仕事で便利!エクセル(Excel)ファイルを共有する全手順

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エクセル(Excel)ファイルは仕事をしていく上で大変便利なソフトウェアですが、意外と知られていない便利な機能も多くあります。その一例がエクセルファイルの共有機能です。

社内で複数の人がひとつのエクセルファイルで共同作業をしようとしても、1 人のユーザーが開いていると、他のユーザーは読み取りしかできず大変効率が悪いと思われている方も少なくないでしょう。

このような場合はエクセルの「共有ブック」機能を利用することで、複数の人が同時にエクセルファイルを共有して編集作業ができるようになります。

今回は、

  • エクセル(Excel)ファイルの共有ブックの機能を利用して共有・共同作業する方法
  • Dropbox を利用してエクセルファイルを共有する方法

などについて解説していきます。ご参考になれば幸いです。

なお、この記事で紹介した設定方法は Excel 2007、Excel 2010、Excel 2013 に対応しています。

目次

1.エクセル(Excel)ファイルの共有ブック機能を利用して共有・共同作業する方法

2.Dropboxを使ってエクセル(Excel)ファイルを共有する方法

3.Dropbox 上の Excel ファイルについて共同作業する方法

4.Google スプレッドシートを使ってエクセルファイルを共有・共同作業する方法

1.エクセル(Excel)ファイルの共有ブック機能を利用して共有・共同作業する方法

まずは、エクセルの共有ブック機能を利用して共有する方法について紹介します。共有して編集することもできるようになります。

  • 1-1. 共有ブックとしてブックを設定する
  • 1-2. 共有ブックを編集する

具体的な流れは以下の通りです。

1-1. 共有ブックの設定手順

まず共有ブックの設定手順についてみてみましょう。

1-1-1.エクセルファイルを開く

1-1-2.ツールバーの「校閲」→「変更」→「ブックの共有」をクリック

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1-1-3. 次にウィンドウが表示されるので、「複数のユーザーによる同時編集を行う」を選択して「OK」をクリック

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1-1-4. そうすると、エクセルを保存する必要があるウィンドウが表示されるので、「OK」ボタンを押して保存

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このようにして共有ブックを有効化したエクセルファイルを開くと、タイトルバーのところには「共有」という文字が表記され、共有されていないエクセルファイルと見分けることができます。

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以上の流れで設定すると、エクセルファイルを複数人で同時に開いても、「読み取り専用」というウィンドウは表示されなくなり書き込みが自由にできます。共有ブック設定をしていると、一部制限はありますが、基本的には通常のエクセルファイルと同じように編集が可能です。

1-2. 共有ブックを編集する

続いて、共有ブックの編集方法についてみてみましょう。

1-2-1. 共同作業するエクセルファイルを開き「表示」のタブの「ユーザーの設定のビュー」をクリック

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1-2-2. 共同作業するユーザーを入れ「追加」をクリック

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1-2-3. 追加されたユーザーにより同時編集することが可能に

1-3. 他のユーザーと共同作業する方法

1-3-1. 変更した部分が他のユーザーと競合してない場合

既に共有しているエクセルファイルに書き込むなど編集して保存をすると、「ブックは、ほかのユーザーによって保存された変更で更新しています」という表示が出ることがあります。

この表示は、自分がファイルを保存する前に、他のユーザーが共有しているファイルに変更を加えて保存したことを意味しています。

他のユーザーが変更した部分には、メモという形で挿入され黄色など色の枠線によって強調されるようになっています。カーソルをその部分に合わせると、変更をしたのが誰で、いつどういう内容に変更したのかが分かります。

この場合には、普通に保存して問題ありません。あなたの行った変更と、他のユーザーによる変更が反映されることになります。

1-3-2.変更した部分が他のユーザーと競合した時

一方、自分が変更した部分が他のユーザーの変更と競合していた場合、あなたと他のユーザーの変更履歴が表示されます。この場合には、どちらかの変更を反映して保存するかを選べるようになっています。

1-4. 変更履歴を確認する方法

以下の手順にて変更履歴を確認することができます。

1-4-1. ツールバーの「校閲」→「変更」→「変更履歴の記録」をクリックして「変更箇所の表示」のメニューを選択します。

1-4-2. その次にウィンドウが表示されたら、「強調表示する変更箇所の指定」のチェックを全部外してオフの状態にします。さらに「変更箇所を画面に表示する」をチェックしてから「OK」ボタンを押します。

