時間管理アプリというジャンルのアプリが続々と登場し、いったい何をするものなのか気になっていませんか？また、時間管理アプリを使うと今の仕事の何が変わるのかとお考えではありませんか？
どんな人にも平等に与えられている時間は、その使い方でその後の結果や人生が大きく変わります。しかしそれを分かっていても、なかなか時間の使い方を改善する糸口がつかめないという方が多いのも事実です。
この記事では時間管理アプリの導入から使い方と、デキるビジネスパーソンになるための時間管理法 10 訓、そして時間管理術をブラッシュアップするためのおすすめ書籍をまとめました。
目次
1. 時間管理の基本的な考え方
2. 定番の時間管理アプリ「Toggl」の使い方と時間管理術
3. その他のおすすめ無料時間管理アプリ 5 選
4. 時間管理を知って仕事、人生を成功させる 10 訓
5. 10 訓の理解をより深める、おすすめ時間管理本 5 選
6. まとめ
1. 時間管理の基本的な考え方
1-1. 時間はすべての人に平等、差がつくのは使い方
人が持つさまざまな財産や資源の中で唯一、誰にでも平等に与えられているのが「時間」です。どんなに大富豪であっても、そうでない人であっても与えられた時間は 1 日 24 時間。時間そのものに差はありません。
差があるのは、時間の使い方です。同じ時間であってもどう使うかによって結果は大きく異なるので、それが成功する人、そうでない人を分けるのです。
では、成功するためには時間をどう使うべきなのでしょうか？その答えは人それぞれですが、誰にでも共通して大切なのは「時間をムダにしない」ことです。
時間のムダをどうやって改善するのか、そのために活用する人が多くなっているのが「時間管理アプリ」です。
1-2. 管理されている時間と、そうでない時間の違い
時間管理アプリは、文字通り時間の使い方を管理するためのツールです。「この時間はこの仕事に使う」とスケジュールを決めるのは多くの人がやっていることですが、実際に 1 日を終えてみて時間をどのように使ったかを検証する人はそれほど多くないように思います。
仮に 1 日を振り返ってみたとしても、正確に時間の使い方を把握するのは難しいでしょう。
時間管理アプリは、時間の使い方を正確に記録する機能を持っています。その記録をもとに、後で振り返ってみて自分の時間の使い方がどうだったのかを検証すれば、より良い時間の使い方のヒントになるはずです。
こうして、ただ流れていた時間を「管理されている時間」に変えることができます。管理されている時間には意味があり、改善することも可能になります。
1-3. 時間の使い方を「見える化」する
時間管理アプリとして利用されているアプリには実にたくさんの種類がありますが、その多くが目指しているのは時間の「見える化」です。
「今日は 1 日仕事をした」ということなら誰でも振り返ることができますが、今日 1 日を使って何の仕事をしたか、個別の仕事が占めていた比率は？以前と比べて効率は良くなっているか？その結果は費やした時間に見合っているか？といった検証をするためには、時間の使い方を「見える化」しなければなりません。
こうした時間管理がアプリによって飛躍的に正確に、そして持続性の高いものになります。
1-4. 続けるために時間管理は可能な限りシンプルに
時間管理は、言わば自己管理の一種です。自己管理というのは自分との戦いなので、どうしても三日坊主になってしまいがちです。手作業による時間管理が続かないのは、時間管理という作業自体が面倒くさいからという理由も大きいと思います。
そこで時間管理アプリに期待したいのは、とにかく操作や使い勝手がシンプルで続けやすいことです。理想的なのはシンプルな操作だけで時間の使い方を記録していて、そのこと自体を本人が意識しなくなることです。
この記事では「続けられること」も念頭に、時間管理アプリをご紹介します。
2. 定番の時間管理アプリ「Toggl」の使い方と時間管理術
ここでは時間管理アプリの中でも最も有名と言われている「Toggl」を例に使い方や活用法を解説していきます。初めて時間管理アプリを検討しているのであれば、「Toggl」は入門編として打ってつけです。
