仕事効率化したい方必見!仕事を効率化するための厳選テクニック 8 選

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仕事効率化

「やってもやっても仕事が終わらない・・・」

そうお考えの方、結構いるのではないでしょうか。実は私も 2 年前まではそうでした。仕事ばかりだとプライベートが充実せず、あまり幸せを感じることができません。それが 2 年前の私でした。

一大決心した私は、本やインターネットで仕事を効率化するテクニックを探しては試し、探しては試しを繰り返しました。その結果、今ではプライベートの時間も確保でき、仕事の成果も最大化できています。

今回は、そんな私が自信を持っておすすめする仕事効率化テクニックをご紹介していきます。ご参考になれば幸いです。

目次

1.To-Do リストを作り、仕事の優先順位をつける

2.プライベートと仕事のスケジュールを一元管理

3.不得意・できない仕事はエキスパートに依頼する

4.手間のかかる仕事は午前中に片付ける

5.スケジュールに入れる仕事を選ぶ

6.メールチェックする時間を設定する

7.ネットニュースを活用し、有効な情報だけを選択する

8.Dropbox などの仕事効率化ツールを有効に利用する

1.To-Do リストを作り、優先順位をつける

「仕事効率化のためTo-Do リストを作る」

どこの仕事効率化本にも書かれていることですが、なかなかうまくいかない、という方も少なくないのではないでしょうか。うまくいかないのには「方法」に問題があるからです。

ここでは失敗しないTo-Do リストの作り方を説明していきます。

1-1.To-Do リストを作るタイミング

To-Do リストは、月や週の始まりに、また一日の仕事が始まる前に必ず作成するようにしましょう。やらなければいけない仕事をきちんと把握することによって、漏れなく効率よく仕事をこなすことができます。

1-2.優先順位を付ける

また、リストされた仕事の中から、

  • 目的達成との関係で関連性が強いか(売上や利益に直結した業務を優先しましょう)
  • 納期が迫っているか

などの観点で仕事を優先順位付けをしましょう。そうすることによって、より効率的に仕事をすることができます。

1-3.To-Do リストの作り方

また、To-Do リストを作る際に、

  • 付箋

で作るようにしましょう。

片付けた仕事の付箋を捨てることが出来ます。どんどん減っていく付箋の数を見て達成感を味わうことができ、更にモチベーションが上がり仕事の効率化に繋がります。

—私の場合—

実は、私は重要な仕事はTo-Do リストに入れておらず、事務作業など単純作業の仕事だけTo-Do リストを作成しています。何故ならば、仕事の目的をきちんと理解していれば、To-Do リスト作成しなくても、きちんと計画を立てて効率よく作成することができるからです。

時間に追われている多くの人はあまり仕事の目的を理解しておらず、やらないといけないという緊張感の中でやっているので、きちんと計画もできずできの悪い成果になってしまいます。仕事を引き受けた際には、仕事を依頼された相手にきちんと確認して仕事の目的を理解するようにしましょう。具体的には、自分の仕事が売上や利益の目的達成との観点でどのような役割を果たすのか確認しましょう。

ちなみに、私は 5 分かからず終わる仕事はその場で片付けるようにしています。To-Do リストに入れるのは 5 分以上かかる仕事です。そうすることで、To-Do リストの中身が膨大になることを防いでいます。

2.プライベートと仕事のスケジュールを一元管理

「オンとオフをきちん分けたい」という理由から、プライベートと仕事のスケジュールを別々に管理されている方も少なくないではないでしょうか。

しかし、別々に管理することによって予定が

  • ダブルブッキング
  • 詰まりすぎて全く余裕がない

など逆に効率が悪くなってしまうことも考えられます。

従って、プライベートと仕事のスケジュールを一元管理して、きちんと予定を把握するようにしましょう。

—私の場合—

スケジュール管理の方法として、スマホやアプリなどのデジタルツールを使うか、手帳などでアナログな管理をするかは実に悩ましい所です。こればかりはそれぞれ が試行錯誤して自分に合った方法を見つけていくしかありません。

ちなみに私は、Google カレンダーで、仕事とプライベートのスケジュールを色分けして、パソコンでもスマホでも管理できるようにしています。

色分けすることで一目瞭然でスケジュールを把握することができますのでオススメです。

3.不得意・できない仕事はお金を支払ってでもエキスパートに依頼する

人間は万能ではありません。仕事の中で、不得意やできない仕事もあるでしょう。 人は好きなもの、夢中になれるものには最高のパフォーマンスを発揮できるようになっており、それは仕事でも同じです。

従って、自分が不得意、できない仕事に関しては、お金を支払ってでもその分野のエキスパートに依頼するようにしましょう。

また、何か困った際にすぐに依頼できるように、常日頃から各分野のエキスパートと会うようにすることが大切と言えます。

—私の場合—

私は自分の得意分野と不得意分野を分かっているので、不得意分野の仕事になった時は、恥ずかしがらずすぐ専門家の方に相談するようにしています。

また、その分野のエキスパートと接点がなければ、人脈が広い方にその分野のプロフェッショナルの知り合いがいないか聞くようにしています。

困った際にすぐに依頼できるようにするために、日頃からエキスパートと出会うような専門家が集まる交流会などの場に出かけたり、エキスパートとの関係が良好となるよう意識しています。

