グループウェアの導入を検討しているものの、どれを選ぶべきかお悩みですか？また、グループウェアが業務改善に役立つということは知っていても、どんな機能があるのか、どのように業務が改善されるか知りたいとお考えではありませんか？
グループウェアは情報の共有やメンバー間のコミュニケーションを活性化させることで業務を改善、そして強い組織づくりに役立つツールとして広く普及しています。普及が進んでいるだけにグループウェアの種類も多く、どれを選べばよいのか分からないというのも無理はありません。
そこで、まずはグループウェアには何ができるのか、なぜ普及が進んでいるのかという基本からしっかりと押さえていただき、その上で定番のグループウェア、無料のグループウェアからそれぞれおすすめのものご紹介します。有料のグループウェアであっても無料で始めることができるので、失敗しないグループウェア選び、そして導入にお役立てください。
目次
1. グループウェアによる業務改善の基本
2. 話題の人気グループウェア 3 選と実力比較
3. 無料のおすすめグループウェア 5 選
4. まとめ
1. グループウェアによる業務改善の基本
1-1. グループウェアとは
グループウェアは複数のメンバー間での情報共有を主な目的としたソフトウェアのことです。企業の中にはさまざまな情報がありますが、グループウェアを活用するとそれを周知徹底すること、各メンバーからの情報を共有すること、そこからのフィードバックを得ることなど、組織内の各所から出てくる情報を他のメンバーで共有できるところに大きなメリットがあります。
当初は情報の共有だけを目的としていたものが大半でしたが、今ではグループウェアの多機能化や統合ソフトとしての進化が進んでおり、スケジュールやプロジェクト進捗の管理、グループウェア上で決裁までを完結できるワークフロー機能、会議室などの施設管理なども可能になってきており、業務の効率化を図る多くの企業や組織、団体で活用されています。
【グループウェアのメイン画面】
これは「GROUP SESSION」のメイン画面です。ユーザーが自分のメイン画面を開くと、おおむね以下のような画面構成になっています。自分を含めたグループ全体の直近スケジュール、管理者からの告知、他のメンバーからのメッセージ着信、施設利用の手続きなどがひとつの画面に集約されています。
利用者はこのメイン画面を開くだけで現在の状況が把握できて、自分からの情報発信も行えるようになっています。
1-2. グループウェアの基本的な機能
1-2-1. スケジュールや進捗の管理
個々のメンバーが自分のスケジュールやタスクの進捗などを登録し、それを管理者および他のメンバーで共有することができます。これにより、個人レベルでバラバラに管理されていたスケジュールやタスク進捗の最新情報が共有されるため、組織全体の管理が容易かつ正確になります。
グループウェアでの管理をした結果、そこから課題を洗い出すこともできるので今後のスケジュール管理や仕事の割り振りなどがブラッシュアップされます。
1-2-2. 情報の共有
グループウェアが登場した当初からある機能です。メンバーへの伝達事項やメンバーからの報告、業務で使用するファイルなどをメンバー間で共有することで業務を効率化することができます。
メンバー間でタスクの進捗などを共有することもできるので、それぞれのメンバーが組織全体の状況をリアルタイムに把握することも可能になります。
1-2-3. メッセージ機能
メンバー間での情報伝達やコミュニケーションに使用する機能です。メール、メッセージ、チャットなどさまざまな形でメンバー間の意思疎通が可能になります。
電話で個々のメンバー同士がやり取りをすると伝達漏れが起きたり、他のメンバーがやり取りの内容を知り得ることができませんが、グループウェアの中でのコミュニケーションであれば、こうした問題を解決できます。
1-2-4. 施設管理
会議室や営業車などの管理をグループウェア内で行うこともできます。施設管理は煩雑になりがちなのでこの業務に人員を割いていた場合、それがグループウェアで一元管理されることで大幅な省力化が実現します。
例えば営業車の場合、グループウェアで情報を共有すると他のメンバーがいつ、どこまで行くために使用するかも明確になるため、その時間帯に近い場所まで行って営業車をバトンタッチするという細かい取り回しも可能になります。
1-2-5. 各種手続きの電子化
グループウェアの進化した形として、ワークフロー機能があります。管理的立場の人がメンバーとなり、そこで決裁権を行使することで企画や見積もりなどについての決裁までをグループウェア内で完結すれば、業務の大半がグループウェア内で行われるため効率化もより促進されます。
1-3. グループウェアがもてはやされる理由
