より便利に使うために!Dropbox の同期に関して知っておきたいことまとめ

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現代社会では、多くの企業(特に中小企業)でオンラインストレージサービスが利用されています。もちろん、個人でも多くの方がオンラインストレージを利用しています。

そのようなオンラインストレージサービスの定番が「Dropbox」です。この Dropbox、その利便性が評価されて多くの方に利用されていますが、その利便性の 1 つが同期機能です。

今回は、Dropbox の同期機能について説明していきます。ご参考になれば幸いです。

目次

1. Dropbox の同期について

2.Dropbox で同期する方法

3.うまく同期できない場合の原因と対処法

4.同期を一時停止する場合

5.一部のフォルダのみ同期したい場合に!Dropbox の選択型同期機能について

1. Dropbox の同期について

1-1. そもそも同期とは?

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そもそも同期とは、2 つ以上の異なるデバイス間で、指定したデータ(ファイルやフォルダ)の内容を同じ状態に保つ機能です。

同期機能があると、例えば以下のようなケースで便利です。

会社でファイルを編集していたが、家に帰らなければならなかったので、仕事を家に持ち帰ることに。ファイルを USB に保存し、自宅で続きの作業を完了させ就寝したものの、朝急いでいたためにファイルを編集したUSBを忘れて出社してしまった・・・

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そんなうっかりミス、誰しもがあるのではないでしょうか?

このような場合でも、Dropbox の同期機能を使えば、家のパソコンで最新の状態のファイルを会社で閲覧できます(ただし、会社で Dropbox のアクセスを許可されていることが前提)。

1-2. 同期機能だけじゃない!Dropbox のメリットを整理

具体的に Dropbox のメリットを整理してみましょう。

1-2-1. 同期機能により様々なデバイスから同じデータにアクセスできる

先ほどご紹介したように、Dropbox の同期機能を利用すれば、パソコン、タブレット、スマホなど様々なデバイスから同じデータにアクセスすることができます。

1-2-2. 自動的にデータがバックアップされるのでデータの復元が簡単

Dropbox で様々なデバイスからデータを同期すると、自動的にそのデータはバックアップされます。そのため、「間違えてデータを消してしまった!」や「間違えてデータを保存してしまった・・・1 つ前の状態に戻したい」となっても簡単にデータの復元が可能です。

1-2-3. さまざまなデバイスの使用済み容量を抑えることができる

同期機能により様々なデバイスから同じデータにアクセスできることはお伝えしました。このデータはデバイス上ではなくクラウド上に保管されます。そのため、パソコンやスマートフォンなどにデータを置いておかなくても、Dropbox 上に保存しておけば、パソコンやスマホ上の容量を圧迫することなく、いつでもデータを見ることができます。

Dropbox を利用することで、パソコンやスマホの使用済み容量を大幅に減らすことができるのです。

2.Dropbox で同期する方法

次は Dropbox で同期する方法についてみていきましょう。

大きく分けて以下の 2 通りが考えられます。

  • 2-1. Dropbox 内に既にあるデータを同期する方法
  • 2-2. Dropbox 外のデータを同期する方法

では、それぞれについて詳しくみていきましょう

2-1. Dropbox 内に既にあるデータを同期する方法

Dropbox 内に既にあるデータを同期するには、特別な操作は必要ありません。ファイルを閲覧・編集して保存すれば自動的に同期されます。これは、パソコン(ブラウザ上でもデスクトップアプリケーション上でも)、スマホ、タブレットで同じです。

2-2. Dropbox 外のデータを同期する方法

次は Dropbox 外にあったデータを同期する方法について説明していきます。

基本的に Dropbox 上に同期させたいファイルやフォルダをアップロードするだけで同期されます。アップロードの方法はそれぞれ以下の通りです。

2-2-1. パソコンのデスクトップアプリケーションの場合

まずは Dropbox のパソコンのデスクトップアプリケーションの場合についてご説明します。デスクトップアプリケーションをインストールしている場合、ファイルウィンドウ内の左側に Dropbox フォルダがあります。こちらに同期したいファイルをドラック & ドロップするだけで同期されます。

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なお、デスクトップアプリケーション内のファイルが同期済みか否かは下記画像にてオレンジ線で囲ったマークが緑になっているかで判断できます。ここで注意して頂きたいのは、まったく同期をしていない状態でも「緑」アイコンなので、同期中にのみ青くなるので変更日の欄を確認しましょう。

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2-2-2. パソコンのブラウザの場合

次はパソコンのブラウザの場合です。

基本的にデスクトップアプリケーションの場合と同様です。ブラウザ上で Dropbox を開き、同期させたいフォルダ内に移動したいデータをドラッグ & ドロップしましょう。

