~ 情報共有のための“引き出し” を構築し、既存ノウハウを共有資産にする ~
2023 年 2 月 16 日 – Dropbox Japan 株式会社は、株式会社西邦建設の「Dropbox」導入事例を公開しました。
三重県伊勢市エリアを中心に、公共事業をはじめ多くの施工実績を持つ西邦建設は、中でも土木領域の JV（ジョイントベンチャー）案件に強く、常時 10 件ほどのプロジェクトが稼働しています。現場の工程をスムーズに進めるためには、工事の発注者や協力会社との書類のやりとりを円滑化することが欠かせません。土木、建設の現場では、発注者からの依頼事項、作業の内容や変更点などを網羅的に記載した「工事打合せ簿」という書類を作成します。これを関係各社が確認しながら作業を進めるため、工事打合せ簿に不備があると、確認・修正のために作業が遅れて全体の工期に影響を及ぼします。
経験豊富な社員と若手社員の間で、工事打合せ簿の完成度にばらつきがある点に課題を感じており、内容の不備や記入漏れは確実になくし、書類作成を高いレベルで平準化する必要がありました。当時、工事打合せ簿は各担当者が自分の PC で作成・保管しており、それが属人化の要因になっていました。過去の書類を誰もが確認できる形で全社に共有すれば、若手社員が作成方法を学べる上、正しい書類をベースにして作成することもできる。そう考えた同社は、仕組みの検討を開始しました。
ソリューション選定に当たり、同社がイメージしたのは “引き出し” です。引き出しに、過去に作成した工事打合せ簿を保管しておけば、見たい時に、誰でも、自由に引っ張り出して正しい書式を確認できます。既存ノウハウを会社の共有資産にできると考えたのです。そんな折、同社の IT パートナーの紹介で知ったのが Dropbox でした。
Dropbox のアカウントを全社員に配布した上で、積極的に活用したい人、部分的に使ってみたい人、各々が自分のペースで Dropbox に慣れていけるように総務部がサポートしました。「ソリューションは即決でしたが、現場への導入は時間をかけて進めました。というのも、いきなり新しい仕組みに切り替えると、社員の負担が大きいと考えたためです」と同社 総務部長 西口氏は言います。
同社は、Dropbox に現場ごとのフォルダを作り、ここに図面や工事打合せ簿などのファイルを保管できるようにしています。あえて厳密なアクセス権限設定を行わず、担当以外の現場のファイルも確認できるようにすることで、“引き出し”の効果を高めています。導入の結果、資料や書類の作成・修正に関わる業務は、月に 10 時間ほど削減でき、ペーパーレス化も進んでいます。今後は、ノウハウや知見の詰まった引き出しとしての利用から、より多彩なファイル共有基盤としての活用を進めていく考えです。
西邦建設様の導入事例の詳細についてはこちらをご確認ください。
https://www.dropbox.com/ja/business/customers/seihoukensetsu-case-study
その他、Dropbox 導入事例はこちら
https://www.dropbox.com/ja/business/customers
