紙 VS 電子署名、どっちがお得?

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「結局、紙と電子署名ってどっちがお得なの?」と、費用対効果が気になったことがあるかもしれません。電子署名を利用して合意・契約プロセスを電子化することで、紙コストの削減はもちろん、物理的なやり取りに掛かる作業コストが削減できるうえに、時間の節約にもなります。では、電子署名ソリューションを導入することで、具体的にどのくらいの費用対効果が望めるのでしょうか。今回は、電子署名ソリューション「HelloSign」を例に、紙と電子署名とではどのくらいコストが削減できるのかについて検証していきます。

コロナ禍で脚光を浴びる「電子署名」

新型コロナウイルス感染症が拡大し、緊急事態宣言によってテレワークが急速に普及しました。その一方で、多くの企業で紙の書類を処理するために出社せざるを得ない、いわゆる「ハンコ出社」の問題が顕在化しました。

そこで政府も、デジタル改革関連法の整備、行政サービスにおける手続きや書式の見直し、「脱FAX」「脱ハンコ」の推進、デジタル庁の発足などによって、変革を率先して実施。これが大きな後押しとなり、民間企業間の契約手続きも大きく見直され、「押印・書面の廃止」が推進されています。

総務省の調査によると、18.0%の企業が直近3年以内に社内業務のペーパーレス化に取り組んだと回答し、3年以上前からペーパーレス化に取り組んでいる企業は42.4%でした。これは、2020年に発表されたデータであるため、コロナ禍を経験した現在だと、この数字がもっと伸びている可能性があります。

このように、多くの企業がペーパーレス化に前向きなものの、中には「導入する費用の問題」でツール導入をあきらめる企業もいます。また、「結局、ツールを導入してもコストはたいして変わらないんでしょう?」といった声もあるかと思います。果たして「費用」はツール導入の大きなハードルになっているのでしょうか。さっそく、電子署名ソリューション「HelloSign」を例に、紙と電子署名のコストを比較してみましょう。

紙と電子署名のコスト比較

参照:総務省「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」を基に作成

紙と電子署名サービス「HelloSign」を徹底比較

契約書を例に、まずは紙のやりとりを行う場合のコストをまとめてみましょう。A4サイズを折り曲げずに普通郵便で送る場合、最低でも120円かかります。契約書のような重要書類のやりとりでは、簡易書留(320円)などのオプションサービスを利用することが一般的です。これに紙や印刷、封筒といった費用がかかります。

郵便料金表

参照:日本郵便株式会社 – 郵便局「第一種郵便物 手紙」を基に作成

これに対し、HelloSignを利用した場合、1ユーザーのみのESSENTIALSプランでは15米ドルから利用できます。つまり、月に3~4通以上の契約書をやりとりする企業であれば、電子署名のほうが安価だということになるのです。返信用封筒を同封している場合は、さらに送料に関する負担を軽減できます。

※HelloSignの料金一覧はこちら

電子署名のメリットは、これだけではありません。リモートでの契約締結が可能なので、製本や押印、封入や郵便局へ持ち込むといった、作業にかかる工数や人件費も大きく削減できます。また、紙の契約書と違って物理的な保管スペースが不要ですので、コロナ禍で加速するオフィス削減にも貢献します。

そしてコスト面で大きなメリットなのが、印紙税がかからないということです。紙の契約書を締結する場合、契約内容や取引金額に応じて収入印紙を貼付しなければなりません。一方で電子契約の場合は、印紙税法が定める課税文書には該当しないため、収入印紙が不要なのです。

売上代金の受取書に対する収入印紙の金額

参照:国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」を基に作成

このように送料や印刷費といった純粋なコストのみならず、見えない手間やコスト、そして印紙税も含めると、電子署名サービスの優位性が際立ちます。
HelloSignのようにイニシャルコストが不要なサービスであれば、導入する費用の問題は「電子サイン・電子署名・電子契約ツール」を導入する際の障壁ではないことが明らかです。

HelloSignの強みとは

HelloSignは、オンラインで安全にドキュメントに署名することができるクラウドサービスです。数多くのユーザーに信頼される法的拘束力のある電子署名が可能になります。

また、Dropboxはもちろんのこと、Salesforce、Oracle、Microsoft など、数多くのツールとのスムーズな連携が可能です。Dropboxとの連携を例に挙げると、契約書をはじめとした重要書類の送信、署名、保管がDropbox上でシームレスに実施できるようになります。

加えて、保管や進捗状況の確認もクラウド上で行えますので、紙書類を保管するのに比べて手間や場所を取りませんし、テレワークの定着化にも寄与します。
HelloSignはバックオフィス部門の柔軟な働き方を支えるツールといっても過言ではないのです。

一方で、気になるのがデータのセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーでしょう。HelloSignはISO27001、eIDAS および GDPR に準拠。お客様のデータとドキュメントを暗号化によって保護し、希望に応じて、欧州または北米のいずれかのデータインフラストラクチャに保存できます。また、署名済みドキュメントごとに、いつ、誰が、どこで(IP アドレス)、ドキュメントに署名したかを示す編集不可能な監査証跡が付属します。

そうは言っても、問題なく操作できるのか不安に思われるかもしれません。
HelloSignはトレーニングなしで利用できますが、署名を依頼する側と依頼される側の双方がわかりやすいガイドも充実しています。

無料で1カ月に3通の署名を依頼できるFREEプランや、有料プランでのみ提供している機能を30 日間無料で試せるトライアル版を提供していますので、電子署名の利点を存分に体験してから本格導入を検討することも可能です。

まとめ

新型コロナウイルス感染症の収束が不透明なことだけでなく、働き方改革を推進するためにも、ペーパーレス化や脱ハンコは必須の取り組みです。法的拘束力を持つ電子署名サービスの利用は、この取り組みに無くてはならないものだと言えるでしょう。

契約書のやりとりにおいては、単純な郵送コストだけでも優位性がありますが、印紙税が不要であること、さらに事務処理にかかる見えないコストも含めると費用対効果は絶大です。シンプルな料金体系でトライアルも充実しているHelloSignで、電子署名を始めてみませんか。

【マンガでわかるHelloSign】電子署名でその「非効率」を解決