Dropbox でデータを共有する方法に関して知っておきたい 7つのこと

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必要なファイルをクラウドに保存しておけるオンラインストレージをメインの機能として全世界で 4 億人の方にご利用いただいている Dropbox。

しかし、Dropbox にはオンラインストレージとしての機能だけではなく、様々な便利な機能があるのですが、そのうちの一つとして、フォルダや写真などのデータを他のユーザーに「驚くほど簡単に!」共有することができます。

この記事をお読みの方にも「Dropbox を使って同僚や友達にファイルを共有したいんだけどどうしたら・・・」という方もいらっしゃるでしょう。

そこで今回は、パソコン、スマホなどのデバイス別にデータの共有方法を分かりやすくご説明していきます。

今回の記事を参考に Dropbox の共有機能を最大限ご活用ください。

目次

1.Dropbox で共有できるデータの種類は?

2.やりたいこと別の共有方法の使い分け方

3.共有リンクでデータを共有する方法

4.共有フォルダを作って共有する方法

5.チームフォルダを作って共有する方法

6.Dropbox Pro(有料版)にアップグレードした場合の共有機能

7.法人での利用向け!ビジネス版 Dropbox(Dropbox Business)でファイルを共有する方法

1.Dropbox で共有できるデータの種類は?

Dropbox で共有できるデータの種類として、具体的には

  • テキスト
  • 音声
  • 画像
  • 動画

などのファイルデータと、これらを複数含んだフォルダデータを共有することができます。

リンクで上記データを共有したい方は、「2、リンクでデータを共有する方法」にて詳しく書いておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

また、共有フォルダを作ってそこにメンバーを呼んでデータを共有したい方は、「3、共有フォルダを作って共有する方法」を参考にしてみてください。

2. やりたいこと別の共有方法の使い分け方

Dropbox ではいくつかの共有方法があります。あなたがどのように相手と作業をしたいかで最適な共有方法を選ぶことができます。

2-1. ファイルを相手に共有したい場合

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メールにファイルを添付するようにファイルを送りたい場合は、共有リンクを使ってデータ共有ができます。

共有リンクを作成してメールにコピーすればメールの相手はファイルにアクセスできます。メリットとしてはメールが軽くなるのと、動画などのサイズの大きなデータの共有もストレスフリーでできることです。

2-2. 共同作業をしたい場合

dropbox-pc-103
複数人で共同作業をしたいときは、共有フォルダを使ってファイル共有するのが便利です。フォルダごと共有できるので、相手はそのフォルダに入っているファイルすべてにすぐにアクセスできます。

3.共有リンクでデータを共有する方法

Dropbox でのデータ共有は、パソコン、スマートフォンなど様々なデバイスから利用することができます。

それぞれの共有方法についてみてみましょう。

3-1.共有できる相手は?

Dropbox でデータを共有することから、Dropbox のアカウントを持っていないと共有できないと思われている方は少なくないのではないでしょうか。

実は、リンクでデータを共有する場合、Dropbox のアカウントを持ってない方、つまり誰にでもリンクでデータを共有することができます。

3-2.パソコンのブラウザ上で共有する方法

まず、「Internet Explorer」 や「Google Chrome」などパソコンのブラウザ上で共有する方法についてみてみましょう。

以下の手順にてデータを共有することができます。

3-2-1.ファイル名にカーソルを合わせます。すると下記画像のように右側に「共有」の文字が出てくるのでクリック

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3-2-2.下記画像のように、URL が表示されます。こちらをコピーしてメール、Facebook メッセージ、LINE メッセージすることでデータを共有できます

 

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なお、Dropbox Pro, Businessになるとリンクにパスワードと有効期限を設定することができます。セキュリティが気になる方には、安心な機能です。

3-3.パソコンのデスクトップアプリケーション上で共有する方法

パソコンの場合、ブラウザ上だけではなく、デスクトップアプリケーション上でも共有することができます。

以下の手順にてデータを共有することができます。

3-3-1.まず、Dropbox デスクトップアプリケーションをダウンロード

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3-3-2.Dropbox のフォルダを開く

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3-3-3.共有したいデータを右クリックすると、「Dropboxリンクを共有」を選択するとリンクがコピーされ、それをメール、Facebookなどにペーストして共有ができる

スクリーンショット 2016-02-02 15.29.52

パソコンだけではなく、スマホやタブレット上のアプリでデータを共有することも可能です。それぞれの共有方法についてみてみましょう。

3-4.iPhone、iPad で共有する方法

3-4-1.iPhoneデバイスからデータを共有する方法

まず、スマホアプリで共有する方法についてみてみましょう。

3-4-1-1.iPhone用アプリをダウンロードし、ログイン。ファイル一覧にて、共有したいファイルの下向き矢印を選択

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3-4-1-2.「リンクを送信」を選択

スクリーンショット 2016-02-02 15.43.07

3-4-1-3.下記画像の通り表示される方法(メール、Facebook など。リンクをコピーして LINE など送ることも可能)で共有

スクリーンショット 2016-02-02 15.44.22

3-4-2.Android デバイスからデータを共有する方法

Android デバイスを利用されている方も少なくないでしょう。 次は Android デバイスからデータを共有する方法についてみていきます。

3-4-2-1.Android デバイス用の Dropbox のアプリをダウンロード

3-4-2-2.画面の左側にある 3 本の横棒アイコンをタップして共有したデータにアクセス

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3-4-2-3.メインメニューから、共有データをタップし

スクリーンショット 2016-02-02 15.50.12

3-4-2-4.写真を選択した場合、右上のアイコンをタップ、もしくは長押し、共有する写真を選択し

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3-4-2-5.上部のツールバーにある共有アイコンをタップし、

  • メール
  • テキスト
  • メッセージ
  • Facebook

など共有方法を選択

スクリーンショット 2016-02-02 15.55.35

 

4.共有フォルダを作って共有する方法

Dropbox は共有フォルダを作ることによって、その共有フォルダに招待したユーザーにフォルダ内のデータを共有することができます。

4-1.共有できる相手は?

