プロジェクト管理ツール 7 選と仕事を効率化する 4 つのステップ

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プロジェクトの進行を少しでも分かりやすく、そして確実にするために使えそうなプロジェクト管理ツールをお探しですか?実際に探してみるとたくさんのツールが乱立しているので、どれを選べば良いのか分からないという声もよく聞かれます。

そこで、有名な Redmine や Backlog をはじめ、Jooto や JIRA、asana などよく名前を聞くツールを中心にそれぞれの特徴をできるだけ分かりやすく解説します。

プロジェクト管理ツールとは、という概念から解説していますので言葉の意味がよく分からない方もぜひ最初からお読みください。

目次

1. プロジェクト管理ツールとは
2. 気になる「Redmine」と「Backolog」を紹介
3. Redmine と Backlog 以外の主なプロジェクト管理ツール
4. プロジェクト管理ツールを使って仕事の効率をアップする 4 つのステップ
5. まとめ

1. プロジェクト管理ツールとは

1-1. プロジェクト管理ツールにできることと主な機能

project-management-tool-01

プロジェクト管理ツールとは、現在進行しているプロジェクトの各工程を効率良く管理するためのツール(ソフト)のことです。各工程の納期や進捗状況を視覚的に見やすくするガントチャート機能をはじめ、それぞれの工程にどれだけの人や時間を要しているかを管理できる機能などが統合化されています。プログラム開発現場などから端を発してさまざまな分野で活用されるようになりました。

【プロジェクト管理ツールの主な機能】

  • ガントチャート
  • ToDo リスト
  • 工数管理
  • 個々のメンバーのスケジュール管理
  • 問題、課題の管理や洗い出し など

1-2. プロジェクト管理ツールに人気が集まっている理由

今でこそさまざまなツールが用意されていますが、かつてこうしたツールがない時代であってもプロジェクト管理の必要性はありました。その時代は主に手作業による管理が行われていましたが、メンバー個々のタスク進捗の共有だけですら難しく、人的作業ゆえの漏れなどが重大なミスにつながる恐れもありました。

プロジェクト管理ツールはこうした問題を解決することを目的としているため、情報の共有や周知徹底、メンバー個々の進捗管理などに強みを発揮します。

これを整理するとプロジェクト管理ツールを導入するメリットは以下のようになります。

【プロジェクト管理ツールを導入するメリット】

  • 各工程、メンバー個々のタスク進捗管理が効率化、省力化
  • ToDo 管理の正確性が向上、指示漏れ、確認漏れを防止
  • 管理が充実することにより納期厳守が実現
  • 問題や課題を洗い出しやすく業務改善に役立つ

こうしたメリットが多くの企業に認識されているため、プロジェクト管理ツールの人気が高まっています。

1-3. 主要なプロジェクト管理ツール一覧

2016 年現在、すでに多くのユーザー数を誇るプロジェクト管理ツールがいくつかあります。まだ「これが定番」と目されるようなツールは定まっていない感がありますが、メジャーなツールがある程度定まってきているので以前よりも選びやすくなってきました。

主なプロジェクト管理ツールを挙げてみると、以下のようになります。

【2016 年現在の主なプロジェクト管理ツール】

  • Redmine
  • Backlog
  • Jooto
  • JIRA
  • asana
  • サイボウズ Office など

少し番外編ではありますが、Microsoft Excel をプロジェクト管理に利用している企業は意外に多く、この方が慣れていて使いやすいという人もいるようです。

2. 気になる「Redmine」と「Backolog」を紹介

2-1. よく名前を聞くプロジェクト管理ツール「Redmine」と「Backlog」について

プロジェクト管理という目的を持って開発されているツールの中で、「Redmine」と「Backlog」はその中でもよく名前が知られているツールです。市場が二分されている、というほど寡占状態にあるわけではありませんが「名前は聞いたことがある」という方も多いと思います。

そこで、この両タイトルについて特徴や主な機能、導入の方法などを簡単に紹介します。

2-2. Redmine

2-2-1. Redmine の特徴

オープンソースとして公開されている Redmine は、無料のプロジェクト管理ツールです。自分でサーバーにインストールをすれば完全無料ということもあって、システム開発やウェブ制作などの現場で広く普及しています。

Redmine ではタスクのことを「チケット」という単位で管理しています。それぞれのチケットに関与している人が進捗に応じて更新をすると、管理者を含む他のメンバーにも共有されるためメンバーの全員が自分を含むプロジェクトの進捗を把握、理解しながら進めていくことができます。