時間管理アプリには他にも定番といえるものがあります。もし「Toggl」の使い心地に不便さを感じるようでしたら、次章で紹介している他の定番アプリを使ってみて一番しっくりくるアプリを探してみましょう。
【Toggl とは】
パソコンやスマホなど、マルチプラットフォーム対応の定番時間管理アプリです。それぞれのプラットフォーム向けアプリでの記録に加えて、管理画面にアクセスしてブラウザ上で行動記録を保存できるため、環境を選ばないのが最大のメリットです。
この記事では「Toggl」を使って時間管理のノウハウを解説しますので、ダウンロードやインストールについては、次項以降をご覧ください。
2-1. 各デバイス別 Toggl インストール方法
2-1-1. iOS
iPhone、iPad など iOS 用の「Toggl」アプリは、App Store からダウンロード、インストールしてください。
2-1-2. Android
Android スマホやタブレットなど向けの「Toggl」アプリは、Google Play からダウンロード、インストールしてください。
2-1-3. Mac OS
Mac 向けのデスクトップアプリは、以下のページからダウンロード、インストールしてください。対応バージョンは Mac OS 10.8 以降です。
このページにある、「Mac OS」のリンクをクリックするとダウンロードが始まります。
2-1-4. Windows
Windows 向けのデスクトップアプリは、以下のページからダウンロード、インストールしてください。対応バージョンは64 bit 版の Windows 7 以降です。
このページにある「Windows」をクリックするとダウンロードが始まります。
2-2. Toggl のユーザーになる
「Toggl」アプリを初めて起動すると、ログイン画面になります。まだアカウントがない状態なので、下にある「Sign up for free」をクリック（タップ）します。
ここでは Windows 版アプリを例に解説しますが、他のプラットフォームでも基本的な操作は同じです。
必要な情報はメールアドレスと、希望のパスワードです。受信可能なメールアドレスを用意して、「Your email address」に入力、パスワード欄には任意のパスワードを入力してください。
全て入力が完了したら、「SIGN UP」をクリック（タップ）して完了です。
2-3. Toggl 基本的な使い方
「Toggl」の基本的な使い方は、何か行動を始める時に行動名を入力して、スタートボタンを押します。そして行動が終わった時にストップを押します。基本的な使い方は、これだけです。
メイン画面にある「Start」ボタンで行動記録開始、記録が始まると表示が切り替わる「Stop」ボタンを押して行動記録終了というのが基本的な流れです。
何に時間を使っていたのかを記録するために、行動名も記録します。
それでは、次項で実際に行動記録をしてみたいと思います。
2-4. Toggl で時間の使い方を記録する
アプリ画面の左上にある「What are you doing」のところに、これから行う行動名を入力して、右側にある「Start」ボタンを押すと、行動記録が始まります。
行動記録が始まると、カウントが始まります。
現在の行動が終わって「Stop」ボタンを押すまでカウントが続くので、現在の行動が終わったら「Stop」を押してください。
2-5. Toggl で時間の使い方を分析する
記録した行動は、「Toggl」の管理画面で閲覧することができます。「Toggl 管理画面」に、アカウント登録時に使用したメールアドレスとパスワードを入力してください。
管理画面にログインすると、上部にメニューが表示されます。「Timer」をクリックすると、現在登録されている最新の記録が表示されます。
実はこの画面でも行動記録が可能で、「What are you working on?」に行動名を入力、右にある緑色の「Go!」をクリックするとアプリと同様に記録開始となります。
次に、レポート機能も見てみましょう。上部メニューの「Reports」をクリックするとさらにメニューが表示されますので、「Summary」をクリックします。