共有フォルダの場合、そのフォルダに招待されたメンバーに対して共有されます。もっとも、フォルダを共有するにあたっては前提として Dropbox のアカウントを持っている必要があります。

4-2.共有方法

共有したいユーザーを招待すれば、簡単にフォルダを共有することができます。

以下の手順にて作成することができます。

4-2-1.Dropbox のウェブサイトにログインして、共有したいフォルダにカーソルを合せて、「共同作業するユーザーを招待」をクリック

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4-2-2.共有したいユーザーのメールアドレスを入れ、「フォルダを共有」をクリック

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5.チームフォルダを作って共有する方法

Dropbox はチームフォルダを作成することでも、会社または組織のメンバー全員とフォルダ内のファイルを共有(共同作業と閲覧)することができます。

5-1.共有できる相手は?

チームフォルダの場合、そのフォルダに登録されたメンバーであれば、自動的に共有されます。もっとも、フォルダを共有するにあたっては前提として Dropbox のアカウントを持っている必要があります。

5-2.共有方法

共有フォルダを作ってデータを共有するには、まずチームを作成する必要があります。

以下の手順にて作成することができます。

5-2-1.Dropboxのウェブサイトにログインして、左側のサイドメニューをクリック

スクリーンショット 2016-02-03 17.57.36

 

5-2-2.「無料チームを作成」をクリック

スクリーンショット 2016-02-03 17.59.08

 

5-2-3.会社または組織名を入力

105-2-4.チームにユーザーを招待

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5-2-5.「チームを作成」をクリック

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6.Dropbox Pro(有料版)にアップグレードした場合の共有機能

ここまでご紹介した共有方法は Dropbox Basic (無料版)でも実行することができます。

ただ、Dropbox Pro にアップグレードするとさらに以下のような機能が使えるようになるので、気になりがちなセキュリティ対策を徹底することができます。

6-1.共有リンクでデータを共有する際にパスワードを設定できる

Dropbox Pro による共有のセキュリティ機能の一つ目としては、リンクで共有する場合に、パスワードを設定できることです。

パスワードを設定することで、リンクをクリックすれば誰でも見ることができるというものではなく、パスワードを知っている方だけがデータを見ることができるようになります。

これにより、データの情報漏洩を防ぐことができます。

6-2.共有リンクの有効期限を設定できる

また、「Dropbox Pro」では共有リンクの有効期限を設定できます。これにより、情報漏洩を防ぐことができます。

6-3.共有フォルダのメンバーの権限を個別に設定することができる

「Dropbox Pro」は共有フォルダでデータを共有する際に、メンバー個別に

  • 閲覧とファイルの編集を許可
  • 閲覧のみ許可

を設定できます。

6-4.共有できるデータの容量が増える

Dropbox Pro で共有できるデータの容量の上限はベーシック版の 10 倍です。Dropbox Pro を使うことでより多くのユーザーにデータを共有することができます。

なお、Dropbox Pro は月々 1,200 円(または年 12,000 円の一括払い)で利用することができます。

7.法人での利用向け!ビジネス版 Dropbox(Dropbox Business)でファイルを共有する方法

Dropbox のビジネスプランを利用して、チーム管理者やユーザー管理者は、企業内および外部のユーザーとデータを共有することができます。

7-1.Dropbox Business での共有の特徴

ビジネス向けの Dropbox はよりセキュリティが強化されているので、

  • 共有リンクにパスワードや有効期限を設定ができる
  • 共有フォルダに招待したユーザーそれぞれに権限を決めることができる

などの機能があります。

7-2.Dropbox Business のファイルの共有方法は 3 種類ある

ビジネス版 Dropbox のファイルの共有方法には以下の 3 種類があります。

  • 共有リンクでデータを共有する方法
  • チームフォルダを作成して共有する(自動的にメンバー全員に共有)
  • 共有フォルダを作成して共有する(メンバーを選定して共有)

共有リンクでデータを共有する方法については、「2、共有リンクでデータを共有する方法」をご参照下さい。

また、共有フォルダを使う方法については、「3、共有フォルダを作って共有する方法」と同様の方法で共有できます。

次の項目ではチームフォルダを作って共有する方法を紹介していきます。

7-3.ビジネスのチームフォルダを作成して共有する

ビジネスでデータを共有するには、まずチームフォルダを作成する必要があります。 チームフォルダを作成することでメンバーとなっているユーザーには自動的にフォルダが共有されます。

チームフォルダは以下の手順にて作成することができます。

7-3-1.管理者アカウントで「ログイン」して左側のサイドバーにある「管理コンソール」をクリック

スクリーンショット 2016-02-03 18.00.36

 

7-3-2.左側のサイドメニューにある「チームフォルダ」をクリック

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7-3-3.右上にある「新しいチームフォルダ」をクリック

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7-3-4.フォルダ名を入力して、「作成」をクリック

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以上のステップで自動的にメンバーにチームフォルダの内容が共有されます。

7-5.メンバーごとに権限の内容を変えることができる

Dropbox Business でも、各メンバーそれぞれ個別に

  • 共同作業と閲覧を許可
  • 閲覧のみ許可

を設定することができます。

まとめ

今回は Dropbox でデータを共有する方法にまとめていきましたがいかがでしたか?Dropbox には様々な共有方法があります。今回の記事が、ケースごとに適切な共有方法をご利用いただくためのご参考になれば幸いです。

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