクがいっぱいになってしまった

Dropbox Pro は 1 TB(1,000 GB)の容量を使えるため、アプリを使ってパソコン側にどんどんファイルを同期すると、パソコンのスペックによっては HDD や SSD を使い切ってしまうことも考えられます。

5-4-1. 選択型同期を活用

Dropbox のクラウド領域に保存されているファイルのうち、特にサイズが大きいものなどを選んで自分のパソコンに同期させないという手があります。

これは、パソコンと連動させないだけで、ファイル自体を破棄するわけではありません。そのため、同期を解除したファイルはパソコンからは消されますが、Dropbox 上にはちゃんと残ります。

(1)タスクトレイの Dropbox アイコンをクリックし、右上の設定ボタン →「基本設定」と進みます。

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(2)「アカウント」を選択肢、「選択型同期」をクリックすると、そのパソコンに同期するフォルダ、同期させないフォルダを選べます。

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5-4-2. サイズが大きいドライブに Dropbox の同期先を作る

ここ最近では、複数の記憶領域を持つパソコンも当たり前になってきています。Dropbox のフォルダはもっともサイズが大きなドライブに作りましょう。

特に意識せずに Dropbox を導入すると、Windows なら OS が入っている C ドライブに Dropbox フォルダが作られますが、これは後からでも移動が可能です。

(1)タスクトレイの Dropbox アイコンをクリックし、右上の設定ボタン →「基本設定」と進みます。

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(2)アカウントの「移動」を選択することで、Dropbox フォルダの場所を再設定できます。

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5-5. ファイルをもらうために送られてきた Dropbox の URL 先になにもない

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ファイルを送信した人が、共有リンクではなく、ブラウザ上で Dropbox.com からファイルが表示される URL を送付したなどの手違いで、URL の先にファイルが表示されないということがあります。

共有ボタンをクリックして共有用のリンクを表示するなどして共有リンクを作成して、送付してください。ファイルの共有方法については「Dropbox でデータを共有する方法に関して知っておきたい 7 つのこと」をご覧ください。

6. まとめ

Dropbox の機能を最大限に活かすためには、パソコンやスマートフォンのアプリ活用が必須です。シーンに合わせた便利な使い方はいろいろ、使えば使うほど新しい発見があるはずです!

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