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また、以下の画像の丸で囲んだアップロードボタンを利用することでも同期が可能です。

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2-2-3. iPhone の場合

Dropbox のアプリを開き、 右上のボタンをタップして、「ファイルをアップロード」を選択。その上で同期させたいデータを選択してアップロードしましょう。

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2-2-4. Android の場合

Android の場合には、Dropbox アプリの画面右下に表示されている「+」マークの丸い部分をタップします。その上で下記画像で囲った「ファイルをアップロード」をタップします。

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3.うまく同期できない場合の原因と対処法

パソコンのファイルが Dropbox でうまく同期できない場合があります。その場合大きく以下のような原因が考えられます。

  • 3-1. Dropbox アカウントとリンクされていない
  • 3-2. 保存したフォルダが Dropbox フォルダではない
  • 3-3. 同期がまだ完了していない
  • 3-4. Dropbox デスクトップアプリケーションが起動していない

3-1. Dropbox アカウントとリンクされていない

Dropbox のデスクトップアプリケーションとアカウントがリンクしていない場合、Dropbox フォルダにファイルをドラッグ & ドロップしても同期されません。

Dropbox アカウントとリンクされているかどうかは、Dropbox の基本設定の「アカウント」から確認しましょう。

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3-2. 保存したフォルダが Dropbox フォルダでない

保存したフォルダが Dropbox フォルダではない場合には同期されません。Dropbox の基本設定でフォルダの保存場所を確認しましょう。

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3-3. 同期がまだ完了していない

同期の対象になっているファイルの数が多い、またはファイルサイズが大きいなどの場合には、同期が完了するのに時間がかかる場合があります。

その場合、同期させたファイルに付いているマークの色を確認しましょう。青色の場合まだ同期中だということになります。

3-4. Dropbox デスクトップアプリケーションが起動していない

Dropbox デスクトップアプリケーションが起動していないと Dropbox フォルダに何を保存しても同期されません。その場合タスクバーに Dropbox のアイコンがあるかどうかを確認してください。

また、基本設定画面で「システム起動時に Dropbox を開始」にチェックを入れておくと自動的に起動するので起動忘れを防ぐことができます。

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4.同期を一時停止する場合

Dropbox は、同期の一時停止も簡単です。

4-1. Dropboxのデスクトップアプリケーションのアイコンをクリック

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4-2. 歯車のアイコンをクリック

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4-3.「同期を一時停止」をクリック

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以上の流れで同期の機能を一時停止させることができるのです。

5.一部のフォルダのみ同期したい場合に!Dropbox の選択型同期機能について

そもそも選択的同期とは、Dropbox 内の一部のフォルダのみ同期させることを言います。この機能を利用することで、すべての Dropbox 内のフォルダを同期するのではなく、一部のみ同期することになります。そのため、パソコンのハードドライブ内に置かれる Dropbox のデータも一部となるので、パソコンのハードドライブ内の容量の節約となります。

パソコンのハードドライブの容量が十分でなく、容量を節約したい方に便利です。では、具体的な方法について説明していきます。

5-1. パソコンのシステムトレイの中にある Dropbox のアイコンのマークをクリックした上で、表示された歯車のアイコンをクリック

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5-2.「基本設定」をクリック

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5-3. Dropbox の基本設定のウィンドウが開くので、アカウントタブをクリックし、「選択的同期」のボタンをクリック

スクリーンショット 2016-05-29 17.32.51

5-4. 選択的同期したい Dropbox 内のフォルダをチェック

以下の画像の通り、選択的同期したい Dropbox 内のフォルダをチェックします(デフォルトでチェックが入っています。チェックされているフォルダのみが同期されます。つまり以下のフォルダの「その他」「以前のアカウントにあった〜」は同期されません。その他のフォルダは全て同期されます。)。

スクリーンショット 2016-05-29 18.29.44

5-5. 選択的同期を解除する方法

選択的同期を解除したい場合(全てのフォルダを同期させたい場合)は、選択型同期をしたのと同様の手順で Dropbox の基本設定ウィンドウにアクセスし、アカウントタブの選択型同期ボタンをクリックして全てのフォルダについてチェックをすると、選択的同期が解除されます(結果全てのフォルダが同期されます)。スクリーンショット 2016-05-29 18.32.49

スクリーンショット 2016-05-29 17.33.31

まとめ

今回は Dropbox の同期に関してご説明しました。

Dropbox を活用することによって煩雑な作業の手間をこんなにも省くことができます。また、パソコンが壊れてしまった時でも自動でファイルを同期してくれるので、ファイルの損失の心配がなく、復元費用などもかかりません。

是非、Dropbox の同期機能を活用し、仕事を効率化していきましょう。

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