スケジュール管理にアプリを導入しようとお考えですか？検討しているものの、どれを使うのが一番自分に合っているのか、どう使えばスケジュール管理がよりスマートになるのかを知りたいという方は多いと思います。
そこで、スケジュール管理にアプリを導入するメリットや従来からある手帳による管理との違いを知っていただいた上で、代表的なスケジュール管理アプリ 3 選をご紹介します。
こうしたアプリを使うメリットをより実感できる便利な使い方も解説していますので、ぜひ最後までご一読ください。
目次
1. スケジュール管理にアプリが効く理由
2. 全て無料！定番のスケジュール管理アプリ 3 選
3. 便利さを実感！スケジュール管理アプリ活用術
4. まとめ
1. スケジュール管理にアプリが効く理由
1-1. スケジュール管理アプリとは
スケジュール管理アプリといえば、従来であれば手帳に手書きで記録、管理していた予定やスケジュールをデジタルツールで管理するためのアプリのことです。ここでいうデジタルツールとはパソコンやスマホのことで、それぞれのデバイスから同一のスケジュールを閲覧、編集できるのも特徴のひとつです。
これにより、仕事中はパソコンで管理しているスケジュールを外出先ではスマホで確認、編集するという使い方も可能になります。
デジタルツールならではの便利な機能もたくさんあるので、スケジュールが多忙な人ほど活用のメリットも大きくなるでしょう。
1-2. スケジュール管理アプリにできること
スケジュール管理アプリを使う人が求めているのは、今後の予定を漏れなく記録して忘れないようにすることです。もちろんこれは大前提として、それ以外にもスケジュール管理アプリには便利な機能があります。
使う人にとって利便性が高そうなものを挙げてみると、以下のようになります。
- 予定を事前に通知するリマインダー機能
- 他の人とスケジュールを共有できる
- 予定が変更になった場合も簡単に編集できる
- 仕事用やプライベート用など複数のカレンダーを使い分けられる
- スケジュールの見せ方を変更して把握しやすくできる
こうしたメリットの多くは、アプリというデジタルツールならではのものです。
1-3. 手帳によるスケジュール管理との違い
1-3-1. 紛失しない
手帳を紛失してしまうと手帳そのものを失うばかりか、そこに書かれていた予定などの情報も全て失ってしまいます。
その点、スケジュール管理アプリは情報がクラウドに保存されているので、万が一パソコンやスマホなどを紛失したとしても同じサービスにログインすれば情報を元通りにすることができます。
1-3-2. 予定を失念しない
手帳に書き込んでいる情報は、あくまでもそれを閲覧して初めて役に立つものです。手帳を見ることを忘れてしまうと予定を失念してしまうことがあるかも知れません。
スケジュール管理アプリにはリマインダー機能が付いているので、予定の時刻が近づいて来たら通知を受け取ることができます。これにより予定の失念を防ぐことができるので、「手帳の方から教えてくれる」というのはアプリならではのメリットです。
1-3-3. 時間軸を変えてスケジュールを把握できる
紙ベースの手帳は最初に用意されている時間軸のみでスケジュールを管理することになります。月単位、週単位、一日単位など好みのものを選んで購入しますが、以後少なくとも 1 年間はその時間軸で固定されます。
スケジュール管理アプリは表示する時間軸を変更できるので、用途に応じて見せ方を変えられるので「スケジュールの詰まり感」などを感覚的に把握しやすいメリットがあります。
1-3-4. 他の人とスケジュールを共有できる
他のユーザーと情報の共有ができるのは、手帳との最大の違いかも知れません。クラウドサービスであることをいかして、ユーザー同士で予定を共有したり、その予定に招待するなど横断的な利用が可能になります。
1-3-5. 毎年購入する必要がない
有名なスケジュール管理アプリは、全て無料のサービスです。そのため手帳のように購入の必要がなく、サービスが継続する限りは手帳を新しく購入する必要がありません。
2. 全て無料！定番のスケジュール管理アプリ 3 選
2-1. Google カレンダー
検索エンジン大手の Google が提供しているカレンダーサービスです。これをスケジュール管理に活用できる上に、スマホ向けにアプリも提供されているので、それぞれのデバイスでスケジュールが同期させることができます。
Gmail などすでに Google のサービスを利用している人はアカウントを保有しているので、そのまますぐに始めることができます。
⇒ Google カレンダー
⇒ Android 版アプリ
⇒ iOS 版アプリ
2-2. ジョルテ
スマホ向けを想定して開発されたスケジュール管理アプリです。「全チェン」という機能が特徴で、この全チェンによってアプリの見た目を着せ替えることができるという機能が人気を得ています。
Google カレンダーや後述の Yahoo! かんたんカレンダーとも同期が可能なので、それらのサービスを利用してスケジュール管理をしていた人にとっても移行が簡単です。