すでにグループウェアの普及はかなり進んでいますが、今もなお進化を続けており、グループウェアの存在感は以前にも増して高くなっています。
ここまでグループウェアがもてはやされるのは、どんな理由があるのでしょうか。最近のグループウェアに求められる機能をメインに挙げてみると、以下のようになります。
【グループウェアのメリット】
- 共同作業が容易になり業務効率が向上する
- さまざまな情報やファイルが共有されて組織全体の能力アップ
- コミュニケーションを支援するツールの充実により組織が活性化
- 省力化、効率化によって人的コストの削減
これらのメリットは、グループウェアをこれから導入しようとする企業にとってすでに認識している部分でしょう。
これらの目に見えているメリットから派生する潜在的なメリットとして、最終的には競争力の強化や組織力の強化など、低コストで強靭かつ活発な組織づくりに役立つというのが、グループウェアがもてはやされる最大の理由だと思います。
1-4. 有料と無料のグループウェアの違い
グループウェアには有料のものと無料のものがあります。コストのことを考えると無料のものが良いのは明白なのですが、そこには機能的な差があります。
また、無料のグループウェアであっても有料版の一部機能を抜粋したという形で提供されていることもあるため、企業活動で本格的に利用するのであれば有料版を検討するのが現実的だと思われます。
逆に考えると、有料版のグループウェアのほとんどは無料で始めることができるため、使い勝手や欲しい機能があるかどうかを体験しながらチェックすることができます。
2. 話題の人気グループウェア 3 選と実力比較
2-1. WaWaOffice
2-1-1. WaWaOffice の特徴
2009 年にASP 、SaaS 、ICT アウトソーシングアワードを受賞したことで知名度がアップ、現在高いシェアを持っているグループウェアです。直観的な操作性がセールスポイントとなっているだけあってグループウェアを使うこと自体が初めてという人でもすぐに慣れることができます。
また、ASP サービスとして提供されているためブラウザさえあれば特にソフトウェアのインストールは必要なく、パソコンだけでなくスマホなどモバイル環境でも同様の機能を利用可能です。
情報共有やコミュニケーションツールなど基本的な機能に加えて、Web 社内報や勤怠管理も可能なので業務ポータルとして十分使えるスペックを備えています。
2-1-2. WaWaOffice が適しているケース
初めてグループウェアを導入する企業の場合、導入時にどんな問題が起きるのかを想像できない部分があります。こういった点を検討段階から無料で説明を受けられるサービスや、操作性がシンプルかつ直感的に設計されているので、グループウェアを使っていることを意識することなくグループウェアのメリットを享受できます。
画像：http://www.wawaoffice.jp/product/groupware/
2-2. desknet’s NEO （デスクネッツ ネオ）
2-2-1. desknet’s NEO の特徴
現場主義グループウェアと銘打っており、メンバー間のコミュニケーションを活性化することに主眼が置かれたグループウェアです。そのための機能としてインフォメーションや回覧、電子会議室などを標準的に備えており、ユニークなのは「ネオツイ」という社内 SNS 機能です。グループ内で知らせたいこと、主張したいこと、それに対するコメントなどをすることで活発な議論が期待できます。
その他にも緊急時の安否確認機能など、個々のメンバーに沿った設計に特徴を持つグループウェアです。
2-2-2. desknet’s NEO が適しているケース
現場主義をセールスポイントに掲げているグループウェアなので、メンバーの議論やブレストから生まれるアイディアなど、desknet’s NEO は人が生み出す価値が重視される業種で威力を発揮しそうです。
また、メンバー 1 人あたりの価格が均一なので人数が増えるごとに単価が下がる他のサービスと違って、コスト的に少人数でグループでの運用にも適しています。
画像：https://www.desknets.com/neo/features/applications/facilitation/index.html?id=a_neotwi
2-3 サイボウズ Office
2-3-1. サイボウズ Office の特徴
国産のグループウェアとして、日本国内で高いシェアを持つグループウェアです。グループウェアとは何かという概念をご存じない方でも「サイボウズ」というブランド名は知っているという方も多いと思います。公式サイトによると、2016 年時点で約 6 万 2000 社という圧倒的な顧客数を誇ります。
