Dropbox Paper を使うときに知っておきたい 15 のヒント

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本記事は Dropbox Paper チームのリーダーのカビータによってこちらで執筆された記事の和訳です。

Dropbox Paper の最も優れた点のひとつはシンプルさですが、逆に言えば、Paper がシンプルであるために、よく利用しているユーザーさえも気づいていない機能が実は多いということです。最近、お客様とのミーティングで、Paper の「知られていない」機能をいくつかお知らせしたところ、大変ご好評をいただきました。そこで、こちらでも皆様にご紹介させていただきます。

今回ご紹介する機能は、私たちも毎日使用している便利なものばかり。これらの機能で、スピーディーかつ簡単に仕事を進められるようになりますので、ぜひお試しください。

1. Markdown による書式設定

Paper が Markdown をサポートしているのをご存じでしたか?

Markdown 書式設定のショートカットを少し使用するだけで、毎日の作業が数十分も短縮できます。たとえば、h1、h2、h3 要素の見出しを作成するには、新しい行にそれぞれ #、##、### と入力します。
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また、箇条書きを作成するには、* と入力します。[] に続いてスペースを入力し、To-do リストをすばやく作成することもできます。
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2. GIF の自動挿入

「百聞は一見に如かず」と言われるように、GIF には何百回も説明する以上の価値があるはずです。私のチームでは、画期的な成果を祝ったり、新人を歓迎したり、新しい統計データに注意を促したりするときに、GIF アニメーションをよく使っています。

Paper ドキュメントで、新しい行に「/gif 」と入力して Enter キーを押すと、ドキュメントに GIF が自動的に挿入されます。

自動選択された画像が気に入らない場合は、挿入したい画像を見つけるまで、繰り返し Enter キーを押してください。例:/gif happy
これであなたも Paper マスター: 画面の右下にあるキーボードのアイコンをクリックすると、/datetime などその他のスラッシュ(/)コマンドを確認できます。ぜひ使ってみてください。

3. 画像へのコメント

これは、画像にコメントを簡単に追加できるように、最近導入された機能です。

Paper ドキュメントの画像を選択し(パソコンからドラッグ & ドロップすることもできます)、コメント アイコンをクリックしてから、[特定の箇所にコメントする]アイコンをクリックします(コメント ボックス内の右にある + 記号が付いたアイコン)。画像上の任意の場所をクリックすると、番号付きの注釈が作成されるため、コメントを特定の箇所に関連付けることができます。デザイナーの方には待望の機能でしょう。

4. ファビコンに絵文字を表示

ブラウザで Dropbox Paper のタブを開きすぎて、作業していたドキュメントが見つからなくなったことはありませんか?ドキュメントのタイトルの先頭に絵文字を置くと、その絵文字がブラウザ ウィンドウのタブやお気に入りに表示されるアイコン(ファビコン)に変わります。絵文字を検索するには、「:」と入力するか、コロンを入力すると表示される一覧から探します。絵文字は表やドキュメント内でも使用できますので、色々工夫してみてください。

5. 目次の自動生成

段落が増えて Paper ドキュメントが長くなったら、自動で生成される目次を活用して、ドキュメントを操作してください。マウスをページの左側に移動すると、目次が表示されます。クリックすると目次が常に表示されるようになり、目次の外をクリックすると非表示になります。目次の見出しを右クリックすることで、ドキュメントの特定の段落にアンカー リンクをコピーすることもできます。

6. 他の Paper ドキュメントへのリンクが簡単に

現在のドキュメントで別の Paper ドキュメントを参照したい場合は、「+」と入力してから、Paper ドキュメントの名前を入力します。

入力した行の下に、チーム内から検索した Paper ドキュメントの名前が表示され、選択すると、リンク付きのドキュメント タイトルが行に追加されます。参照したいドキュメントが見つからない場合は、検索結果の上にカーソルを置くと、ドキュメントのプレビューがポップアップ表示されます。

7. Dropbox ファイルの埋め込みと自動更新

挿入メニュー([+]アイコン)をクリックし、Dropbox アイコンをクリックして Dropbox 内のファイルを追加します。Dropbox ファイルが更新されると、Paper ドキュメントに埋め込んだファイルも更新されるので、手動で更新する必要はありません。

たとえば、PowerPoint プレゼンテーションを埋め込み、Dropbox でタイトル スライドを変更すると、Paper 内のプレゼンテーションも自動で更新されます。

8. オフライン アクセス

iOS または Android の Paper アプリをダウンロードすれば、オフラインでも Paper ドキュメントを表示して編集できます。編集した内容は、再度接続したときに同期されます。私は、電車内でほぼ毎日この機能を使っていますが、おかげで仕事がとてもはかどっています。

9. #便利なハッシュタグ

Paper でハッシュタグが使えるのをご存じでしたか?ドキュメント内で #ハッシュタグ(例:#定例ミーティング)を使えば、ハッシュタグをクリックするか Paper の検索ボックスで検索して、そのタグが含まれているすべてのドキュメントを検索できます。これは、フォルダ構成に含まれていないドキュメントを整理する簡単な方法です。

10. コピー & ペースト不要。ドキュメント内でアイテムをドラッグ

タスク、箇条書き項目、表の行/列の左側にカーソルを置くと、移動アイコンが表示されます。これをクリックして、アイテムをドラッグ & ドロップすれば、ドキュメントの構成を簡単に変更できます。

11. バージョン履歴

ドキュメントの右下にある「更新:今」のテキストをクリックして、ドキュメントのバージョン履歴を確認し、以前のバージョンに戻すことができます。ここでは、単語数や絵文字の数、削除されたコメントなども確認できます。

12. ワンクリック プレゼンテーション機能

作業内容を共有するだけのために、新しいプレゼンテーション スライドを作成するのも面倒ですよね。右上隅にあるオーバーフロー メニュー([…]アイコン)をクリックして[プレゼン モード]を選択すると、H1 セクションと H2 セクションに基づいて、Paper ドキュメントのスライドが自動的に作成されます。黒い画面表示に切り替えることも、全画面表示にすることもできます。コピーして PowerPoint や Keynote のスライドに貼り付ける手間を掛けなくても、思い付いたアイデアを共有できます。

13. 画面横幅いっぱいの画像表示

ドキュメントの冒頭にドラマチックな印象を与えたり、段落を区切ったりするときに、画面の横幅いっぱいに画像を表示すると効果的です。画像をクリックして、表示されるツールバーから[全幅配置]アイコンを選択してみてください。

14. あらゆる種類のテキスト(LaTex やコードなど)を本来の状態で表示

「$$\LaTex $$」と入力すると、LaTex での入力を開始できます(研究者にはこの機能が大好評です)。

たとえば、「$$e=mc²$$」と入力すると、$$e=mc²$$ と表示されます。また、「」と入力してコード スニペットを追加し、コードをネイティブに表示することもできます。

15. 秘密のゲーム機能

Dropbox Paper チームでは、人間には遊び心があるものだと信じています。そこで、退屈して何か面白いことがないかと探している方のために、隠し機能を仕掛けました。コメントを作成するか、既存のコメントに返信して、魔法使いのステッカーを貼り付けてみてください。新しいゲームが見つかります。(ナイショですが、ゲームは 6 種類あります。全部見つけてください!)

ここでご紹介した 15 のとっておきのヒントを活用して、Dropbox Paper を存分にお役立てください。

いかがでしたか。すでにいくつかの機能はご存じでしたか?それとも、初めて知った機能ばかりでしょうか?ぜひ活用してみてください。

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