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上の図のオレンジ番号の意味は、以下のとおりです。

  • ① 変更を加えた部分をすべて強調するには、チェックを全部外してオフの状態にします。絞り込み検索をしたい場合には、それぞれのチェックボックスをオンの状態にして条件を選択します。
  • ②「変更箇所を画面に表示する」にチェックを入れて検索を行うと、自分が変更を加えた部分は青色、他のユーザーが変更を加えた部分は黄色で強調されます。
  • ③「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」にチェックを入れると、新規のシートが作成され、過去の変更履歴がすべて記録されます。

また、変更した部分をリスト化して並べることもできます。

なお、ウィンドウの「新しいシートに変更箇所一覧を作成する」にチェックを入れて「OK」ボタンを押します。以下のように新しいシートが作成されて過去の変更履歴がリスト化されます。

2.Dropboxを使ってエクセル(Excel)ファイルを共有する方法

先ほどはエクセル(Excel)そのものの機能としてファイルを共有して共同作業をする方法を紹介していきました。

実は、Dropboxを使って共有する方法もあります。

仕事上で Dropbox を利用されている方も少なくないでしょう。Dropbox に保存してあるエクセル(Excel)ファイルは以下の手順にて簡単に共有することができます。

2-1. PCのブラウザ上で共有する方法

まず、PCのブラウザ上で Excel ファイルを共有する方法についてみてみましょう。

2-1-1. Dropboxにログインし、共有したいエクセルファイルにカーソルを合せ、「共有」をクリックしてください

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2-1-2. 共有したユーザーの「メールアドレス」などの情報を記入し、「送信」をクリックすれば完了です

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2-2. デスクトップアプリケーション上で共有する方法

続いて、デスクトップアプリケーション上で共有する方法についてみてみましょう。

2-2-1. 共有したいファイルを右クリックして「Dropbox でリンクをコピー」を選ぶと、共有リンクの URL がクリップボードにコピーされる

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2-2-2. メール、テキストなどに貼り付ければ、後は相手に送付するだけで完了です。相手は送られてきたメールの URL をクリックすれば、ファイルを表示したり保存することができます。

なお、iPhone や Android などのデバイスからデータを共有する方法について詳しくは「Dropbox で Excel ファイルができることとは?知っておきたい 6 つのこと」を参考にしてみてください。

3.Dropbox 上の Excel ファイルについて共同作業する方法

Dropbox に保存してあるエクセルファイルを共同作業することも可能です。

以下にて Dropbox の保存先別に共同作業する方法について紹介していきます。

Dropbox のデスクトップアプリケーションフォルダーに保存している Excel ファイルであれば、ファイルを開けばそのまま修正することができますし、共同フォルダ内の共同編集する場合には Dropbox バッジが大変便利です。
具体的には、

  • リアルタイムでの閲覧者・編集者が分かる
  • 編集履歴が表示される
  • 同時にそのファイルを開いているユーザーがファイルを編集・保存したらすぐにファイルを最新バージョンに更新できる
  • 作業中のファイルを簡単に共有できる

など便利な機能があります。

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4.Google スプレッドシートを使ってエクセルファイルを共有・共同作業する方法

スプレッドシートは、スマホ、パソコンなど様々なデバイスから、場所問わずにどこからもアクセスすることができ、Excelファイルをアップロードして共有・共同作業することも可能です。

  • 4-1. エクセル(Excel)ファイルを共有する方法
  • 4-2. エクセル(Excel)ファイルで共同作業する方法

4-1. エクセル(Excel)ファイルを共有する方法

まず、スプレッドシートに保存してあるエクセル(Excel)ファイルを共有する方法をみてみましょう。

以下の手順にて簡単に共有することができます。

4-1-1. 共有したいファイルを開き、「共有」のボタンをクリック

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4-1-2. 共有したいユーザーのメールアドレスを入力して、「完了」をクリック

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4-2. エクセル(Excel)ファイルを共同作業する方法

続いて、他のユーザーとエクセル(Excel)ファイルを共同作業する手順をみてみましょう。

4-2-1. 共同作業したいファイルを開き、「共有」をクリック

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4-2-2. 編集者として共同作業したいユーザーのメールアドレスを入力し、「完了」をクリック

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4-2-3. 招待メールが届きますので、「スプレッドシートで開く」をクリックし、編集ができるようになる

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まとめ

今回はエクセルファイルの共有方法について書きましたが、いかがでしたか。仕事効率化のためにもぜひ利用方法をマスターし、活用してみてください。

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