ここでは時間の使い方がグラフ表示されます。色々な種類の行動を記録すると色分けされ、何に時間を多く費やしているのかが分かります。
2-6. 分析結果を時間管理に役立てる
「Toggl」など時間管理アプリのメリットは、ワンタッチ操作だけなので行動を記録していることをほとんど意識せずに時間の使い方を把握、分析できることです。
データが蓄積されていくにつれて、時間の使い方に関する傾向や癖、課題などが見えてくるはずです。多くの時間を費やしていることが、果たしてそれだけ時間を費やすだけの価値があるか、ムダはないかという検証を重ねていくことで PDCA サイクルが生まれます。
検証の結果、時間の使い方を前回よりも工夫するようにすれば生産性は飛躍的に向上し、同じく与えられた時間からより多くの成果を生み出すことができるのです。
【PDCA サイクルとは】
Plan（計画）、Do（実行）、Check（検証）、Act（改善）という 4 つの工程の頭文字から生まれた造語。一回の行動や取り組みをその都度検証して、次の改善に役立てるというサイクルを繰り返せば、やがて仕事の中身が磨き上げられていくという考え方です。
2-7. Dropbox 社内インタビュー 〜 Toggl を使うことで目の前の作業に集中できるようになった 〜
Toggl を使いこなすことによって仕事への取り組み方にどのような変化が見られるのか？Dropbox グロースマーケティング ジャパン リードの植山周志が 5 週間 Toggl で業務を記録しながら仕事をしてみました。
ーー Toggl を使ってみていかがでしたか？
植山 使い方としてはまず自分の業務内容を洗い出して Project の項目を作るところから始めました。各タスク（Mtg、メール、レポート作り、など）ごとに Project を作っておくことで、それぞれのタスクを始めるときに Toggl に入力する手間を省けます。
使ってみて自分が一番変わったと思えたのは、今、やっている仕事のみに集中しやすくなったことです。例えば、週のレポート作りをしているときに、Toggl で“レポート作り”と記録しているのですが、レポートを作っている合間に別のことをしてしまうことが減りました。自分の中で「今はレポートを作っていて記録しているから、他のことをしないでこれに集中しよう」という意識が働いたのだと思います。あと、使い始めの頃、各タスクの最短記録に挑んでいたからかもしれません（笑）。
ーー 5 週間記録した Toggl のレポートを見て気づいたことは？
植山 業務内容が数字として“見える化”することで、自分がどの業務に時間を割いているのかが正確にわかりました。例えば、7/11-7/31 の 2 週間を見てみると、Mtg と雑務に費やす時間の割合が多い、とかですね。
＜植山の各タスク全体の割合＞
1. メールなどの雑務：34 %
2. Mtg：28 %
3. 実務：18 %
4. プランニング・企画：12 %
5. レポート作り、数値の仕事：5 %
この 5 つで全体の作業量の 97 %を占めています。どうやったらもっと自分の生産性を上げることができるのか？ 3 の実務と 4 のプランニング・企画の比率をもっと増やすことでしょうね。だから、雑務と Mtg を減らすことを考えるべきだと思いました。
ーー 具体的にはどのように？
今までは、朝出社して、手帳にタスクリストを作って、メールを処理することから始めていますが、この流れを、夜にタスクリストを作って、メール処理を例えば、10 時〜11 時にするなど決めてしまうなどすればいいのかなと。Mtg が多いのは、この時だけのことだと思うので、心配していないですね。
メールの確認と返信を1日３回の朝、昼、夕方の30分ずつにしました。あとの時間はメール画面を開いていません。このことで作業中の仕事がメールで中断されることを避けています。
Toggl を活用しながらこの PDCA を繰り返すと仕事効率がどんどん上がっていくと感じています。
3. その他のおすすめ無料時間管理アプリ 5 選
ここでは「Toggl」以外のおすすめ定番アプリを 5 つ紹介します。一番人気があるアプリがあなたにとってベストのアプリになるとは限りません。個人の好みもありますので、まずは「Toggl」を使ってみて、合わないようなら、ここで取り上げている時間管理アプリをダウンロードして使い比べてみてください。
