1 度使い始めると手放せない!業務が捗るファイル共有サービス

  • 0
  • 0
  • 0
  • 0
  • 3

あなたは、ノートパソコン、デスクトップパソコンなどのデバイス間でドキュメント、写真、動画などのファイルを共有する際に、その都度メールに添付して送ること、もしくは毎回 USB を経由してファイルを移す手間を煩わしく思った経験はありませんか?

また、他の人にファイルを渡す際にメールで添付して送ろうとしたけど、ファイルの容量が大きすぎて添付できずにイライラしたという経験はないですか?

今回ご紹介する「ファイル共有サービス」を利用すれば、そんな煩わしいことから解放されます。

目次

1.ファイル共有サービスとは?

2.厳選!無料で使えるファイル共有サービス

3.その他ファイル共有サービス

1.ファイル共有サービスとは?

スクリーンショット 2016-01-29 14.28.34

ファイル共有サービスとは、インターネット上でドキュメント、写真、動画などのファイルを共有することができるサービスです。同一ユーザーのパソコン、スマホ間だけでなく、他のユーザーにも簡単にファイルを共有することができます。

ファイル共有サービスの代表的なものには Dropbox、Google ドライブ、OneDrive などがあります。使ったことのない人でも、これらのサービス名は一度は聞いたことがあるのではないでしょうか?

とはいえファイル共有サービスの何が便利なのかイメージがわかないと思いますので、利用するメリットについて具体的な活用シーンと共にご紹介します。

1-1. パソコンやスマホなど、様々なデバイスからインターネット上のファイルにアクセスできる

ファイル共有サービスによって会社用のデスクトップパソコン、持ち運び用のノートパソコン、スマートフォンなど異なるデバイスからインターネット上に置いたファイルにアクセスできるようになります。ファイル共有サービスを導入することでどのように便利になるのか具体的な利用シーンを見てみましょう。

ファイル共有サービス導入前

東京の会社で営業として働いている A さん。A さんは会社ではデスクトップパソコンを使っていますが、出張の時にはノートパソコンを使っています。

ある時、A さんは営業のプレゼンのために大阪へ出張しました。A さんは前日に会社でプレゼンのためのパワーポイントを作ったのですが、完成させることができず、滞在しているホテルでノートパソコンを使って完成させなければなりませんでした。

しかし、そのプレゼンのパワーポイントを保存した USB をデスクトップパソコンに挿したまま、東京の会社オフィスに忘れたことに気づきます。

その時、すでに 21 時を回っており会社には誰もいません。しかし一大事なので、会社の同僚に連絡し、会社に出向いてもらいパワーポイントのファイルをメールに添付して送ってもらいパワーポイントを完成させることができました。

ファイル共有サービス導入後

ある時、A さんはクライアントへ営業のプレゼンのために大阪へ出張しました。A さんは出張の前日に会社のデスクトップパソコンでプレゼンのためのパワーポイントを作りました。まだパワーポイントは完成していない状態でしたが、ファイル共有サービスの Google ドライブに保存しました。

A さんは、滞在しているホテルで出張用のノートパソコンでインターネットに接続し、Google ドライブを開いて保存していたパワーポイントを完成させました。

ファイル共有サービスを使うことで、上記例のような現に起きそうな面倒な自体に陥ることを防げます。異なるデバイスからインターネット上に置いておいた同一ファイルにアクセスできるようになるのはとても便利なことなのです。

1−2.複数人でファイルを共有できる

ファイル共有サービスではファイルを複数人で共有することができます。これが複数人で仕事をする際にとても便利なのです。

スクリーンショット 2016-01-29 14.43.32

たとえば記事を執筆する際には、記事の構成案を決める編集者と、構成案に沿って文章を執筆するライターがいるとします。

編集者はファイル共有サービス(例として Google ドライブ)上でライターと構成案を共有できるので、ライターにわざわざメールで送る必要がありません。

ライターは Google ドライブで共有されている構成案に沿って原稿を書き、原稿が完成したら Google ドライブに原稿を置きます。そして編集者はその原稿をチェックすることができます。

上記の例だと 2 人だけですが、5 人以上などの複数人でプロジェクトを進行するとなると、メールでファイルのやり取りをするだけでかなりの手間になってきます。そこで、ファイル共有サービスを使うことで、メールのやり取りの手間が省けて業務を効率化できます。

1−3.大容量のファイルを簡単に共有できる

メールでは数GBの大容量のファイルなどは送れない場合があります。しかし、ファイル共有サービスを使用することで大容量のファイルでも他のユーザーと簡単に共有できます。

例えば Dropbox を使えば、共有リンクを発行してそのリンクをメールや Facebook メッセージで送ることでファイルを共有できます。

2.厳選!無料で使えるファイル共有サービス

さて、ファイル共有サービスがいかに便利なものかご紹介してきましたが、実際どんなファイル共有サービスがあるのでしょうか。この項目では、代表的な無料で使えるファイル共有サービスをご紹介します。