2-2-2. Redmine の魅力的な機能

・ガントチャート

プロジェクト管理ツールに求める機能としてガントチャートを挙げる人はとても多いですが、Redmine にも充実したガントチャート機能があります。縦にはチケットと呼ばれるタスクが並び、横軸でその期間を示します。

project-management-tool-02画像:http://redmine.jp/glossary/g/gantt/

・フィルター

タスクを一覧表示している画面で、たくさんあるタスクの中から条件に応じてフィルタリング、知りたいタスクのみを抽出して一覧表示させることができます。

優先度や終了日、その他には進捗が所定のパーセンテージに達しているタスクのみを表示することもできます。

project-management-tool-03画像:http://redmine.jp/faq/issue/custom-field-is-filter/

・作業時間の積算

各チケット(タスク)が要した時間を積算して、合計どれだけの時間が掛かっているのかという工数管理も、Redmine の管理画面で簡単に集計できます。合計と表示されている部分が指定条件のタスクを積算した時間です。

project-management-tool-04画像:http://blog.redmine.jp/articles/time-tracking/

2-2-3. Redmine の導入方法

Redmine はオープンソースなので、ソフト本体や関連のプラグインなど全てが無料で公開されています。以下の公式サイトからダウンロード可能です。

Redmine 公式ダウンロードサイト

Redmine オールインワンインストーラー

公式ダウンロードサイトにも記載がありますが、ここでインストーラーをダウンロードしたとしてもインストールして稼働させる方法がかなり専門的で、一般的なユーザーの方にとってはハードルが高く感じられるでしょう。

Redmine を使ってみたいが自力でインストールするのが難しいという方のために SaaS 形式で利用できるサービスもありますので、自分でインストールをするのが難しいものの使ってみたいという方は、次の項を読み進んでください。

2-2-4. 自力で Redmine 環境の構築が難しい場合は

自力で Redmine 環境の構築が難しい、またはインストールして利用できそうなサーバーがないという場合はすでに Redmine がインストールされたサーバーをホスティングという形で利用することもできます。

「My Redmine」というサービスを利用すれば、月額 8000 円からの利用が可能で、インストールや設定など一切不要ですぐに Redmine を利用開始できます。

My Redmine

2-3. Backlog

2-3-1. Backlog の特徴

Backlog はクラウドサービスとして提供されているプロジェクト管理ツールです。そのためアカウントの発行を受ければすぐに利用できるのが特徴です。また、クラウドサービスなので簡単な設定だけで他のメンバーと情報を共有できるのでネット環境があれば遠隔地にいる人の進捗も一元管理できます。

原則として有料のサービスですが、1 プロジェクト 10 ユーザーまでなら無料で利用できるため、小規模なプロジェクトで利用するのであれば実質無料です。

2-3-2. Backlog の魅力的な機能

・導入の簡単さと操作性

Backlog は導入が非常に簡単で、その上視覚的な操作性に強みを持っているので自分で使っているうちに説明を受けることなく操作をマスターできるのが魅力です。

もちろんガントチャート機能も実装されていて、必要事項を入力するだけで簡単にチャートを作成できます。

project-management-tool-05画像:http://www.backlog.jp/help/usersguide/gantt-chart/userguide274.html

・徹底した見える化

ガントチャートをはじめとして、視覚的な分かりやすさにこだわったツールです。所属メンバーの顔写真を登録することができるので、これをうまく活用するとリアルタイムで話しているような感覚でやり取りや情報の共有が可能です。

LINE などのメッセージアプリに近い感覚で使えるので、日常的にこうしたアプリを使っている人には馴染みやすいでしょう。

project-management-tool-06画像:http://www.backlog.jp/blog/2009/03/backlog-icon.html

こうした見える化によってメンバー間のやり取りが活性化され、アイディアの出し合いなどに効果を発揮しそうです。

2-3-3. Backlog の導入方法

Backlog をまずは無料で使ってみたいという場合は、以下の無料アカウント申請ページで必要事項を入力して申請をしてください。

バックログお申込みフォーム

有料版の料金一覧ページは、以下の通りです。ほとんどのプランには 30 日間の無料お試し期間がついているので、この期間を利用して試してみるのも良いでしょう。

プランと料金

2-4. 自分に向いているのかどうかを判断するポイント

Redmine と Backlog という気になる両タイトルについて紹介してきましたが、この両者には決定的な違いがあります。それはオープンソースゆえに完全無料である Redmine に対して、クラウドサービスの Backlog です。

オープンソースのメリットは完全無料であることですが、インストールや設定は自分でしなければならず、一定の知識を必要とします。そのため、Redmine を利用している人の中にはプログラム開発者やエンジニアなどが多く含まれています。

その一方で Backlog は簡単な導入と分かりやすさが売りなので、難しいことは分からないという人もすぐに使いこなすことができます。

プロジェクト管理ツールとしての機能はすでに優劣がつけがたく、両者ともに必要な機能はほぼ網羅しています。そうなると、後は導入コストと手間のどちらを優先するかで選ぶのが妥当と言えるでしょう。

3. Redmine と Backlog 以外の主なプロジェクト管理ツール

3-1. Jooto

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ウェブ上のサービスでありながら、ドラッグ&ドロップという感覚的な操作でタスク管理ができるのが特徴です。付箋のようなチップで個別のタスクを進行度によって管理することができます。