3-1. Yomo
何か行動をする際に始まりと終わりを記録するだけというシンプルな構造。予定を立ててその通りに行動するのではなく、実際の行動を後で把握・分析して次の行動管理をする用途に向いています。
3-2. aTimeLogger
実際に使った時間を何に使ったのかをカテゴリー選択で色分け記録できるアプリです。時間のムダを洗い出すのに適しており、時間を使ったログを確認することで自分の頑張りを振り返ることもできます。
3-3. 時間による目標管理 – iCloud Sync
時間の使い方を記録するだけでなく、あらかじめ設定しておいた目標に対してどれだけ達成できているかという目標達成率にも着目した時間管理アプリです。時間の使い方に目標を設定したい場合には最適です。
3-4. スケジュールプランナー
画像：Google Play
スケジュール管理がメインのアプリですが、予定したスケジュールに対して結果がどうだったのかを登録することで時間管理アプリとして利用可能です。毎日朝に予定を立てて、そこから記録をスタートさせて結果を検証するという流れで時間の使い方がブラッシュアップされます。
3-5. Google カレンダー
Google が提供しているネット上のサービスで、ネットで使えるのはもちろん、専用アプリでも使えます。高度なスケジュール管理機能を備えており、タスク別に色分けして管理をしたり、後になってから自分の行動記録を把握することもできます。また、スマホだけでなくパソコンでも共通で利用できるため、利用シーンが幅広いのも魅力です。
4. 時間管理を知って仕事、人生を成功させる 10 訓
4-1. 忙しさを決めるのは時間の使い方
仕事量が多いせいで忙しくなると思われがちですが、実はほとんどの場合、時間の使い方のバランスが悪いことが人を忙しくさせていると言われています。常に納期が迫ってくるような感覚に陥るのは、仕事の優先順位設定に問題があるのかも知れません。
4-2. 複数のタスクを同時進行しない
仕事に追われると、どうしても目の前のタスクを一気に片付けたくなるのが人間心理です。しかし同時に複数のタスクを完了させることは現実として簡単なことではありません。「二兎を追うものは一兎も得ず」という言葉があるように、焦りや欲張りによって複数のタスクを同時に進めようとせず、1 つのタスクを確実に完了させていくのが、実は最も高効率です。
4-3. これから何に時間を使うか宣言する
予定を立ててから行動に移るというのは一般的なセオリーですが、もうひとつ重要なのがこれから何に時間を使うのかという「宣言」です。タスクとタスクの間に境界線を設けて、「これからの時間は、○○の作業に使う」と宣言しましょう。
これを簡単に実現しているのが時間管理アプリなので、行動の名前を付けてカウント開始、を習慣づけてください。これだけで集中力がかなり向上します。
4-4. 小さな達成を積み上げる
成功している人の多くが重要だと語っているのが、成功体験の積み重ねです。現実味のある小さな目標を立ててそれを達成するという成功体験を積み重ねることで成功する方法を感覚的に身につけ、気が付けば大きな成功を成し遂げているというわけです。
時間管理アプリでは小刻みに時間の使い方を記録できるため、時間の使い方に関する目標を立てやすいメリットがあります。また、時間の使い方が「見える化」されるので目標達成のために要した時間がすぐに分かります。
これにより、成功体験を積み上げるために要する時間の目安も立つようになり、時間の使い方がさらに上達します。
4-5. 休息も時間の使い方。堂々と休むこと
時間の使い方というと働くことばかりに目が行きがちですが、休息するというのも立派な時間の使い道です。人間には好不調の波があるので、乗っている時は欲張って仕事を進めても構いませんが、そうでない時は休息するということに積極的に時間を使いましょう。
その休息や気分転換もアプリで記録しておけば、「これだけ休んだのだから」とモチベーションの向上にも役立ちます。
4-6. 最初から現実味のない目標を立てない
