会社の財務と設備投資に関する意思決定を監督する立場には、多大な重圧が伴います。会社は担当者と財務チームの情報を頼りに収益とコストを予測し、期待どおりの結果が出ない場合は原因を分析します。将来を予測し、できる限り正確な財務報告書を作成することが期待されています。
この期待に応えるには膨大な量のデータが必要になりますが、データは最大の味方になることも、最大の敵になることもあります。ファイルやフォルダを安全に共有できる場合は、機密情報を守り、データのプライバシーを保護できますが、スプレッドシートで処理できないほど大量のデータを処理していると、すべてが完全にストップしてしまう恐れもあります。
リンジー・ルーイは、Dropbox で財務計画と分析マーケティングを担当するシニア アナリストです。マーケティング チームをサポートするルーイの役割は、毎月の財務実績を管理し、最新の予測と照合し、財務上の重要なリスクや機会を指摘することです。
今回は、財務チームにありがちな 5 つの問題を解決するための Dropbox 利用方法について、ルーイにヒントを教えてもらいました。
- さまざまな連絡方法で依頼される作業をうまく処理する
- 部門を超えたチームで同じ情報を共有する
- クラッシュしやすい大容量ファイルを操作する
- 機密情報を外部のチームと共有する
- レポート パッケージを整理する
1. さまざまな連絡方法で依頼される作業をうまく処理する
一番頭の痛い問題の 1 つは、さまざまな連絡手段をチェックして、その週に作業すべき項目を確実に把握する必要があること。ルーイはそう言います。
ビジネス パートナーからさまざまな方法で質問や分析依頼などの連絡をもらいます。たとえば、メール、ハングアウトのチャット、Slack チャンネル、Slack のダイレクト メッセージ、Paper ドキュメントのタグ付け、Oracle での PO 承認など、さまざまです。
依頼があまりにも多くの方法で届くため、一番心配なのは、依頼を見逃す恐れがあるということです。すべてのタスクを追跡でき、ファイルとチャットをすべて 1 か所で見つけられる場所が必要とルーイは言います。Dropbox がスマート ワークスペースで解決しているのはまさにこの問題ですが、それについては後で詳しくお話ししましょう。
ビジネス パートナーとの財務会議で出されたアクション アイテムの追跡には、Paper のチェックリスト機能を使用しています。フォローアップに利用でき、担当者と期限の確認が簡単だからです
2. 部門を超えたチームで同じ情報を共有する
財務チームは会社全体の支出に対する責任を担っていますが、たいていの場合、ファイルの重複が生じないように毎月の実績をまとめるのは一苦労です。予測と実際の支出との調整をつける必要がありますが、各チームの使い道を裏付ける情報が常にあるとは限りません。
ルーイはこう言います。
私たちは部門の壁を大きく越えて会社全体のさまざまなチームをサポートしており、全社レベルで現在の財務状態と期待値をすり合わせたいと考えています。実績と予測の間に大きな相違があれば、月ごとにその要因を取りまとめるのが私たちの仕事です。
アナリストは、予測と差異が生じた事情を突き合わせる方法をそれぞれ独自に持っているので、複数の意見が錯綜する可能性があります。
Dropbox のメリットが特にわかるのはそこです。月次と四半期の財務見通しを最も概略的なレベルで統合し、予測との差異を 1 つのドキュメントに統合して Dropbox にアップロードすることで、バージョン管理の問題が避けられます。
3. クラッシュしやすい大容量ファイルを操作する
財務計画と分析を行うチームは、大量の財務データが含まれるスプレッドシートを扱っているので、マクロやピボット テーブルが欠かせません。そのためスプレッドシートが大容量になり、動きが遅くなって、クラッシュしやすくなります。このような場合、Dropbox のファイル復元機能が役立ちます。 Tinder のシニア財務アナリスト、イーサン・マーカート氏はこう言います。
Dropbox を使うメリットの 1 つは、大規模な財務モデル ファイルがクラッシュしても、前のバージョンを復元して作業を続けられることです。IT 部門に連絡する必要はありません。
4. 機密情報を外部のチームと共有する
財務チームは、会計コンサルタントや投資家、ウォール街のアナリストなど、社員以外の人に Dropbox の財務に関する機密性のきわめて高い情報を提供することがよくあります。想定外の相手にこの情報が届くと、インサイダー取引の訴訟につながるリスクが生じる恐れがあります。また、多種多様なコンテンツを社外のチーム メンバーと共有する必要がある場合、すべてを整理することはさらに難しくなります。
Dropbox の財務計画分析チームでは、機密情報へのリンクの共有が必要となる場合、パスワード保護と有効期限を設定してダウンロードを無効にしています。