無料で利用開始できますが、有料版ではガントチャート作成機能が加わります。

Jooto 公式サイト

3-2. JIRA

project-management-tool-09画像:https://ja.atlassian.com/software/jira

元々は開発者向けにバグトラッキング(プログラムのミスを追跡すること)のツールとしてリリースされたのですが、今では進化してプロジェクト管理ツールとして市民権を得ています。

料金は月額制ですが、それぞれのプランに無料トライアルもあります。

JIRA 公式サイト

3-3. asana

project-management-tool-10画像:https://asana.com/product

アメリカで開発され、本国だけでなく日本でも人気のあるプロジェクト管理ツールです。マルチデバイスであることやプロジェクトを横断してタスクを一覧できることなど、この手のツールで多くの人が欲しいと思う機能が満載です。

asana 公式サイト

3-4. サイボウズ Office

project-management-tool-11画像:http://products.cybozu.co.jp/office/ver10/product/

日本製で、国内市場において高いシェアを持つグループウェアのブランドです。グループウェアなので社内のコミュニケーションや情報共有に使うツールなのですが、その機能の一環としてスケジュール管理機能などがあるので、プロジェクト管理にも十分利用可能です。

サイボウズ office 公式サイト

3-5. Microsoft Excel

定番のオフィスソフトである Microsoft Office には、表計算ソフトの Excel が含まれています。表計算ソフトですがグラフ機能や描画機能を使うと、ガントチャートを作成することもできます。ほとんどのパソコンにインストールされているソフトということもあって、今も多くの企業でプロジェクト管理に利用されています。

ただし、やはり本業は表計算ソフトなのでプロジェクト管理に特化したツールにあるような機能は望めず、メンバー人数が多くなったり管理するタスクの数が多くなってくるとプロジェクト管理を本業としているツールでないと難しくなってくるかも知れません。

4. プロジェクト管理ツールを使って仕事の効率をアップする 4 つのステップ

4-1. ステップ 1|プロジェクトを共有して伝達漏れ、周知漏れをなくす

プロジェクト管理の中で、最も懸念されるのがさまざまな「漏れ」です。ToDo 漏れによって着手できていなかったタスクや、伝達漏れによって情報が共有されていなかったなど、「漏れ」が引き起こす事態は重大になりがちです。

プロジェクト管理ツールに求める機能として ToDo やガントチャートが人気なのも、こうした漏れをなくしたいという思いが表れています。

まずは、プロジェクト管理ツールによる情報共有でこの「漏れ」を無くすのが 1 つめのステップです。

また、このステップには「漏れ」を無くすのと同時にタスクごとの担当や役割分担を決めて責任の所在を明確化することも含まれます。

4-2. ステップ 2|ガントチャートなど視覚的機能を利用して進行を管理

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ガントチャートのメリットは、進行しているプロジェクトをタスクごとに視覚化できることです。

プロジェクト全体の順調な進行とは、細分化されたタスクごとの順調な進行の積み重ねです。進捗の遅れや負担の偏り、時間管理の問題が生じている場合にはガントチャートでタスクごとに管理されているので、どこで問題が発生しているかを早期に特定できます。

タスクごとに問題を早期に発見、特定した上で有効な対策が打てるのはガントチャートを導入するメリットのひとつです。

4-3. ステップ 3|適切な優先順位、仕事の割り振り、工数管理が実現

ステップ 2 でタスクごとに問題の洗い出しを行った上で、次回に向けて優先順位や仕事の割り振りなどを改善するのがステップ 3 です。

例えば、前回のプロジェクトで特定のメンバーやタスクに負荷が偏っていたことが分かれば、次回はそのタスクに投じる経営資源を厚くすることで問題が解決します。こうした PDCA サイクルを何度も回していくことでプロジェクト管理が最適化され、業務改善が進んでいくでしょう。

4-4. ステップ 4|仕事が楽しくなる!

最適な優先順位や仕事の割り振り、工数管理が実現するとメンバーの負担やストレスは軽減され、メンバーが仕事を楽しいと思えるようになるのがステップ 4 です。

これこそプロジェクト管理が目指すゴールであり、プロジェクト管理ツールはそのための道具です。最適なプロジェクト管理ではメンバーがそれぞれの能力を存分に発揮し、新しいアイディアが生まれやすい土壌も出来上がります。

5. まとめ

少しでも効率良くプロジェクト管理をすることで正確性や生産性の向上を考える人や企業はとても多く、そのニーズに応えるようにたくさんのプロジェクト管理ツールが乱立しているのが現在の状況です。その中で何を選べば良いのか分からないという疑問にお応えするために、有名なものを中心に特徴などを紹介してきました。

どのツールも複雑なタスク管理を少しでも分かりやすく、そして簡単にできるように設計されています。違うのはその手法や価値観なので、この記事でご紹介した情報を参考に、最適なプロジェクト管理ツールに出会っていただければ幸いです。

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