目標を高く設定すれば、たとえ未達になったとしても高いレベルの結果を出せると思いがちですが、実際にはその逆です。最初から高すぎる、現実味の乏しい目標を立ててしまうと目標達成に対する現実味が薄れ、単なる努力目標に格下げしてしまいます。
現実味のある、少し頑張れば達成できるレベルの目標を設定して仕事に取り掛かり、それを確実に達成するという習慣を付けましょう。
4-7. 時間管理の状況を把握し、常に改善する
時間管理アプリが目指すのは、ムダな時間の使い方を排除することです。時間の使い方を記録した上でそれを検証、次の工夫に役立てるというのは PDCA サイクルと同じ考え方です。
時間管理アプリで得られた時間の使い方に関する傾向を踏まえて、小さなことでもよいのでそれを改善する計画を立てます。それが実現できれば次はまた小さな改善案を立てて実行、これを繰り返すことにより時間の使い方が良いものになっていくはずです。
4-8. 締め切りのない作業はしない
仕事には必ず締め切り、納期があります。逆に考えると締め切りのない仕事は仕事と呼べないものなので、必ず仕事に締め切りを設けます。それによって仕事の集中力やモチベーションも向上します。
4-9. 優先順位に従って時間を割り当てる
仕事の優先順位を明確にしましょう。今すぐやること、その次にやること、近いうちにやっておくべきことといったように仕事の優先順位を設けることで初めて計画が有効なものとなり、すべての仕事で目的を達成することができます。
時間管理アプリは時間の使い方を後から検証できるので、その優先順位通りに進捗したのかを検証することも大事です。
4-10. 限られた時間は制約ではなくチャンス
時間が限られているということは、その時間が終わった後は次の仕事に取り掛かれるというチャンスでもあります。いつまでも同じ仕事をダラダラとやっている人には訪れないチャンスなので、時間が限られている＝他の仕事にも取り掛かれるチャンスという思考を持ちましょう。
時間管理アプリで行動に名前を付けるのも、その境界線を明確にするためです。
5. 10 訓の理解をより深める、おすすめ時間管理本 5 選
5-1. マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門（岡野 純著）
仕事をタスク単位で全部並べてみて、それをパズルのように組み立てて優先順位や進捗管理を行うという視覚的なタスク管理の入門書。マンガなので超初心者にもおすすめです。
5-2. 仕事の速い人が絶対やらない時間の使い方（理央 周著）
残業ゼロを目指すという、極めて現実味のある目標設定の時間管理術。「やらされている」という思考で日程を組むのではなく、能動的に自分で時間を管理するという提案がなされています。
5-3. 世界で一番シンプルな時間術（ヴェルナー・ティキ・キュステンマッハー、マリオン・キュステンマッハー共著）
世界 40 か国語で出版されている時間管理本の著者がまとめた、時間管理術の秘訣がレクチャーされています。時間を管理することで生まれる「幸福な時間」をいかに作るかという点に主眼が置かれています。
5-4. 「ダラダラ癖」から抜け出すための 10 の法則―集中力を最高にする時間管理のテクニック（メリル・Ｅ・ダグラス、ドナ・Ｎ・ダグラス共著）
時間の節約とは集中することから生まれるという着想から始まる、時間管理術のレクチャー本です。ダラダラ癖という時間のムダに直結する悪癖をいかに退治するかのヒントが満載です。
5-5. Lean B2B: Build Products Businesses Want (Étienne Garbugli 著)
この記事の「3.時間管理を知って仕事、人生を成功させる 10 訓」の参考元になっている書籍です。英語の本ですが、この内容を元にした時間管理術が多くの本やネット上の記事などで紹介されているので、一種のバイブルです。
6. まとめ
時間管理アプリを使うことで実現する時間管理術について解説してきましたが、ご自身の仕事に当てはめてみていかがでしたか？今すぐ取り組めることも多いと思いますので、時間管理アプリの導入も含めてできることから始めてみてください。
時間管理アプリを使うと人生が変わるという表現も見られますが、その表現が大げさではないことが、やがて実感できるはずです。
