グループ全体のスケジュール管理を無料かつ簡単に今すぐ始める方法

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グループ全体のスケジュールを管理するための方法やツールを探したい、できれば無料で始めてみたいとお考えですか?こうしたニーズに応えるためのツールとして広く普及しているのがグループウェアで、もちろんスケジュール管理もお手の物です。

この記事ではグループのスケジュール管理をする意味とメリットを解説した上で、それを実現するために無料で利用できるおすすめグループウェアをご紹介していきます。グループウェアを導入した上でスケジュール管理だけでなく業務全体を改善していくステップも解説していますので、ぜひ最後までお読みください。

目次

1. グループ全体のスケジュール管理で仕事がこんなに改善される
2. 今すぐスケジュール管理を始められる無料グループウェア 4 選
3. グループウェアでスケジュール管理をスマート化するための 4 ステップ
4. まとめ

1. グループ全体のスケジュール管理で仕事がこんなに改善される

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1-1. グループでのスケジュール管理が単独のスケジュール管理と違う点

仕事に限らず何らかの社会的な活動をしている人であれば、スケジュール管理は必要不可欠なものと言えるでしょう。組まれている予定の多くには他の人との関わりがあるので、予定を忘れてしまうと他の人にも迷惑が掛かってしまいます。それを防ぐためにあるのがスケジュール管理で、長らく手帳やメモなどを使った手書きによる管理が主流となってきました。

ビジネスの現場では、スケジュール管理にデジタルツールが広く普及しています。手書きによるスケジュール管理では難しかった機能がその普及を後押ししているわけですが、その中でもグループ全体のスケジュール管理ができるという点はとても大きいでしょう。

管理職の立場にある人がメンバーそれぞれの状況や仕事の進捗などを管理するのは簡単ではありませんが、複数の人のスケジュールを登録してそれをリアルタイムに把握できる仕組みが登場しました。それが、グループウェアです。

グループウェアには他にもメンバー間での情報共有やタスク管理、コミュニケーションなどさまざまな機能がありますが、やはり管理者にとって不可欠なのがグループ全体のスケジュール管理機能です。

いわゆる縦割り行政の弊害は、情報の伝達や指示系統が縦の一線になっているため、隣の部署であっても連携が取れずムダが多くなることです。メンバーが単独でスケジュール管理をしているだけでは横断的な情報の共有が難しく、縦割りになってしまいがちです。

グループ全体のスケジュール情報を共有できることで得られるメリットはとても大きく、グループウェアの普及はそれを裏付けています。

1-2. 知りたいのは、グループ全体の進捗と状況

管理職の立場にある人はもちろんのこと、そうではなくても現在進行中のプロジェクトが全体としてどのように進んでいるのかを知ることは重要です。なぜなら、自分の仕事は順調に進んでいても他のメンバーが取り組んでいる仕事に遅れが生じることで次の仕事に取り掛かれないという事態も考えられるからです。

プロジェクトの全体像が見えると、そこから課題が見えてきたり、その改善策が得られることもあります。プロジェクトの進行をよりスマート化する意味でも、グループ全体のスケジュール管理には意義があります。

1-3. 管理業務の省力化、スマート化

メンバーが多くなればなるほど、管理業務は膨大なものになります。全てのメンバーの進捗を的確に把握して、それに応じて指示を出すという作業は決して簡単なものではありません。

完璧を求めれば求めるほど作業量は多くなり、それゆえに慢性的な残業の増加にもつながります。グループウェアを活用して情報を共有することで管理業務は大幅に省力化され、しかも正確性も向上するため残業を減らすという直接的なメリットにもつながります。

1-4. 漏れや遅れといった問題を予防

人間のやることにはミスが付き物です。ミスは発生するものという意識を持つと、どうやってそれを補うかという発想になります。

全体像が見えないスケジュール管理だと管理職もしくは個々のメンバーの誰かが漏れや遅れを生じさせる可能性が残り、しかもその発覚が遅くなるために重大な事態に発展することもあるでしょう。

グループ全体のスケジュール管理にデジタルツールを用いることは、こうした漏れや遅れを未然に防ぎ、仮に発生したとしても早期にそれを察知することで問題を最小限に食い止める効果が期待できます。

1-5. 報連相が徹底される

ビジネスにおいてとても重要な報告、連絡、相談という連絡体制を「報連相」といいます。新人ビジネスマンの多くが企業の研修などで耳にする言葉だと思いますが、この報連相を実践するためにもデジタルツールであるグループウェアは活躍してくれます。

報告、連絡、相談という作業は全て人間同士のコミュニケーションです。グループウェアはメンバー間の情報共有を実現するツールなので、正しく使えば報連相のためにあるようなものと言っても過言ではないでしょう。

2. 今すぐスケジュール管理を始められる無料グループウェア 4 選

先ほどお伝えしたようなグループでのスケジュール管理をするにあたって有用なのがグループウェアです。ここではおすすめのグループウェアを4つご紹介していきます。

2-1. GroupSession

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日本の商慣習への配慮が行き届いていることに定評のあるグループウェアです。無料版と有料版が提供されており、無料版ではパソコンからの利用に限定されていますが、ユーザー数に制限はなくかなり本格的な機能が実装されています。

