脱ハンコやペーパーレス化、そしてデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が求められている中、その取り組みを妨げる“紙”の書類を電子化しようとする動きが加速しています。そこで注目を集めているのが電子署名ソリューションです。これにより、顧客との契約書等のやり取りが効率化し、ドキュメントに対する信憑性や信頼性が高まり、改ざん防止にもつながります。今回は、電子署名をおさらいするとともに、Dropbox がお勧めする電子署名ソリューション「Dropbox Sign (旧称 HelloSign)」の機能を紹介し、2022 年 4 月に発表された新機能についても触れていきます。
DX の第一歩に欠かせない電子署名
電子署名とは、電子化された文書やドキュメントに対してデジタル的な署名を施すことで、その電子文書に法的効力を持たせることです。これにより、署名された電子文書が、本人が作成したことを証明(本人証明)し、かつ改ざんされていないことを証明（非改ざん証明）します。
電子署名は、DX の高まりとともにニーズが高まり、新型コロナウイルスの流行によるテレワークの普及でさらにその流れに拍車がかかりました。今では電子署名により契約書を電子データ化することで、ペーパーレス化の推進や契約業務のスピードアップ、収入印紙代の削減、省スペース化などを実現しようとする企業も増えています。
電子署名ソリューション「Dropbox Sign」とは
それでは、電子署名を簡単に行えるようになる「Dropbox Sign」について紹介しましょう。
Dropbox Sign は、雇用契約書や契約書、NDA（秘密保持契約書）といったドキュメントに電子署名を追加できるソリューションです。Dropbox から直接かつ直感的に操作ができ、重要なドキュメントに署名を入れてもらうよう依頼したり、署名の入ったドキュメントを保管・共有したりできます。
また、Dropbox 上でドキュメントに電子署名を追加できます。電子署名は① 手書き、② キーボードで入力、③ 画像を利用、のいずれかが利用でき、ドキュメント上の「署名フィールド」に追加できます。それらの署名を追加したら、署名したことに同意して完了します。
ビジネスの相手などにドキュメントへの署名を依頼する場合は、Dropbox 上でドキュメントを選択して署名フィールドを設定し、署名を依頼する相手の名前、メールアドレスを入力して送信します。複数の相手に署名を依頼した場合は一覧で確認でき、どれぐらい署名が完了していて、誰がまだ署名を終了していないかといった、依頼のステータスを把握することもできます。
頻繁に使うドキュメントに関しては、テンプレートを作成しておいて、必要な箇所のみを書き換えて送信することができ、編集の手間と送信時間を大幅に短縮できます。
なお、Dropbox Sign は無料で利用することができますが、送信できるドキュメントが月3件まで、テンプレート機能を利用できないといった制限があります。Dropbox Sign のフル機能を利用するには有償プランを契約する必要があります。
Dropbox からの電子署名でワークフローを自動化。重要なドキュメントをシームレスに送信するとともに、Dropbox で安全に保存する。
Dropbox Sign (旧称 HelloSign） の動画はこちら
Dropbox Sign の新機能でさらに便利に
このように、Dropbox と Dropbox Sign との連携により、電子署名を効率的に行えるようになり、ドキュメントの保管・共有も Dropbox で完結できるようになります。さらに、2022年4月には HelloSign (現・Dropbox Sign) の新機能も追加され、よりいっそう利便性が高まりました。ここからは新機能について解説していきます。
Dropbox 上でテンプレートを直接作成可能に
NDA や内定通知、SOW（作業明細書）、契約書などのよく使うドキュメントについて、Dropbox 上でテンプレートに変換して保存しておき、それを相手に送信することで、より効率的に電子署名の依頼が可能になりました。
SMS ツールアドオンで確実な本人確認が可能に
新しい SMS ツールアドオンを利用することで、署名を依頼するときSMSを通じて相手に連絡することができます。SMSで連絡を受けた相手はスマホやタブレットから直接 Dropbox にアクセスして署名を行います。SMS によってより確実な本人確認ができるので、メールなどによる連絡よりも確実な署名の手続きが可能となります。
一新されたテンプレートで署名依頼の送信がスムーズに
あらかじめ用意されたテンプレートの種類が増え、テンプレート作成がより簡単になりました。法的な契約（機密保持契約、競業避止契約）のドキュメント、税務書類（源泉徴収票、個人事業主に関する税務書類）に関するドキュメント、人事書類（社員向けのハンドブック、行動規範）、販売契約書など、ビジネスで活用できるテンプレートが数多く用意されています。
スマートフォンで紙の書類を電子化して署名可能に
Dropbox Sign はモバイルアプリ版が提供されていて、アプリを使って紙の書類を撮影することで電子署名が可能なPDFへと変換、Dropboxを介して送信できます。たとえ外出先ですぐに署名する必要がある場合でも、素早く対応することが可能です。
Underlying PDF Swap 機能でテンプレート変更が容易に
テンプレートのベースとなるPDFファイルの内容が変更された場合でも、署名フィールドやフォーマットを保持したままテンプレートを更新できる「Underlying
PDF Swap」機能が有効になりました。従来ではベースの PDF ファイルが変更になるとテンプレートを最初から作り直す必要がありましたが、これでその手間を省いてテンプレート作成が容易になります。
ほかにも UI の変更があり、それに伴って操作体系がさらに明確になったことで、署名が必要なドキュメントの作成やテンプレートの作成、署名の追加と各種操作がより直感的になりました。
まとめ
ビジネスシーンでは、ドキュメントに署名する機会は度々訪れるものです。担当する業務によっては日常的にドキュメントに署名を追加するよう頻繁に依頼することもあるでしょう。そのとき、署名を依頼しながらドキュメントを送信したり、もらった署名入りドキュメントを受け取って保存・管理したり、社内で共有したりといった一連のワークフローをシームレスに実行できるのが Dropbox ＋ Dropbox Sign です。特に教務で Dropbox を日常的に活用しているなら、Dropbox Sign との相性は抜群でしょう。ぜひ活用して効率的な業務を遂行していただければと思います。
