メール添付ファイルの容量は3MBまで！ビジネスメールの紳士なマナー

PDF や画像、動画ファイルなど 100 MB を超えるような大容量データをメール添付する際、サーバーの容量制限に引っかかってしまい、メールが送れずにやきもきした経験はありませんか？

今やすっかり当たり前となったメールの添付ファイルを使ったデータのやり取りですが、大容量ファイルを送るときに容量制限によってストレスを感じてしまう方も多いと思います。特にビジネスにおいては、送る相手に迷惑をかけてしまう可能性もあるのでなおさらです。

そこで、この記事ではメール添付でサーバーにはじかれない目安の容量について解説します。また、メールの添付よりも楽に大容量データをやり取りできる方法も併せて紹介しますので、参考にしてください。

1. メール 1 通あたりの容量制限

メール 1 通あたりの容量制限は、各プロバイダやフリーメール、企業のサーバーによってそれぞれ異なります。送信者または受信者のサーバーで設定されている容量を超えるメールを送ろうとすると、制限に引っかかってしまい、送信できません。

また、1 通あたりの容量制限を超えていなくても、相手側のメールボックスに空きがない場合は、受け取れない場合もあるので注意が必要です。ある程度大きな(数十 MB)ファイルを添付して送信する場合は、相手が受信できるサイズか必ず確認する習慣をつけましょう。

1-1. 主要プロバイダ

主要プロバイダの容量制限は以下の通りです。1 通あたりのメール容量制限には添付ファイル以外に本文やヘッダーなどが全て含まれるため、実際には添付できるファイルサイズはもう少し小さくなります。メールサイズは、添付ファイルのサイズよりも大きくなるということを覚えておいてください。

プロバイダ名	1 通あたりのメール容量制限	メールボックス容量
BIGLOBE	100 MB	5 GB
OCN	100 MB	1 GB
Asahiネット	無制限	無制限
楽天ブロードバンド	受信：20 MB／送信：50 MB	200 MB
＠nifty	20 MB	5 GB
So-net	20 MB	無制限

1-2. 主要フリーメールサービス

主要フリーメールサービスの 1 通あたりのメール容量制限は 25 MB 程度が一般的です。20 MB 以内のファイルであれば、添付しても問題なく送れるでしょう。とはいえ、メールボックス自体の容量も考慮すると、大きなファイルを添付するのは望ましくありません。メール本文に重要な連絡事項が含まれている場合は、特に注意してください。

サービス名	1 通あたりのメール容量制限	メールボックス容量
Yahoo!メール	25 MB	2 GB(利用状況により増量)
Gmail	25 MB	15 GB
Outlook.com	25 MB	無制限
AOLメール	16 MB	無制限
Exciteメール	25 MB	2 GB

1-3. 企業や組織のメールサーバー

企業や組織が導入しているメールサーバーでは、1 通あたりのメール容量上限を 10 MB 程度に設定しているケースが多いです。ただし、古いシステムを使い続けているところでは、1～3 MB と容量がかなり少ないこともあります。メールのマナーとして「添付ファイルは 2 MB まで」と言われていますが、一般的には 3 MB 以内なら送っても問題ないと考えていいでしょう。

2. 添付ファイルの容量を小さくする方法

メールでファイルを添付する際は、以下に紹介する方法で容量をできる限り小さくしておくことをオススメします。最初は容量を超えてしまっていても、サイズを抑えることによって制限内に収まり、送信できるようになる場合もあるのです。

2-1. ファイルを圧縮する

ファイルを添付する場合、zip 形式に圧縮すれば容量を抑えることが可能です。また、複数のファイルを 1 つに圧縮することで、受信者側のダウンロードする手間が軽減するというメリットもあります。ただし、スマートフォンでは zip 形式のファイルを解凍できないケースもあるので、スマートフォンでメールを確認する人には zip 形式のファイルは送らない方が賢明です。ここでは Windows でのファイル圧縮方法を紹介します。

手順
圧縮したいファイルやフォルダーを右クリックし、表示された一覧から「送る」にマウスポインターを合わせて、「圧縮(zip 形式)フォルダー」をクリックします。すると圧縮ファイルが作成されます。なお、圧縮ファイルはダブルクリックで中身を開くことができます。

2-2. 画像サイズを落とす

写真や画像ファイルを添付する場合、画像サイズを変更して小さくすることで全体のファイルサイズを下げることが可能です。「ざっくり確認するだけ」といった用途で相手がそこまで大きな画像サイズを必要としていないような場合は、必ず画像サイズを落としてから添付するようにしましょう。ここでは Windows の「ペイント」で画像ファイルの縦と横の長さを短くする手順を紹介します。