ドキュメントに招待した人だけにアクセス権を制限してスプレッドシートや Paper ドキュメントを保護することにより、特定のスプレッドシートへのアクセスを制限し、機密情報を保護しています。
ー ルーイ
5. レポート パッケージを整理する
ルーイによると、財務アナリストはそれぞれ社内の各部門を担当し、ビジネス パートナーと協力して情報を収集しています。
私たちは皆、ビジネス パートナーと会って情報を集める独自の方法を持っています。私自身は、Excel で作業してから、その月の財務に関する要点と重要な分析情報を要約した Dropbox Paper ドキュメントを作成しています。
すべてのビジネス パートナーが情報を 1 か所で伝える必要があるので、1 つの Dropbox Paper ドキュメントに情報を集めています。
毎月、各部門の財務情報を掲載したパッケージにまとめています。これには、財務見通しの大きな変動や変化につながる、さまざまなアナリストの意見や、会社としてのリスクやチャンスが盛り込まれています。
ー ルーイ
毎月のレポートを Dropbox Paper ドキュメントにまとめているので、全員がデータに関する情報を追加することができるのです。
財務チームに適したスマート ワークスペース
Dropbox は先日、未来のスマート ワークスペースを作成するための第一歩として Dropbox Spaces（スペース）を発表しました。そこで、財務チーム向けのスマート ワークスペースとはどんなものだと思うか、ルーイに尋ねました。
ひと月のうちに何度もビジネス パートナーに意見を求める必要があるのですが、わずらわしいとは思われたくありません。念押しのメールや補足説明は少なくするよう努めています。もし、依頼した内容や作業項目を 1 か所で確認できたら便利ですね。アクセスする場所が一元化され、リクエストごとの進捗も簡単に確認できるようになります。すべてがメールに含まれていると、ステータスを見失いやすくなりますから。
チーム メンバーがビジネス パートナーに意見を求めるときは、参照資料をリンクしていることが多い、とルーイは言います。でも、すべてが同じプラットフォームにあれば時間を節約できます。まさにそれがスマート ワークスペースの機能です。Dropbox Spaces では、あらゆる種類のファイルが同じ場所に表示され、Excel ブックと Google スプレッドシートなどのクラウド ドキュメントを並べて保存することができます。
Paper ドキュメントやスプレッドシートへのリンクを貼っているのですが、こうしたファイルが同じプラットフォーム上で利用できれば、コンテンツの検索やファイルの整理は容易です。すべてが 1 か所にまとまれば、作業がよりスムーズで簡単になりますね。
財務計画分析チームに役立つヒント
アナリストと投資家へのレポート作成
- 機密情報への共有リンクにパスワード保護と有効期限を設定し、ダウンロードを無効にできます。
- Excel ブックやフルセットの PowerPoint プレゼンテーションなど、Dropbox に保存されたコンテンツをソース プログラムを起動せずにプレビューできます。
- Dropbox Transfer 経由で、カスタマイズしたフォルダを転送できます。
チーム間での予算の追跡
- Dropbox Spaces では、Excel などの従来のファイルを Google スプレッドシートなどのクラウド コンテンツと同じ共有フォルダに保存できます。
- 適切なユーザーのみが特定のフォルダやスプレッドシートにアクセスできるように管理できます。
- ユーザーがファイルを表示または更新した日時を常に把握できます。
- フォルダを表示する権限を付与しなくても、ファイル リクエストを使用して誰からでもファイルを収集できます。
- 共有フォルダ内のフォルダに共有設定を追加して、特定のユーザーやチームのみにアクセスを許可できます。
- Xero や FreshBooks など、チームですでに使用している会計ツールに Dropbox をリンクできます。
財務予測
- 大容量の Excel ファイルも操作が簡単で、サイズや形式の制限なくファイルをアップロードできます。オンラインで編集しても Excel で編集しても、ファイルの変更内容は Dropbox に自動的に同期されます。
- 他社の 4 倍の速度を誇るクラス最高の同期性能で時間を節約できます。
- 間違った変更内容を誤って保存してしまっても、古いバージョンのファイルを復元できるので、財務予測 1 件あたり最大 6 時間短縮できます。
- フォルダまたはアカウント全体をトラブル発生前の状態に復元できます。
- 作業中のファイルをロックすれば、他のメンバーによる変更や、競合するバージョンの作成を防止できます（この機能を利用するには先行アクセスを有効にしてください）。
財務チームが Dropbox でどのように機密性の高い大容量ファイルを整理し、社内外の関係者と共有して共同作業できるかについては、dropbox.com/business をご覧ください。