2-1.Dropbox  −ファイル共有サービスの定番!使いやすさで選ぶなら−

1

URL: http://www.dropbox.com/

  • 無料容量:2 GB(他のユーザーを招待することで最大20 GBまで容量アップ)
  • 有料容量:1 TB(1,000GB:月額1,200円、もしくは年額12,000円)
  • ビジネス版容量:1TB〜必要に応じて容量追加することができる(1ユーザー:月額1,500円、ユーザー数5人からの申込みとなるため、月額7,500円)

Dropbox はシンプルさが特徴です。無料容量は 2 GB と少な目ですが非常に簡単に使うことができます。ファイル共有サービス初心者向けのサービスといえます。さらに、デスクトップアプリケーションをダウンロードすることで、パソコン内のファイルが自動的にクラウド上のものと同期されて大変便利です。また、最近では Microsoft と連携したことで、Word や Excel などのファイルを Dropbox 上でオンラインの状態で執筆、編集、保存ができるようになりました。

2-2.Google ドライブ −Googleのサービスを使っている方向け−

1

URL: https://www.google.co.jp/intl/ja/drive/

無料容量:15 GB

有料容量:以下の表の通りです。

1

出典:https://support.google.com/

Google ドライブは名前の通り Google が提供しているファイル共有サービスです。Google ドライブの特徴は Google が提供する Google ドキュメント、Google スプレッドシートなど Google のサービスと相性が良いところ。オンラインで Google ドキュメントを使って文書を執筆、編集して、それを Google ドライブに保存することができます。また、Google ドライブを利用するためにアカウントを作成すれば、ファイルを簡単に共有することもできます。

2-3.OneDrive −Microsoftのサービスを利用している方向け−

スクリーンショット 2016-02-15 20.08.08

URL: https://onedrive.live.com/about/ja-jp/

  • 無料容量:5 GB(以前は 15 GB だったが 2016 年より 5 GB に縮小)
  • 有料容量: 50 GB 分の追加(月額 170 円)

OneDrive はマイクロソフトが提供するファイル共有サービスです。特徴は Microsoft アカウントを保有している場合、Word や Excel などのファイルを OneDrive 上でオンラインの状態で執筆、編集、保存ができるところです。また、スマホやタブレットに Office アプリ(Word や Excel など)をインストールしていれば、 外出先でもOffice ファイルを編集できます。

3.その他ファイル共有サービス

上記 3 つのファイル共有サービス以外の他の共有ファイルサービスも簡単にご紹介しておきます。

3-1.iCloud Drive

online-storage-recommended-29

URL:http://www.apple.com/jp/

無料容量:5 GB

Apple が提供しているファイル共有サービスです。iCloud を使えるデバイスは、iOS8 以降を搭載する iPhone、iPad、iPod touch、OS X Yosemite 以降を搭載する Mac、Windows7 以降が搭載されWindows 用 iCloud がインストールされている WindowsPC。Safari6、Firefox22、Google Chrome28 以降の条件をクリアしているものとなります。

3-2.BOX

スクリーンショット 2016-02-15 20.11.58

URL:https://www.box.com/

無料容量:10 GB

特徴は日本語にも対応しているところや、ファイルを共有している人に対してファイルに対して伝言コメントを残すことができるといった細かな設計がビジネス向け仕様となっているところです。

3-3.Amazon Cloud Drive

スクリーンショット 2016-02-17 16.00.50URL:http://www.amazon.co.jp/

無料容量:5 GB

Amazon が提供しているファイル共有サービスです。Amazon のアカウントを持っていれば簡単に使用することができます。他の人とのファイルを共有する機能はありません。

3-4.番外編:ファイル転送に特化したサービス

大きめのファイルを一定期間の間だけ共有することに特化したサービスもご紹介しておきます。

3-4-1.GigaFile便

スクリーンショット 2016-02-17 16.02.06

URL:http://gigafile.nu/

無料容量:50 GB

これまでご紹介したファイル共有サービスと少し異なるのがGigaFile便です。このようなサービスは一般的にファイル転送サービスと言われています。1 ファイル 50 GB までのファイルをGigaFile 便上にアップロードし、異なるデバイス間、他の人と一定期間の間(7 日間)共有することができます。ファイルは 7 日後、自動的に削除されます。

3-4-2.firestorage

スクリーンショット 2016-02-17 16.03.08

URL:http://firestorage.jp/

無料容量:2 GB

特徴はシンプルに他の人にファイルを共有できる操作性、ファイルにアクセスするためにはパスワードが必要なように設定できたりとセキュリティ面が充実してるところです。

まとめ

ファイル共有サービスで異なるデバイス間、複数人でファイルを共有できることの良さを理解していただけたでしょうか。メールでのやり取りやファイルを移すことの手間を省けるところが最大のポイントです。ファイル共有サービスを一度使うと、きっとその便利さから使い続けるようになることでしょう。

ご紹介した実際のファイル共有サービスは多くの人に利用されており、すぐに利用いただけるものですので、一度使ってその便利さを実感していただければと思います。

Dropbox 社員たちの Dropbox の使い方
ebook 無料ダウンロード

Dropbox 社員たちが Dropbox を仕事でどのように使って、仕事効率を上げているのか気になりませんか?
5人の Dropbox たちの使い方をまとめた ebook を無料でご提供させていただきます。
是非ともダウンロードください。
ebook_icon_small

ebookをダウンロード

PAGETOP