⇒ ジョルテカレンダー
⇒ Android 版アプリ
⇒ iOS 版アプリ
出典：https://play.google.com/store/apps/details?id=jp.co.johospace.jorte&hl=ja
2-3. Yahoo! かんたんカレンダー
大手ポータルサイトの Yahoo! が提供しているスケジュール管理アプリです。視覚的、感覚的な操作性を重視しているので、アプリ名の通り簡単な操作でスケジュールの登録や編集ができるという特徴を持ちます。
もちろんマルチデバイス対応で、Yahoo! JAPAN の ID を持っている場合はそのまますぐに始めることができます。
⇒ Yahoo! かんたんカレンダー
⇒ Android 版アプリ
⇒ iOS 版アプリ
3. 便利さを実感！スケジュール管理アプリ活用術
3-1. マルチデバイスでスケジュール管理
定番となっているスケジュール管理アプリは、大半がマルチデバイス対応となっています。パソコン、スマホそれぞれで閲覧や編集ができるため、いつでもどこでも手帳のように使うことができます。
進化した手帳というイメージでアプリを使うのであれば、パソコンとスマホそれぞれでいつでも使えるように環境を整備しておくことをおすすめします。
ここでは Google カレンダーの例でそれぞれのデバイス同期させる方法を解説しますが、第 2 章でご紹介したアプリはすべて同じ仕組みになっています。
それぞれのデバイスで同期させる方法はとても簡単で、同じ Google アカウントでログインするだけです。Google 側のクラウドスペースにスケジュール情報が保存されているので、それぞれのデバイスからその情報を読み込むという仕組みです。
【パソコンからのカレンダー画面】
【スマホからのカレンダー画面】
このように、それぞれのデバイスで同じスケジュール情報を操作することができるので、新たに予定が加わったり変更になった時にはすぐにその場で使えるデバイスで更新をしておけばスケジュール帳は常に最新の状態に保たれます。
3-2. 生活、仕事に合わせて曜日のレイアウトを変える
アプリでカレンダーを利用するメリットのひとつに、見え方や体裁を変えられるというものがあります。これは紙ベースの手帳やカレンダーではできないことなので、そのメリットを活かしましょう。
例えば週休 2 日の生活サイクルを送っている人の場合、日曜日が週の初めになるようなカレンダーだと週末の予定を管理しにくくなります。その場合は月曜日を週の初めに設定したほうが見やすくなります。
スケジュール管理アプリにはカレンダーの表示設定を変えることができる機能があるので、それを使って生活サイクルに合ったレイアウトにするととても分かりやすくなります。
3-3. 直近の天気予報を自動表示する
営業活動や出張、屋外での作業など天気に左右される業務はたくさんあります。その場合は天気予報のチェックが欠かせませんが、スケジュール管理アプリには天気情報をカレンダーに表示させる機能があります。
Google カレンダーの場合は直近 4 日間の天気を表示するようになっており、設定をするとカレンダーに小さなアイコンで表示されるようになります。
【パソコン版での天気予報表示】
【スマホ版での天気予報表示】
スマホ版では 1 日単位の表示にした時に天気アイコンが表示されます。
3-4. どうしても忘れてはいけない予定を忘れないようにする
「予定を失念したくない」というのがスケジュール管理にアプリを導入する目的だという方も多いと思います。その目的をより確実に達成するために、リマインダー機能を大いに活用しましょう。
リマインダー機能は登録されている予定の時刻が近づいてきた時に事前に通知してくれる機能なので、通知のタイミングや回数を工夫することで失念するリスクを大幅に抑えることができます。
まずは、通知のタイミングを編集します。1 日前の通知だと忘れるかも知れない、逆にギリギリのタイミングだとその時に思い出しても手遅れになるという場合は最適なタイミングを選びます。
リマインダーのタイミング選択は、かなり細かく設定できます。
1 回だけでなく何度も通知をしてほしい場合は、通知回数を追加した上でそれぞれの通知タイミングを設定します。
この例だと、24 時間前、3 時間前、そして10 分前の 3 回にわたって通知されますので、これなら失念する可能性もかなり低くなると思います。
4. まとめ
スケジュール管理をデジタル端末で行うこと自体は、以前からそれほど珍しいことではありませんでした。しかしそれはパソコンを基本としていたため「いつでも、どこでも」という機動性においては使いづらい部分があったのは否めません。
しかし今は、スマホがあります。パソコンとスマホを同期させることで「いつでも、どこでも」というスケジュール管理が可能になったことで、その利便性は飛躍的に高まりました。
忙しい人ほど予定の数が多く、ダブルブッキングや失念などのミスが生じる可能性は高くなります。ミスを無くし、より効率的なスケジュール管理にアプリのメリットを大いに役立ててください。