4.手間のかかる仕事は朝早く片付ける

手間のかかる仕事はついつい後回しにし、先延ばしにしたがる方は少なくないではないでしょうか。

そのような仕事は、できるだけ来客や電話などが少なく集中しやすい早朝に片付けるようにしましょう。また、朝早くが頭も疲れておらず、その意味でも速く仕事を処理できる時間帯でしょう。

早朝に仕事するためには、早寝早起きを心がけましょう。

—私の場合—

私も早寝早起きをするように心がけています。早寝する秘訣は、言い方があまりよくないかもしれないですが「あまり仕事に関係のない飲み会には参加しない」ということです。営業にならないような飲み会は断るようにしています。ただ、義理や人情は大切にしなければならないので、必要に応じて最小限に参加をしています。

もし、それでも早起きするのは苦手という方は、初めはあえて大切な仕事を朝早い時間に入れるのがオススメです。

5.スケジュールに入れる仕事を選ぶ。打ち合わせは短く

あれもこれも選ばずに何でもスケジュールに入れる人は、いつも予定が詰まっていて時間に追われてしまいます。

スケジュールに余裕がないと、仕事の効率化どころか、予定がダブルブッキング、打合せに遅刻するなどの悪循環を引き起こしかねません。

8 : 2の法則で、売上や利益などの結果の 8 割を生み出すのは 2 割の仕事です。

スケジューリングする際に、しっかりと仕事を選び、スケジュールに余裕を持たすようにしましょう。そうすることで、突発な仕事が発生した時にも対応できるというメリットもあります。

また、打ち合わせの時間は基本的に 1 時間確保されることが多いですが、実は 30 分で終わるものも割りとあります。打ち合わせは15分、もしくは30分で終わらせるようにしましょう。打ち合わせを早く終わらせるには、目的を事前に明確にしておくことが重要です。

—私の場合—

私が参加するのは、「私が参加しないとその打ち合わせの目的が達成できない」打ち合わせに絞っています。「参加した方がいい」程度の打ち合わせは参加しないようにしています。

そうすることで、できるだけ集中して仕事をする時間を確保するようにしています。

6.メール等をチェックする時間を決めておく

仕事がデキる人は即レス派が多いようですが、メールが来るたびに手元の仕事を中断することになるので、集中力が落ちて仕事の効率が下がってしいます。

必ずしも即レスするよりは、メールチェックの時間を

  • 朝一
  • お昼
  • 夕方

の 3 回と時間を設定して、まとめて返信するようにして仕事の効率を上げましょう。これはメールに限らず、Facebook メッセージ、LINEなどの返信も同様です。

なお、急ぎの要件がある場合電話かかってくるはずなので、あまり心配しなくても大丈夫です。

—私の場合—

私の場合、上記のようにメールチェックの時間を 3 回と決めているわけではなく、メールが届いたらタイトルだけチェックするようにしています。タイトルを見て、すぐに確認する必要がありそうであれば本文を見て返信するようにしています。

7.SNS を利用しない。ネットニュースも見ない

Facebook、Twitter などの SNS を利用し、頻繁に更新している方もいらっしゃるのではないでしょうか?

でもちょっと待って下さい。更新したり他のユーザーの投稿を見ることであなたの仕事の結果に繋がりますか?投稿することで営業に繋がることもあるかもしれませんが、そのように仕事に繋がらないのであれば、SNS の利用頻度を減らしましょう。

また、ビジネスの世界においては日々情報をインプットすることが大切だと思われている方もいるかもしれませんが、情報は「みんなが知らないからこそ価値がある」のです。情報は、ネットニュースではなく、仕事に関連する分野の専門家と情報交換することで収集しましょう。

—私の場合—

私の場合、一応日経の無料会員にも登録していて、日経速報メールより経済に関する最新ニュースを把握するようにしていますが、基本的にインターネットで情報収集することはありません。

また、仕事に関連しない限り SNS も利用しないようにしています。

8.Dropbox などの仕事を効率化するサービスを利用する

営業先に訪問してで提案や打合せする際に、用意していた資料の他に急遽見せたい資料やデータが出てくることもあるでしょう。

そのような場合、Dropbox のようなオンラインストレージに必要な資料を保管しておくことで、社外でも資料を閲覧・編集することができます。

実際、サントリーはオーストラリアで Dropbox を導入して、お客様提案の際に様々なデータを見せることができることによって売上が伸びたとの実績があります。最近では社内にサーバーを置かず、Dropbox を社内サーバーとして代替している会社も多いようです。これにより、コスト圧縮に繋がっているそうです。

普段の仕事でも、Dropbox はクラウド上に資料などを保存でき、パソコンだけでなくスマホでも資料を確認できるので、いつでもどこでも仕事ができて大変便利です。

—私の場合—

私は仕事関連の資料を Dropbox に保存しています。移動中に急遽資料を確認する必要が出てきた場合でも、スマホから確認しています。Dropbox はデータの共有がスマホ上でも簡単にできるので、もし出先で上司から「あのファイルを至急送ってくれ」と言われた場合でも簡単に共有することができます(なお、共有方法については「Dropbox でのデータの共有方法について知っておきたい 5 つのこと」の記事をご参考ください)。

ちなみに、私は Dropbox に加えて、Evernote や Chatwork などのサービスも使っていますが、いずれも仕事効率化に大きく貢献しています。このような仕事効率化サービスを活用することもテクニックの 1 つです。

まとめ

今回は厳選した仕事効率化テクニックをご紹介しましたがいかがでしたか?限られた時間の中で仕事の成果を最大化するためのご参考になれば幸いです。

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