サブコンとの共同作業に Dropbox を活用するヒューストンの建設会社

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マーシャル・クルツ

米国テキサス州ヒューストンの建設会社 Tellepsen Builders は、同地域の発展において、1 世紀以上にわたり、文字どおり「礎」としての役割を果たしてきました。テキサス・チルドレンズ病院やレイクウッド教会など、ヒューストンの名だたる建設プロジェクトを手がけてきた同社は、同地域の建設事業の開拓者として名声を築いています。このように確固たる地位を確立している同社ですが、同族経営の 4 代目から 5 代目への代替わりを控える中、その進化の歩みを維持するための方策を模索していました。この記事では、同社がいかにして Dropbox Business を活用し、建設業界のデジタル変革を牽引する存在になったかをご紹介します。

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チーム間の共同作業を改善

建設業界は、世界経済の中で最も規模の大きい業界の 1 つです。しかし同時に、最もデジタル化が遅れている業界の 1 つでもあります。この遅れによる機会損失は極めて大きく、マッキンゼーが発表した 2017 年のレポートによると、建設業界におけるデジタル テクノロジーの導入効果は、世界全体で 1.6 兆ドルに及ぶ可能性があります。そこで Tellepsen は、テクノロジーの積極活用により、事業の推進力であるプロジェクト マネージャーの業務効率化に取り組むことを決断しました。
「弊社では、多いときには 30 以上のプロジェクトが同時進行で展開されます」と語るのは、Tellepsen で IT ディレクターを務めるリー・ニュージェント氏です。「プロジェクト マネージャーは、各地に分散して勤務しながら、予算や納期、サブコン、請求処理、契約書の管理を行っています。そのため、彼らの生産性を高め、どこでも作業できるようにすることが大変重要となります。」

しかし、Tellepsen が以前運用していたファイル サーバーと VPN によるファイル共有システムには、プロジェクト マネージャーと現場スタッフによる大容量ファイルの共有が困難という問題がありました。これは特に、作業現場のインターネット接続環境が貧弱である場合に顕著となります。チーム メンバーが現場でもスムーズに作業を進められるようにするには、この問題を解決することが欠かせません。そこで、同社がソリューションとして選択したのが Dropbox でした。

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週あたり数時間を節約

複数の拠点間で複数のプロジェクトを同時進行するのは、簡単ではありません。しかし、Tellepsen では、2015 年に Dropbox Business を全社に導入したことで、プロジェクト マネージャーが各地のサブコンとシームレスに共同作業できるようになりました。

「Dropbox Business の効果は絶大です。大容量ファイルをサブコンと共有するときも、ファイルを Dropbox に保存するだけで済むようになりました。おかげで、プロジェクト 1 件につき週あたり 2 時間は節約できています。」 – リー・ニュージェント氏、Tellepsen IT ディレクター

「(サブコンとの)共同作業を効率化したことで、共同作業の管理に伴う負担を減らし、作業をスムーズに進められるようになりました。」(リー氏)

Dropbox Business の導入は、社員の働き方を一変させるような影響をもたらしました。「Dropbox Business なら、FTP サーバーとは違い、重要なファイルが保存された読み取り専用のフォルダをいとも簡単にサブコンと共有できます」とリー氏は説明します。「プレビューや読み込みも高速なので、プロジェクト 1 件につき週あたり 2 時間節約することができています。」

また Dropbox にはモバイル アプリも用意されているため、プロジェクト マネージャーは、これまでよりも多くの時間を現場で過ごせるようになりました。このことは、作業品質の改善と納期遵守率の向上に大きく貢献しています。

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オフィスでの管理業務の効率化

Dropbox Business の導入は元々、プロジェクト マネージャーの生産性向上を目的としたものでしたが、オフィス業務にも意外な導入効果が波及しているとリー氏は話します。
「ファイル復元がシンプルになったのに加え、アクセスや権限をこれまでよりもきめ細かく管理できるようになりました。おかげでオフィスでの管理業務が効率化され、空いた時間をバリュー チェーンの価値向上に費やせるようになっています。」(リー氏)

Dropbox スマート シンクでサポート要請を削減

いつでも必要なファイルにアクセスできるよう、大容量のデータをノート パソコンに保存する場合は、ストレージの交換作業によって作業効率が低下するという問題が発生します。それは、Tellepsen も例外ではありませんでした。サポート チームは、ハード ドライブの容量増加を希望するユーザーへの対応に追われ、またハードウェア コストも増加の一途をたどっていました。

「IT サポート チームは、ハード ドライブの交換作業に(週あたり)4 時間という時間を費やしていました。その間、サポート チームはもちろん、ユーザーも他の作業を行うことができません」とリー氏は当時の状況を振り返ります。「しかし、スマート シンク機能を備えた Dropbox Business の導入後は、すべてのデータをクラウドに保存できるようになったので、ローカルに必要なストレージ容量が半減し、ユーザーからのサポート要請もほとんどなくなっています。」
建築、エンジニアリング、建設業界の他のトップ企業も、プロジェクトでのシームレスな共同作業に Dropbox を活用しています。詳細については、e ブック「コラボレーション ツールによる建設の効率改善」をダウンロードしてください。

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こちらの記事では、自社にぴったりなクラウドストレージを選ぶときに気をつけるポイントなど併せて下の内容を紹介しています。是非ともご覧ください。

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3. クラウドストレージ導入後の失敗5つのケース
4. クラウドストレージ導入を成功するために見落としてはいけないポイント13
5. Dropbox で働き方がどのように変わるのか、他クラウドストレージとの違い
6. 成功している建設企業の紹介 

実際に200社以上の建設企業を訪問した Dropbox の営業たちが耳にしたリアルな声をたっぷり盛り込んでいますので、きっとお役に立つと思います。

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