手順①
写真や画像ファイルを右クリックすると表示される一覧の「プログラムから開く」→「ペイント」をクリックします。

手順②
上部「ホーム」タブで「イメージ」グループ内の「サイズ変更」をクリックします。

手順③
サイズ変更を比率で指定する場合は「パーセント」を、ピクセルで指定する場合は「ピクセル」を選択してサイズを変更し、「OK」をクリックします。なお、「縦横比を維持する」にチェックを入れると、画像の縦横の比率を維持したまま数値を変更することができます。

手順④
サイズが変更されたことを確認したら、上書き保存アイコンをクリックして保存しましょう。

3. 大容量ファイルのやり取りが楽になる 2 つの方法

ファイルの圧縮などを実行してもまだファイルサイズが大きいという場合には、以下に紹介するインターネットサービスを利用するのが便利です。これらの方法は、添付ファイルの容量をいちいち気にすることなく、誰でも簡単に大容量ファイルをやり取りすることができます。

3-1. ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスを利用すれば、メールの添付では送れなかった大容量ファイルのやり取りが可能となります。ファイル転送サービスにはいろいろな種類がありますが、ここでは人気のある 3 つのサービスを紹介しますので、自分の送りたいファイル容量や用途に合わせて選択するといいでしょう。

ただし、いずれも利用する際には

保存期間の確認
ダウンロード URL の記録
ダウンロード URL の送信ミス

の 3 点に注意してください。

また、ファイル転送サービスをビジネスで使う場合には、

アップしたファイルをちゃんと消しているか
誰から見られるのか
転送サービス会社の運営体制は整っているのか

といった懸念点も出てきます。それらを踏まえた上で、どれを使うか検討することをオススメします。

GigaFile 便

メリット	一度に 75 GB という大容量を送れる個数無制限で写真データなどの転送に便利
デメリット	操作性に優れた管理機能などが備わっていない
1 ファイルあたりの最大容量	75 GB
ファイルの保存期間	7 日 or 14 日
会員登録	なし
URL	http://gigafile.nu/

GigaFile 便は、ファイルのアップロード・ダウンロードに特化したファイル転送サービスです。次に紹介する firestorage のような操作性に優れた管理機能などは備わっていませんが、何と言っても 1 ファイルにつき最大 75 GB という大容量を送れることが魅力です。データ受け渡しのみに利用するのであれば、申し分のないサービスと言えます。

firestorage

メリット	保存容量が無制限操作性・機能性に優れている
デメリット	1 ファイルあたりの容量に制限がある
1 ファイルあたりの最大容量	250 MB
ファイルの保存期間	最大 7 日
会員登録	あり（なしでも利用可能）
URL	http://firestorage.jp/

firestorage の一番の特徴は、登録不要・無料であるにもかかわらず、保存容量が無制限であるという点です。シンプルな操作性によりわずか数クリックで、保存期間やパスワードを設定し、データをアップロードすることが可能です。なお、有料会員になれば 1 ファイルあたり最大 8 GB までのアップロードが可能となり、ファイル管理機能なども利用できます。

宅ふぁいる便

メリット	ファイルの種類に関係なく送受信可能ファイルの送信・受取／開封確認などをメールで通知
デメリット	1 ファイルあたりの容量に制限があるファイルの保存期間が短い
1 ファイルあたりの最大容量	300 MB
ファイルの保存期間	最大 3 日
会員登録	あり（なしでも利用可能）
URL	https://www.filesend.to/

宅ふぁいる便は 300 MB までのファイルを転送、かつ複数ファイルを zip ファイルにまとめてアップロードや転送が可能なファイル転送サービスです。有料のビジネスプラス会員になると、1 ファイルあたり最大 2 GB (ツール使用時最大 50 GB) までのアップロードが可能となるだけでなく、最大 10 日間の長期保管ができます。

3-2. オンラインストレージの共有リンクを活用する

オンラインストレージの共有リンクを設定すれば、ファイル転送サービスと同じく誰でも簡単に大容量のデータをやり取りできます。この方法には

容量を気にしなくても良い
パソコンやスマートフォンなど様々なデバイスから利用できる
メールだけじゃなくてSNSやチャットワーク等のメッセージアプリ等からでも伝えられる
（サービスによっては）閲覧の権限を設定できる

といったメリットもあります。

ここでは「Dropbox」「Google ドライブ」「OneDrive」の 3 つのオンラインストレージを取り上げ、「Internet Explorer」や「Google Chrome」などパソコンのブラウザ上で共有設定する方法を紹介していきます。各サービスの詳細については、「おすすめ 3 大オンラインストレージサービスを徹底比較！」で解説されていますので、併せてご覧ください。