もちろんグループ全体のスケジュール管理も可能で、メンバーそれぞれのスケジュールがシンプルな画面にまとめられています。

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GroupSession 無料版

2-2. Grmo

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多機能なものが多いグループウェアの中にあって、利用定着率を高めることに特化しシンプルな機能だけに絞ったことが特徴のグループウェアです。絞り込んだ機能にはスケジュール管理をグループで共有する機能をはじめ、掲示板やタイムカード、利用状況チェックがあり、これらが 4 本柱になっています。

クラウド版が無料で利用できるので、特にソフトウェアをインストールすることなくパソコン、スマホそれぞれで利用可能です。

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出典:https://grmo.jp/

Grmo 無料版

2-3. enclo

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クラウドサービスとして提供されているグループウェアです。そのためアカウントを作成するだけで利用開始できる手軽さが魅力です。グループウェアとしての基本的な性能を網羅しており、スケジュール管理についてもメンバー全体とメンバー個別それぞれの視点から常時チェック可能です。手書き入力モードというユニークな機能があるので、手書きの情報も登録できます。

なお、無料版は 1 グループ 5 人まで利用可能です。

enclo 無料版
Android 版アプリ
iOS 版アプリ

2-4. サイボウズ Live

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日本国内でトップクラスの知名度を誇る、国産のグループウェア「サイボウズ」の無料版です。パソコンとスマホそれぞれの環境から利用可能で、スケジュール管理をはじめとする多彩な機能を無料で利用できます。

国産ブランドということもあって日本の商慣習や企業風土にも合致する機能が満載です。

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出典:https://products.cybozu.co.jp/garoon/solution/construction/cybozulive/

サイボウズ Live
Android 版アプリ
iOS 版アプリ

3. グループウェアでスケジュール管理をスマート化するための 4 ステップ

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3-1. ステップ① スケジュール情報を共有する

どのグループウェアにも必ず実装されているのが、スケジュール管理機能です。それだけ重要な機能であり、グループウェアに多くの人が期待している機能であることが分かります。

グループに所属するメンバーの全員が自らのスケジュール管理をグループウェア内で行うようにすることで自動的にそのスケジュール情報が共有されるため、告知や問い合わせを特にすることなくメンバーの状況をリアルタイムに把握することができます。

この機能を存分に発揮するために、最初のステップでは個々のメンバーが全てのスケジュール管理をグループウェア内で行うようにすることから始めます。

3-2. ステップ② プロジェクト全体の進捗をチェックする

スケジュール情報が共有されるとプロジェクト全体の進捗が可視化され、俯瞰的な視野を持つことができるようになります。現在進行しているプロジェクトで漏れや遅れなどが生じていないかを管理者は容易にチェックできるので、スムーズな進行のために必要な指示や的確な状況判断といった管理者本来の役割に主眼を置いた業務を行います。

3-3. ステップ③ メンバーごとのタスクを管理する

グループ全体でのスケジュール管理をするようになると、それぞれのメンバーが今何の仕事をしているのかというタスクレベルでの管理も可能になります。業務の偏りやメンバーの能力によるボトルネックが生じていないかなどの課題を洗い出し、必要に応じて担当メンバーや優先順位の変更など行い、プロジェクトがよりスムーズに進行するための対策を講じます。

【ボトルネックとは】

直訳すると瓶の首という意味で、瓶の首部分だけが細くなっていることになぞらえた言葉です。ある作業を進めている中で特定の作業だけに生じた遅れが全体の作業に影響が及ぶということを、瓶の首に例えて表現されるようになりました。グループ作業をしていく上で特定のタスクで生じた遅れが全体に影響を及ぼすと、そのタスクが解決すべきボトルネックということになります。

3-4. ステップ④ 見えてきた課題を次のプロジェクトに活かす

グループ全体の管理が行き届いた状態で一連のプロジェクトを終えると、そこからはさまざまな課題が洗い出されます。仕事の偏りや個々のメンバーの能力とタスクのバランス、そしてボトルネックの問題などを次のプロジェクト進行に活かすことで、グループウェアを導入する真の価値が発揮されます。

グループ全体のスケジュール管理を通じた情報の共有から始まる業務改善は、このように PDCA サイクルを回しながら発展させていくことでより大きな効果を発揮します。

4. まとめ

ここまでお読みになると、グループ単位でのスケジュール管理というのは業務改善へのステップであり、そこから仕事の進め方自体を大きく変える第一歩であることにお気づきかと思います。これこそがグループウェアが目指すゴールであり、スケジュール管理はそのための重要な手段のひとつです。

この記事では無料で手軽に始められるグループウェアをご紹介していますので、まずはそれを使ってみてその可能性を実感していただき、中長期的な業務改善の第一歩としていただければ幸いです。

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