800 名の回答から見えた、製造業の現場で起きている情報共有の“ムダ”

Dropbox Japan 株式会社では東洋経済新報社と共同で「シリーズ働き方改革」と題して様々なテーマでカンファレンスを開催しております。昨年 11月には製造業の皆様を対象に、社外との情報共有の課題に焦点を当てたカンファレンスを開催し、多くの皆様にご来場いただきました。当日の様子は、本記事後半で東洋経済オンラインに掲載されている開催レポートをご紹介いたしますので、ぜひご一読ください。

カンファレンスのオープニングでは、東洋経済新報社と共同で実施した調査結果から浮き彫りになった、製造業における外部との情報共有の課題についてご紹介させていただきました。当日の詳しい内容はこれまで広く公開しておりませんでしたので、今回、こちらでご紹介をさせていただきます。

”製造業の現場”を対象にした 800 名の調査
外部とのコミュニケーションは「メール」と「電話」を中心に 1 日平均 10 回
コンテンツの共有方法も圧倒的にメール、、、結果、メールの限界が業務のムダに
オンラインの共同作業場、Dropbox が提供するスマートワークスペース
シリーズ働き方改革「製造業の外部情報共有革命」セミナーレポート

1. ”製造業の現場”を対象にした 800 名の調査

本調査は、製造業の「現場」に焦点を当てるべく、様々な部署の主任・係長クラス以下の方を対象に実施し、800名の方々にご回答いただきました。

調査概要
調査手法：インターネットアンケート（三菱総合研究所生活者市場予測システム(mif)パネルによる追加調査）
調査対象：全国、男女、18 ~ 65 歳、製造業に勤める一般社員、主任・係長クラスの有職者
調査期間：2019年 10月 28日〜 2019年 10月 29日
回収数：800ss 回収

今回は、業務における「情報共有」を業務の過程や成果物として作り上げる「コンテンツ」と業務の過程で行われる「コミュニケーション」の 2 つに分けてご紹介させていただきます。

2. 外部とのコミュニケーションは「メール」と「電話」を中心に 1 日平均 10 回

今回は調査の対象として、外部との情報共有頻度が高い皆様にご回答いただきましたが、広く「情報共有を行っている対象」を伺った結果、多くの方が社内とのやりとりのみならず外部との情報共有を行っていることがわかりました。

外部とのコミュニケーション頻度は平均 1 日 10 回となっており、その手段としては「メール」と「電話」によるやりとりが圧倒的でした。

コミュニケーション手段への依存から生まれるムダと不便さ

既存コミュニケーション方法に対して、7割を超える方々が「不満」や「ムダ」があると回答しました。その理由として挙げられた上位 3 項目は、「電話をしても相手がなかなか捕まらない」、「メールを見てもらえたのかわからない」「メールが見つからない」となっていました。

3. コンテンツの共有方法も圧倒的にメール、、、結果、メールの限界が業務のムダに

続いて、コンテンツの共有方法については、9 割以上がメールを使ってコンテンツを共有されていることがわかりました。

メールを主なコンテンツ共有手段として利用している結果、コンテンツの共有環境についても7割の方が不満やムダがあると回答しました。なかでも、「大容量のファイルを共有できない」という点については、半数以上の方が圧倒的に不満を抱いていることがわかりました。

4. オンラインの共同作業場、Dropbox が提供するスマートワークスペース

今回の調査結果から、現在の業務における情報共有の課題は、今回分析の軸にした「コンテンツ」と「コミュニケーション」がそれぞれバラバラな状態で管理されていることに起因すると考えられます。コンテンツの進捗をメール添付でやりとりし、電話でその詳細を説明する…メールや電話によるやりとりを重ねた結果、どれが最新なのか、また、最悪の場合、「どれが最終版なのか」わからない状態に至ってしまうこともあるのではないでしょうか。

そのような課題の解決策として、Dropbox が提供する「スマート　ワークスペース」はオンライン共同作業場システムの代表格として、多くの企業に採用されています。

Dropbox のスマート　ワークスペースについては、簡単なご紹介動画がございますので、ぜひご覧ください。