Dropbox

2007 年からサービスが開始された Dropbox は、個人向けオンラインストレージの利用者数調査で 3 年連続シェア 1 位を獲得（2013 年～2015 年）、多くの利用者がいます。利用開始時の容量が 2 GB と少なめですが、友達を招待して利用者が増えるごとに容量を獲得でき、最大 16 GB まで無料で使えるようになります。

【パソコンのブラウザ上で共有する方法】

手順①
ファイル名にカーソルを合わせると右側に「共有」の文字が出てくるので、それをクリックします。

手順②
「リンクを作成」をクリックします。

手順③
リンクを作成したら「リンクをコピー」をクリックします。

手順④
URL が表示されるので、それをコピーしてメール、Facebook メッセージ、LINE メッセージなどにペースト、送信することで相手とファイルを共有できます。

ちなみにパソコンのブラウザ上で共有リンクをコピーするまで 4 手順かかりましたが、パソコンに Dropbox のデスクトップアプリをインストールしておくと、たったの 1 手順で共有リンクをコピーすることができちゃいます。基本的なやり方は次の 3 つ！

① ファイル選んで右クリック →「Dropbox リンクをコピー」を選択

② デスクトップアプリのショートカットに該当ファイルがある場合は、「リンクをコピー」をクリックするだけ

③ Dropbox に保存しているファイルを開いている時は、バッジ機能から！

デスクトップアプリの詳細や、共有リンクの使い方、その他の便利な Dropbox の使い方をもっと知りたい方は「お悩み解決！PC 版 Dropbox のインストール、同期、活用ガイド」も併せてご覧ください。

【スマートフォンのアプリ上で共有する方法】

ちなみにスマホの Dropbox アプリからも共有リンクを作って相手とファイルを共有することが 3 手順でできます。このやり方を覚えておくと、

スマホでも大きなサイズのファイルを共有できるため、外出中に「ファイルを至急送ってほしい！」といった急な連絡があっても、喫茶店に入ってノートパソコンを開いたりなどせず、その場ですぐに対応！
スマホの Dropbox アプリはほとんどのファイルを確認することができるので、タクシーの移動中に送られてきた稟議書や企画書、事業計画書などのファイルに目を通して承認作業を行う。

といったように、外出中や移動中でも大容量ファイルの受け渡しを簡単に行えます。

手順①
Dropbox アプリのファイル一覧画面から共有したいファイルを探し、右側の「∨」をタップ。

手順②
「リンクを送信」をタップし、送信したい方法（アプリ）を選択。

手順③
送信したい方法（アプリ）によって画面の見た目は変わります。共有リンクが添付されるので、宛先やメッセージを記入して相手に送りましょう。

・メッセージアプリからの送信イメージ

・チャットワークからの送信イメージ

Google ドライブ

Google が提供する Google Driveは無料で 15 GB 利用できるオンラインストレージサービスです。利用するにはまず Google アカウントを作成しなければなりませんが、容量が大きい方が良いという方にはオススメです。15 GB からさらに容量を増やしたい場合はクレジットカードで月額購入する必要があります。

【パソコンのブラウザ上で共有する方法】

手順①
ファイルを右クリックすると表示される一覧の「共有可能なリンクを取得」をクリックします。

手順②
URL が表示されるので、それをコピーしてメール、Facebook メッセージ、LINE メッセージすることでデータを共有できます。

OneDrive

OneDrive は Microsoft が提供しているオンラインストレージサービスで、元々は SkyDrive という名称で展開していました。利用するためには Microsoft アカウントを作成する必要があります。新規無料登録で使える容量は 5 GBとなっており、追加で容量を増やしたい場合は月額 170 円で 50 GB 分をクレジットカード、もしくは PayPal 支払いで購入することができます。

【パソコンのブラウザ上で共有する方法】

手順①
ファイルを右クリックすると表示される一覧の「共有」をクリックします。

手順②
「リンクの取得」をクリックします。

手順③
URL が表示されるので、それをコピーしてメール、Facebook メッセージ、LINE メッセージすることでデータを共有できます。

4. まとめ

1 通あたりのメール容量制限やメールボックス容量は、プロバイダや企業のサーバーによってそれぞれ異なることから、一概に「メールは～MB までなら添付 OK」と言うことができません。添付ファイルを圧縮してもなお 10 MB を超える場合は、念のため送信側と受信側の容量制限を確認するようにしてください。

そして100 MB 以上の大容量データをやり取りするというケースにおいては、メール添付ではなくファイル転送サービスやオンラインストレージの共有リンクを活用することをオススメします。この記事で紹介したサービスはいずれも無料で使うことができるので、実際に一度触れてみて、使い勝手がいいと思えるものを利用してみてはいかがでしょうか。