日本国内での利用に適した設計になっているのが大きな特徴で、Excel ファイルなど従来からある管理手法で使用されてきたファイルをそのまま取り込んで共有できる機能など、かゆいところに手が届くことにも定評があります。最低ユーザー数は 5 人というきわめて小規模なグループでもサイボウズの全機能が利用できるため、グループの大小にかかわらず導入しやすいのも魅力です。
2-3-2. サイボウズ Office が適しているケース
日本国内での企業活動に最適化されているので、社歴の長い会社など日本特有の企業風土を持つグループでの使用に耐えうる機能を備えています。とてもシェアの高いグループウェアなので標準的なグループウェアの操作に慣れている人であれば、すぐに使いこなすことができます。
ほとんどのグループウェアではパソコンとスマホの両方で利用可能ですが、サイボウズ Office はまだまだユーザー数の多い従来型の携帯電話（ガラケー）でも利用できるという珍しい機能もあります。ガラケーユーザーの多いグループの場合、サイボウズ Office はきわめて有力な選択肢となるでしょう。
画像：http://products.cybozu.co.jp/office/ver8/product/option/mobile/
3. 無料のおすすめグループウェア 5 選
3-1. 10 人までなら無料の iQube
グループウェアとしての基本的な機能をほぼ備えているものの、ユーザー数が 10 人までであれば無料で利用できます。人数制限以外についてはほとんど同じ機能が利用できるので小規模グループで費用をかけずに導入する場合には、かなり有望な選択肢になります。
また、iQube の特徴としてノウハウの共有や社内ルールの随時更新、周知徹底への強みが挙げられます。グループウェアでの議論を通じて蓄積されたノウハウを情報資産として活用することにも適しています。
3-2. パソコンのみなら無料の GRIDY
とても多機能でありながら、無料で利用できるグループウェアです。グループウェアはファイルを共有する機会がとても多いので容量制限が気になるところですが、この「GRIDY」は容量制限がない点が無料グループウェアの中では群を抜いた強みです。
ただし、スマホなどモバイル環境で利用する場合は有料です。外出先からの利用が多い場合は無料というわけにはいかなくなるので、それが唯一の注意点と言えるでしょう。
3-3. 日本の企業文化に適応 GROUP SESSION
日本企業が日本人ビジネスマンのために開発したと銘打っていることもあり、日本国内の商習慣やビジネスシーンで利用することに最適化されたグループウェアです。共有ファイルをディレクトリで管理できるので、ファイルが多くなってくるとその部分の強みも実感できそうです。
本来は有料のグループウェアですが、パソコンのみの利用であればユーザー数の制限もなく無料です。有料版を利用する場合であっても 1 ユーザーあたりの月額料金は最安値水準です。
3-4. オープンソースで利用すれば完全無料の Aipo
とてもシンプルな画面構成になっており、無料版は機能自体もシンプルに設計されているので最低限の機能があればよいというグループ向けです。また、オープンソースとして公開されているので、自社内で運用しているサーバーにインストールして利用することが可能であれば、完全無料というのも魅力です。オープンソースのダウンロード版は Windows 版と Linux 版があります。
3-5. 高いシェアを持つブランド サイボウズ Live
国内トップシェアを誇るグループウェアブランド「サイボウズ」のお手軽版とも言える無料のグループウェアです。企業での利用が想定されている有料の「サイボウズ Office」に対して、この「サイボウズ Live」は個人レベルでのグループなどでの利用も想定されています。
Android と iOS それぞれのスマホアプリも提供されており、外出や移動の多いグループでの利用にも威力を発揮します。機能面ではグループウェアの基本的な機能に絞られていますが、おそらくこれで十分というグループが大半だと思います。
4. まとめ
今やグループウェアは業務効率化の標準的なインフラとして見なしている企業も多く、ビジネスパーソンにとって必須のアイテムと言える段階になっています。しかし、まだまだすべての企業に普及しているわけではなく、これから導入を検討したいという企業、組織も少なくありません。
この記事では、これからグループウェアを導入したいと検討されている方を想定して基本と定番になっているグループウェア、まずは無料で始めたいという方におすすめのグループウェアを紹介しました。無料であれば「何か違う」と思っても気軽に乗り換えができるので、まずは無料で始めてみて末永く使えるグループウェアを見つけてください！
